DIFFERENTES ETAPES DE REDACTION D’UN RAPPORT

Recherche et sélection des idées

Les idées constituent le fond même du rapport. C’est pourquoi avant de rédiger le rapport, il convient d’abord de rassembler les idées. Celles-ci sont à rechercher dans un contexte professionnel, dans la culture personnelle et l’imagination du rédacteur.

C’est grâce à ces qualités professionnelles d’observation, réflexion, raisonnement, de jugement, de bon sens, et d’esprit critique que le rédacteur arrivera à rassembler les idées et la documentation nécessaire  à la rédaction. Cela suppose avant toute chose une lecture attentive du sujet pour  bien le comprendre et   le délimiter. Cela suppose également une analyse minutieuse de chaque mot, utilisé dans l’intitulé du sujet.

Après avoir rassemblé les différentes idées, il faut systématiquement éliminer toute seule qui n’a aucun rapport avec le sujet. En effet, pour toutes les idées qui ne peuvent être retenues, une sélection et une mise en ordre s’imposent de sorte que les idées moins importantes soient rejetées.

Elaboration du plan

Elle s’effectue par étape à partir de notre brève qu’on développe progressivement  dans un certain ordre. Elle est guidée  par une vie globale à partir de laquelle sont élaborées les subdivisions. Mais, il faut toujours avoir à l’esprit que tout rapport comporte trois parties : l’exposé, le développement et la conclusion. De ces trois parties, développement attire une attention particulière. Le plan du développement est une charpente et un support qui guident le rédacteur dans l’agencement de ses idées. Le plan du développement requiert deux qualités importantes : la synthèse et la logique. Il y a lieu de se demander quel sera les grands types pour l’élaboration de rapport. En fait il n’existe pas les grands types cependant il y a plusieurs catégories de rapport pour lesquels on peut se proposer quelques orientations.

Rédaction

      Les idées issues d’une bonne lecture du sujet ayant été classée dans un plan logique, il ne reste qu’à leur donner une expression complète et exacte de la pensée, à travers un développement homogène et bien articulé. C’est précisément le travail de la rédaction. La rédaction obéit à un certain nombre des règles notamment l’orthographe, la ponctuation, le vocabulaire riche, les styles, la synthèse (règles de grammaire). Il ne faut toujours se souvenir de règle de conjugaison (mode et temps), les règles relatives à l’accord, à l’emploi de préparation, le pronom relatif, conjonction, adverbe, ….

               Le rédacteur doit chercher à être au diapason du lecteur pour faciliter une bonne compréhension de son rapport. Si la personne à laquelle le rapport a été destiné n’a pas une connaissance parfaite de la langue il sera dommage de lui présenter un texte recourant à des expressions et de vocabulaire compliqués qu’il peut prêter à des confusions. Raison pour laquelle on a intérêt à utiliser un vocabulaire simple, claire et exact.

La réponse dépend du contexte dans lequel le rapport est rédigé. Si le rapport est le fruit d’une étude d’une collectivité, il convient d’employer « nous » le rapporteur parle alors au nom du groupe et il est normal dans ce cas que sa personnalité individuelle s’efface. Pourquoi on peut utiliser cette personne ? On peut l’utiliser quant bien même le rapport est le fruit d’un travail individuel, dans ce cas on parle de nous « majestueux ». Dans le cas où le rapport a la forme d’une lettre, le rédacteur intervient à son nom propre et la première personne du singulier sera employée. Cependant pour des raisons politiques ou de convenances personnelles, il y a de cas où la personnalité du rapporteur doit disparaitre complètement. Il est alors conseillé d’utiliser la troisième personne du singulier. Dans le cas contraire on utilise la formule générale.

Présentation du rapport

1.       L’en-tête : elle comprend le nom du rédacteur de son entreprise et de son adresse.
2.     L’aménagement (petite arrangement plus ou moins légal) du texte : celle-ci est obligatoire et comprend le nom de la qualité du rédacteur.

iii.  La signature du rapporteur : elle est conçue obligatoire et comprend le nom et la qualité du rédacteur.

