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STRUCTURE ET ORGANISATION DU FONCTIONNEMENT
STRUCTURE GENERALE
LE MAIRE ET SON CABINET
Le Maire
C’est le premier magistrat de la ville. En tant que tel il est le premier responsable de l’organisation et du suivi de toutes les activités communales supervisées par son staff composé de ses adjoints, secrétaire général, directurs et chefs de services des information et participation des citoyens. Le Maire est le signataire de toutes les autorisations relatives aux acquisitions de terrains communaux, aux constructions, recenser les visiteurs utilisateurs. Il peut déléguer certaine de ses responsabilités à certains membres de son staff.
Le Cabinet du Maire
Composition et attributions
Le Directeur de cabinet
Supervise les activités opérationnelles et administratives du palais municipal et assure le suivi et la liaison entre les différents service du cabinet. Il gère, en collaboration avec le secrétariat particulier du Maire, l’agenda de celui-ci. En plus de ses charges, il assiste le Maire lors de ses audiences auprès des Autorités Politiques (Président, Parlementaires, Ministres et autres), représente quelquefois le Maire. Il est assisté par un secrétaire.
Le secrétaire central
Réceptionne le courrier de différents services dela Mairie, le distribue, gère les règles établies pour traiter ce courrier et assure l’expédition du courrier à l’extérieur du palais. Il gère également le centre de documentation et de reprographie et les archives du palais Municipal.
Les services généraux
Assure le protocole, la logistique et l’intendance du bureau du Maire ainsi que la sécurité rapprochée et lointaine de la personne duMaire et de ses invités et proches. Enfin, il assure le suivi des gardes à l’extérieur du palais et assure le suivi des activités des sapeurs pompiers.
Le service de communication
Est chargé d’assurer la liaison du bureau du Maire avec les médias. Il fait la lecture des journaux pour le compte du Maire et fait la promotion des activités de la Mairie et du Maire. Il assure la réception des visiteurs.
Le service juridique
Il travaille en collaboration avec le service du contentieux de la direction des services généraux et de la gestion des ressources humainesIl. se charge d’assurer le suivi des do ssiers juridiques de la Mairie qui devront être envoyés àl’extérieur, de conseiller la Mairie en matière juridique et de la représenter au niveau des instances juridiques du pays.
Les officiers de l’état-civil
Premier adjoint au Maire
– Représentation du Maire et relation avec l’extérieu ;
– Ordonnancement par délégation ;
– Relation Maire et conseil.
Deuxième adjoint au Maire
Le deuxième adjoint au Maire organise et suit de l’exécution des activités des arrondissements et des fokontany. Il est chargé del’état-civil.
Il signe les autorisations relatives aux constructions, branchements d’eau et électricité et de recenser les visiteurs utilisateurs.
Deuxième adjoint au Maire
Le deuxième adjoint au Maire est dirigé et animé sle arrondissements dans la réalisation du plan d’action qui leur est assigné.Il contrôle l’application et l’exécution des instructions données aux arrondissements par le Maire. Il Coordonne les relations arrondissement – direction centrale par le Maire.
Secrétaire général (SG)
De par sa mission, le SG est le coordonnateur de la mise en œuvre du programme établi par le Maire.
Ses attributions principales sont de formuler le plan global des actions en référence avec le plan stratégique de la Mairie. Il est aussi d’organiser et de structurer les différents services de la Mairie (assurer le suivi des activités contenues dans le plan d’action en vue du résultat obtenu). Ensuite, il coordonne l’exécution des activités contenues dans le plan d’action et réalisées au niveau de la direction envue d’obtenir les résultats attendus. Enfin, le SG élabore un rapport sur la synthèse de gestion devant informer le Maire sur les problèmes et solutions de fonctionnement. Il supervise la constitution d’une base des données de gestion administrative, financière et technique par la coordination des activités des cinq directions de la CUM.
LES DIRECTIONS
Dans la CUM, les directions sont au nombre de 5 : il y a le DARH, DASSP, DTI, DACSLJ, DAEF.
