Formation Access bases de données utilisation et fonctionnement

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Tapez les données et créez d’autres objets de base de données
Lorsque vous êtes satisfait et que la structure des tables répond aux objectifs énoncés ici, il est alors temps de passer à l’étape suivante et d’ajouter toutes vos données existantes dans les tables. Vous pouvez ensuite créer tou(te)s les requêtes, formulaires, états, macros et modules que vous voulez.
Utilisez les outils d’analyse Microsoft Access
Microsoft Access comporte deux outils qui vous permettent d’affiner la structure de votre base de données. L’Assistant Analyseur de table analyse la structure d’une table à la fois, propose de nouvelles structures et relations pour les tables et restructure une table en de nouvelles tables connexes si cela est nécessaire. Pour plus d’informations sur l’exécution de l’Assistant Analyseur de table, cliquez sur  .
L’Analyseur de performance analyse votre table entière et formule des recommandations et des suggestions pour vous permettre de l’améliorer. L’Assistant peut également appliquer ces recommandations et suggestions. Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’Analyseur de performance, cliquez sur  .
Pour obtenir des idées supplémentaires sur la création d’une base de données, vous souhaiterez peut-être vous inspirer de la base de données exemple Les comptoirs et des modèles de base de données pour une ou plusieurs des bases de données que vous pouvez créer avec l’Assistant Création d’applications. Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’Assistant Création d’applications, cliquez sur  .
Créer une base de données
Microsoft Access  fournit deux méthodes pour créer une base de données. Vous pouvez créer une base de données vierge et ensuite ajouter les tables, formulaires, états, et autres objets plus tard: c’est la méthode la plus souple, mais elle impose de définir séparément chaque élément de la base de données. Ou bien vous pouvez utiliser l’Assistant Création d’applications pour créer en une opération les tables, formulaires, et états requis pour le genre de base de données que vous avez choisi: c’est le moyen le plus facile de démarrer la création de votre base de données. Quel que soit le moyen, vous pouvez modifier ou étendre votre base de données à tout moment après sa création.
Créer une base de données sans utiliser d’Assistant
1          Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Nouvelle base de données, puis sur OK.
Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s’affiche au démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données   dans la barre d’outils, puis double-cliquez sur l’icône Nouvelle base de données dans l’onglet Général.
2          Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données puis cliquez sur Créer.
Après avoir créé une base de données, vous devez encore effectuer quelques opérations pour définir les objets que contiendra votre base de données.
Créer une base de données à l’aide de l’Assistant Création d’applications
1          Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Assistant Création d’applications, puis sur OK.
Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s’affiche au démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données   dans la barre d’outils.
2          Dans l’onglet Bases de données, double-cliquez sur l’icône correspondant au genre de la base de données que vous voulez créer.
3          Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données.
4          Cliquez sur Créer pour commencer la création de votre nouvelle base de données.
À propos de la création d’une base de données
Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de données, il est important de s’attarder sur sa structure. Une base de données bien conçue est l’élément essentiel dans la création d’une base de données qui répond de manière efficace et précise à vos besoins.
Pour plus d’informations sur les bases de données et leur fonctionnement, cliquez sur  .
Étapes de création d’une base de données
Voici les étapes de base pour créer une base de données :
1          Déterminez l’objectif de votre base de données.
2          Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base de données.
3          Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.
4          Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.
5          Déterminez les relations entre les tables.
6          Affinez votre structure.
7          Ajoutez les données et créez d’autres objets de base de données.
8          Utilisez des outils d’analyse Microsoft Access.
Déterminez l’objectif de votre base de données
La première étape dans la conception d’une base de données consiste à déterminer l’objectif de la base de données et l’utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).
Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.
Déterminez les tables dont vous avez besoin
Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l’étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.
Vous n’êtes pas obligé de concevoir vos tables à l’aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d’abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l’esprit les principes de base suivants:

  • Une table ne doit pas contenir d’informations en double et les informations ne doivent pas être dupliquées entre les tables.

Lorsque chaque élément d’information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d’entrées en double contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresse et numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.
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