Cours Access et système de gestion de bases de données, tutoriel requêtes et formulaires document PDF.

1) INTRODUCTION AU SGBD
A) DÉFINITION
B) ENREGISTREMENTS ET CHAMPS
C) LES GRANDES FONCTIONS D’ACCESS
i) Les tables
ii) Les requêtes
iii) Les formulaires
iv) Les états
v) Les macros
D) MODES
2) LES TABLES
A) CRÉATION D’UNE TABLE
B) LES FORMATS DE CHAMPS SOUS ACCESS
C) LA CLÉ
D) SAISIE DES ENREGISTREMENTS
E) RELATIONS ENTRE LES TABLES
F) PERSONNALISATION D’UNE TABLE ACCESS
i) Propriétés des champs Access
ii) Le format d’un champ.
iii) Masque de saisie
iv) Autres formats
(1) Valide Si
(2) Message si erreur
(3) Null interdit
(4) Chaîne vide autorisée
(5) Indexé
3) LES REQUÊTES
A) INTRODUCTION
B) CRÉATION D’UNE « REQUÊTE TRI » SOUS ACCESS
C) TRIS MULTIPLES
D) UN FILTRE SUIVANT LE CONTENU
4) LES FORMULAIRES
A)  INTRODUCTION
B) FORMULAIRES ACCESS PERSONNALISÉS
C) INSERTION DES CHAMPS
D) BOITE À OUTILS DE CRÉATION DE FORMULAIRE
E) SOUS FORMULAIRES
i) Base de donnée relationnelle Access par un formulaire
ii) Création d’un sous-formulaire
5) LES ÉTATS
A) INTRODUCTION
B) LES ÉLÉMENTS DE L’ÉTAT
i) Les en-têtes
ii) Le détail
iii) Le regroupement
6) LES CALCULS
A) INTRODUCTION
B) CHAMP CALCULÉ DANS UNE REQUÊTE
C) CHAMP ACCESS CALCULÉ DANS UN FORMULAIRE OU UN ÉTAT
7) PRÉSENTATION
A) LES MACROS ET LES BOUTON DE COMMANDE
B) PARAMÉTRAGE AU DÉMARRAGE D’ACCESS.
i) Formulaire ouvert au démarrage
ii) Titre de l’application et icône
iii) Boutons à cocher
8) PROPRIÉTÉS AVANCÉES
A) INTRODUCTION
B) GROUPE D’OPTIONS
C) INSERTION D’UN CHAMP DE TYPE OUI/NON
D) CADRE D’OBJET INDÉPENDANT
E) CONTRÔLE D’ONGLET
9) LES LISTES DE CHOIX
A) FONCTION
B) LISTE DE CHOIX PAR VALEURS SOUHAITÉES
C) PROPRIÉTÉS DES LISTES DE CHOIX
i) Zone de liste déroulante
ii) Zone de liste
iii) Zone de texte supprime la fonction
iv) Origine Source
D) LISTE DE CHOIX PAR TABLE
E) LISTE DE CHOIX PAR REQUÊTE DE REGROUPEMENT

Résumé sur gestion de bases de données

1) Introduction au SGBD
a) Définition
Un Système de Gestion de Bases de Données permet de classer, trier et filtrer de larges quantités d’informations. Les logiciel de gestion en comptabilité, gestion commerciale, stock, …) sont des SGBD.
b) Enregistrements et champs.
Les SGBD notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements et des champs.
Dans le cas d’un carnet d’adresse, l’enregistrement représente les coordonnées de la personne. Le champ, représente la case à remplir, un renseignement repris dans une catégorie pour chaque enregistrement. La création d’une base de donnée implique donc au préalable la création d’une structure en fonction des renseignements souhaités. Cette étape d’analyse préalable est la plus importante.

c) Les grandes fonctions d’Access
i) Les tables
Les tables représentent la structure d’entrée des informations brutes (non traitées) les enregistrements et les champs.
ii) Les requêtes
Les requêtes permettent diverses traitements des informations: tri, filtre, extraction mais aussi saisie dans plusieurs tables en même temps.
iii) Les formulaires
Un Formulaires est une interface de saisie des informations.
iv) Les états
Les états permettent d’imprimer des informations mais aussi de traiter ces informations.
v) Les macros
Les macros permettent d’exécuter des fonctions de façon automatique. C’est un moyen de créer des applications et des interfaces de traitement conviviales.
d) Modes
Access fonctionne en deux modes : Le mode création le mode saisie des informations (formulaire) .