DARH (Direction Administrative et Ressources Humaines)
Ses attributions sont de veiller au bon fonctionnement du système en s’assurant du bon entretien des biens corporels du Mairie. Le DARH élabore un manuel de procédure et garantit le respect des règlements envigueur ainsi que la protection de la CUM dans ses droits vis-à-vis des tiers. Il est aussi d e doter la commune de Mahajanga d’une documentation, d’archives fiables, exploitables pour aider les responsables dans la division et d’assurer un meilleur partenariat avec les publics et le monde extérieur. Enfin, il dirige anime, motive, sanctionne le personnel de la Maire et de garantir la mise à disponibilité d’un personnel qualifié et motivé par l’établissement d’un plan de développement des ressources humaines.
La direction est composée de 2 services :
Service des études et de la réglementation
service de la GRH
L’objectif est de faire que quelqu’un se sente bie n en tant qu’homme. (Droit de l’homme) pour restituer sans inquiétude la vie de la population.
DASSP (Direction des Affaires Sociales et de la Santé Publique)
Attribution
La direction a pour mission d’assurer la prescription des mesures d’hygiène et de salubrité au niveau de la commune et de vérifier la bonne application des mesures épidémiologiques et prophylactiques en cas de maladies infectieuses au niveau de la commune. Il est aussi de veiller à l’état de santé de la population la plus démunie.
Elle coordonne l’élaboration et la mise en œuvre du plan d’action de la direction en conformité avec les grandes lignes tracées par le Maire. A ce titre, il rédige les rapports de suivi et d’avancement du plan d’action.
A la tête de chaque département est placé un superviseur chargé du contrôle de l’exécution des actions.
La direction comprend deux services :
– Service de la santé publique : BMH (Bureau Municipal Hygiène) ;
– Service des affaires sociales : BAS (Bureau des Affaires Sociales).
L’Objectif
Est de coordonner et d’orienter la santé de la population.
DTI (Direction Technique et des Infrastructures)
Attributions
Cette direction a pour mission de concevoir et de programmer toutes les actions susceptibles d’être engagées, d’animer les services techniques et de contrôler la réalisation des travaux et des prestations programmées. Elle comprend cinq services, à savoir :
– Service de la mise en valeur du territoire et du l’urbanisme ;
– Service des travaux publics ;
– Service de la voirie, assainissement;
– Service technique et maintenance ;
– Service des approvisionnements.
Les attributions principales concernent le traitement et la gestion technique et administrative, la gestion des litiges de chaque dossier dès le début de chaque opération et demande jusqu’au suivi et contrôle y compris les in spections de toutes les occupations et constructions illicites.
Objectif
L’objectif général a été donc le renforcement de mpétenceco tant sur le plan technique qu’administratif. Et ceci, pour amorcer et dégager d’urgence et mettre en place les outils de planification et de gestion de l’espace urbain de notre ville par rapport à notre problématique. A nos besoins urgents et de voir comment les pays développés comme l’Alsace ont pu maîtriser et gérer leurs départements techniques.
DACSLJ (Direction des affaires culturelles des sports et des loisirs et de la jeunesse)
ATTRIBUTIONS
Les attributions de cette direction sont les suivantes :
– Promotion du livre, des arts et des manifestations audiovisuelles, sportives ;
– Gestion des bibliothèques publiques, des centres communautaires, de la Maison de la Culture, des musées publics, des centres d’exposition et des salles de spectacles ;
– Gestion des diverses festivités nationales ou régionales ;
– Promotion de l’éducation et de la jeunesse ;
– Exploitation des centres de loisirs et des terrains de jeux ;
– Collaboration avec les directions des travaux publics et de l’urbanisme aménagement des infrastructures de loisirs, piscine publiques, centres sportifs et de loisirs.
La direction est composée de 5 services : le service des arts, le service des cultures, le service des sports, le service des loisirs, le service de la promotion de l’éducations de la jeunesse.
Objectif
La DACSLJ assure l’accès aux services sociaux de base des populations urbaines et rurales et favorise la participation communautaire. Elle Garantit la protection des groupes vulnérables (enfants, jeunes, femmes, personnes handicapées et familles déshéritées).