1.   Les annexes : table des matières, bibliographies, images,…

  TYPOLOGIE DES RAPPORTS ET APPROCHE CONCEPTUELLE DE BASE

Les rapports peuvent être classifiés dans différents critères la forme, le monde d’exposition, l’origine, l’objet le caractère obligatoire ou non. D’après la forme, on distingue le rapport oral et le rapport écrit. D’après le monde d’exposition, on a le rapport descriptif et le rapport narratif. D’après l’origine on distingue le rapport officiel et non officiel. Selon l’objet, on a plusieurs types de rapport dont il est difficile d’établir une liste exhaustive (définitive).Quelques exemples : le rapport administratif, le rapport financier, le rapport militaire, le rapport démographique, … c’est suivant l’objet. D’après le caractère obligatoire, on distingue les rapports légaux (imposés par la loi) et les rapports libres (publiés de plein gré par l’auteur).

v  Distinction entre rapport, note de service, compte rendu et procès verbal.

Le rapport proprement dit (voir introduction)

Application : Rédaction et analyse d’un rapport

La société COBEKI située à trois kilomètres de la route Président de la République, quartier Mutsanga est une entreprise de production sous licence de Coca-Cola International. L’effectif de son personnel (cadre et ouvrier) est de 400, résidant à Matanda, Kitulu, Vatsundo, Kalemire, … Conformément à la législation en République Démocratique du Congo, les travailleurs ont droit à être transportés gratuitement pour les causes de service. Pour ce fait, la société aurait pu recourir au service de transport en commun en payant les indemnités aux travailleurs. Malheureusement ce service n’existe pas. COBKI est obligée d’organiser un service propre de transport.

–          Présenter un projet simple relatif à l’organisation matérielle du service de transport

–          Rechercher les idées

–          Elaborer de plan détaillé de ces rapports en respectant l’introduction, le développement et la conclusion, sans oublier la subdivision par chapitre et section tel qu’est vu précédemment.

Projet d’organisation d’un service de Transport à la COBKI/Butembo

Introduction : la problématique (le pourquoi de l’organisation du service)

–  Les causes, le retard, distance, la régularité, …

Développement :

–  Les considérations générales sur le projet : – la répartition du personnel, par service, par catégorie – la répartition du personnel par centre de logement – organisation des arrêts – équipement nécessaires (camions, voitures)

–  Estimation du coût du projet – la prise des équipements à acquérir, salaire du chauffeur, …

–  Conclusion : Synthèse, proposition

Notes de service

C’est une brève de communication écrite qui ne représente qu’un intérêt de formation sur un cas particulier au sein d’un service ou d’un établissement.

Par exemple : Un Chef d’entreprise rédigera les notes de service pour transmettre un ordre, une décision et éventuellement rappelé les faits. La caractéristique essentielle de la note de service est de traduire dans un nombre limité des mots, l’essentiel d’une communication que le supérieur hiérarchique peut transmettre. C’est pourquoi la note de service doit être courte et traitée d’un seul sujet. Elle doit être rédigée à un style concis, à un ton ferme plus ou moins impératif, à un vocabulaire clair et précis.

Application : analyse et rédaction d’une note de service.

Ex1 : La direction du personnel de la société KASUKU a enregistré le nombreux cas d’absence durant le mois de Juin 2011. Pour mettre fin à ce comportement, le conseil d’administration a décidé au cours du mois de Juillet 2011 que les cas d’absence seront sanctionnés par la retenue sur salaire. Sur ce, Mr Jean Marie MATUMO le Chef du personnel a été chargé d’informer ses agents. A cet effet il a rédigé une note de service n°015/DP/2011 du 17 Juillet 2011 (DP : Direction du personnel)