2) Les tables
a) Création d’une table
Une table représente une partie de la structure du système d’information du SGBD. Un SGBD Access peut comporter plusieurs tables qui peuvent être liées entre elles (base de donnée relationnelle) ou totalement indépendantes.
b) Les formats de Champs sous Access
Le choix d’un format de champ est très important, surtout si les tables sont reliées : on ne peut relier que des champs dont le contenu a le même format.
• Texte: permet de créer un champ avec du texte et des chiffres mélangés. Vous ne pouvez pas faire de calculs dans ce type de champs. La taille est limitée à 255 caractères
c) La clé
Une clé primaire n’est pas obligatoire mais accélère le traitement des informations d’une base de donnée sous Access elle permet aussi de rendre unique un enregistrement par rapport à un autre.
Une clé doit être unique dans une table, le choix numero auto permet de créer des numéros incrementés pour chaque enregistrement.
d) Saisie des enregistrements
En cliquant 2 fois sur le nom de la table créé, Access affiche le contenu sous forme de tableau avec les enregistrements en ligne et les champs en colonne. En bas de la fenêtre, on retrouve une petite barre d’outils de navigation.
e) Relations entre les tables
Une liaison entre 2 tables Access s’appelle une relation. Par extension, une base de donnée Access qui utilise plusieurs tables reliées entre elles s’appelle une base de donnée relationnelle. Cette possibilité permet de réduire les données à rentrer.
Le point de liaison (ou champ redondant) entre ces 2 tables est le champ « classement », celui-ci contient des valeurs identiques.
f) Personnalisation d’une table Access.
i) Propriétés des champs Access
Chaque champ d’une table Access reprend des caractéristiques spécifiques supplémentaires:
• Taille du champ (champs de types texte et numériques à l’aide de caractères spéciaux)
• Format: Ce format agit sur la manière d’afficher les informations (pas de les rentrer) et ne modifie pas le contenu)
• Masque de saisie: détermine la manière dont les données doivent être saisies
ii) Le format d’un champ.
Le format.modifie la manière dont les données sont affichées (pas rentrées). La manière de rentrer les données ci-dessus va modifier les caractères rentrés: « > » va convertir les données en majuscules, – va afficher le caractère « – » et @ va obliger de rentrer un caractère (à chaque fois).

iv) Autres formats
(1) Valide Si.
Cette propriété permet de créer une règle pour les messages.
Par exemple:
• > 2000: chiffre obligatoirement supérieur à 2000
• > 01/01/2005: champ date, la date doit être supérieure au premier janvier 2005
• Pour combiner 2 conditions de validité, vous pouvez utiliser ET et OU.
• ET nécessite que les 2 conditions sont vérifiées
• OU nécessite qu’au moins un condition soit vérifiée.
Exemple: un champ date >=01/01/2000 ET <01/01/2005 n’acceptera que les dates comprises entre le 01 janvier 2000 et le 31 décembre 2004 (=< 01/01/2005)
(2) Message si erreur
Ceci permet d’afficher un message dans le cas d’une donnée non valide (dans le cas de l’utilisation de Valide si).
Par exemple, si la règle d’une date est >01/01/1900 et le message: erreur d’encodage, la date doit être supérieure à 1900. En cas de date inférieure, la fenêtre suivante apparaît:
3) Les requêtes
a) Introduction
Une requête peut être liée à une (ou plusieurs) tables, elle reprend ses données et les organise. Rentrer un enregistrement dans la requête ou la table revient donc strictement au même.

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