DAEF (Direction des affaires économiques et financières)
Cette direction est chargée d’élaborer la politique financière, économique et budgétaire de la commune, de procéder au recouvrement des ressources de la municipalité et d’élaborer des stratégies visant à améliorer les procédures de recouvrement. Il est aussi de gérer et de coordonner l’exécution de toutes les opérations financières et budgétaires de la commune, de procéder à l’acquisition de biens et fournitures. Elle gère les marchés de la municipalité.
La direction comprend 3 services :
– Service des recettes et des dépenses ;
– Service approvisionnement ;
– Service des marchés.
La mission principale du service est la mise en œuvre de la politique financière de la commune en matière de recette, en vue d’atteindre les objectifs fixés par la direction.
Le service des dépenses suit scrupuleusement les rubriques dans le budget lors de son exécution, c’est-à-dire assurer l’équilibre entre les dépenses et les fonds disponibles.
RESSOURCES DE LA CUM
Les recettes de la commune sont :
Des impôts ; C’est un prélèvement effectué par voie d’autorité et destiné à alimenter le budget d’une collectivité notamment, Etat, province, région, département, commune. Il est également utilisé pour mener une politique de redistribution des richesses.
Des taxes ; C’est une forme d’impôt ayant pour assiette, non pas les ressources des contribuables, mais des opérations spécifiques (ventes ou achat par exemple ; notamment TVA) ou des biens spécifiques (taxe foncière par exemple).
Des redevances ; Ce sont des sommes qui doivent être payées selon une échéance prédéterminée (taxe due en contrepartie de l’utilisation d’un service public, par exemple).
Des droits ; Ce sont des sommes à payer pour avoir l’autorisation d’utiliser les biens de la société ou exercer l’emploi.
Des subventions C’est une aide financière, c’est-à-dire, une somme d’argent qui est allouée par une institution publique ou privée à une personne ou un organisme privé ou public dans le cadre d’un projet.
En guise de conclusion, les directions et les services sont constitués par un ensemble de moyens en personnel et en matériel destiné à assurer des tâches de nature identique. En fait, les notions de fonction et des services ne se recouvrent pas. L’agencement des divers organes de l’administration définit dans une première acception sa structure qui désigne les rapports entre les différents organes ou, plus concrètement, les personnes en charge de les diriger ou de les animer. La structure d’une entreprise peut être visualisée sur un schéma appelé organigramme. Ayant terminé la présentation de l’organisation, de l’organigramme, de la structure et de l’organisation du fonctionnement nous allons voir dans le chapitre suivant la procédure de recrutement en vigueur auprès de la CUM.
PROCEDURE DE RECRUTEMENT EN VIGUEUR A LA CUM
Le responsable de la DRH s’occupe généralement du recrutement, de la sélection, de l’évaluation et aussi de l’orientation du personnel, qui sont tous des actes s’inscrivant dans une politique de dimension plus collective. Il traite par le biais des relations individuelles des questions ayant des impacts certains à l’environnement interne et externe de la CUM.
C’est ainsi que le présent chapitre se subdivise en deux sections :
• la première, intitulée « Organisation des ressource humaines de la CUM » s’attelle à mettre en valeur le système de recrutement de la CUM ;
• la deuxième, intitulée « Les objectifs de la CUM »explique les cohérences entre les différents niveaux d’objectifs de la CUM.
ORGANISATION DES RESSOURCES HUMAINES DE LA CUM
La gestion de développement du potentiel humain de la CUM vise à atteindre le meilleur équilibre possible entre les besoins en ressources humaines des structures, les attentes à l’égard du travail et les potentiels et aspirations des membres du personnel. La commune constitue un groupe humain ou mieux encore, un ensemble de groupes à l’intérieur desquels on forme et motive.
ORGANIGRAMME DE DARH
Le schéma qui représente la vision générale de laiérarchisation du corps administratif de DARH.
La direction est composée de deux services :
– Le service des ressources humaines
– Le service des études et réglementation administrative et contentieux
MISSIONS ET ATTRIBUTIONS DE LA DARH
Responsable des dossiers administratifs du personnel
Ces dossiers sont relatifs au Recrutement, Dossiers des fonctionnaires, Renouvellement, Intégration, Avancement, Validation, Majoration, Congé annuel, non pris,
cumulé, Licenciement, Résiliation, Secours décès, dossier du personnel retraité.
Circuit des documents, la réception des dossiers
Du directeur au planton qui fait l’enregistrement des dossiers arrivés et les distribue au chef de service concerné :
– Le service des ressources humaines ou les services des études et réglementation administratives et du contentieux
– Le chef de service fait instruit des dossiers (établissement rédaction) et les passe au secrétaire pour préparation.
– Le secrétaire montre au chef de service, le service fait, ce dernier appose son paraphe avant de le transmettre au directeur qui appose à son tour son paraphe et le transmet à Monsieur Le Maire pour signature. : autres que les notes de service et les circulaires, le Maire est le seul signataire des dossiers administratifs du personnel.
Table des matières
INTRODUCTION
GENERALITES
PARTIEI : LE CADRE DE L’ETUDE
CHAPITRE 1 : REPRESENTATION DE L’ORGANIGRAMME
SECTION 1: PRESENTATION DE L’ORGANISATION ET DE L’ORGANIGRAMME DE LA CUM
SECTION 2 : STRUCTURE ET ORGANISATION DE FONCTIONNEMENT
2.1 : Structure générale
2.1.1 : Le Maire et son cabinet
2.1.1.1 : Le Maire
2.1.1.2 : Le Cabinet du Maire
2.1.1.3 : Les officiers de l’état-civil
2.1.1.4 : Secrétaire général (SG)
2.1.2: Les directions
2.1.2.1: DARH
2.1.2.2 : DASSP
2.1.2.3: DTI
2.1.2.4 : DACSLJ
2.1.2.4.1 : Attributions
2.1.2.4.2: Objectif
2.1.2.5 : DAEF
2.2 : RESSOURCES de la CUM
CHAPITRE 2: PROCEDURE DE RECRUTEMENT EN VIGUEUR AUPRES DE LA CUM
SECTION 1: ORGANISATION DES RESSOURCES HUMAINES DE LA CUM
1.1 : ORGANIGRAMME de la DARH
1.1.1 : Missions et attributions de la DARH
1.1.1.1: Responsable des dossiers administratifs du personnel
1.1.1.2: Les personnels de service
1.1.1.3: Circuit des documents, la réception des dossiers
1.1.2: Fonctionnement de la DARH
.2 : Les effectifs des employés de la CUM
SECTION 2 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DE LA CUM
2.1 : Embauche
2.1.1: Comment préparer le recrutement de la CUM?
2.1.2 : La réception des candidatures
2.2 : Demande de personnel
PARTIE II : ETUDE ET ANALYSE DE LA PROCEDURE DE RECRUTEMENT
CHAPITRE1 : ETUDE ET ANALYSE DE LA PROCEDURES DE RECRUTEMENT
SECTION 1 : NOTIONS GENERALES AU NIVEAU DE RECRUTEMENT
1.1 : Définitions
1.2 : Objectif
1.2.1 : Objectif général
1.2.2: Objectif spécifique
1.2.3 : Importances
1.2.4: Champ d’application
SECTION 2: LA POLITIQUE DE RECRUTEMENT DE LA CUM
SECTION 3 : LES PRINCIPAUX MODES DE RECRUTEMENT
3.1 : Le recrutement des Agents Permanents
3.1.1: L’expression du besoin de recrutement
3.1.2: Analyse
3.1.3 : Définition du poste
3.1.4: La demande de recrutement
3.1.5: La validation de la demande de recrutement
3.1.6 : La prospection interne
3.1.7: La recherche des candidatures externes
3.1.8 : tri des candidatures
3.1.9 : Questionnaire d’entretien
3.1.10 : Les tests
3.1.11: La négociation de l’engagement
3.1.12: La signature du contrat
3.2: Le recrutement des agents temporaires
3.2.1 : Expression des besoins
3.2.1.1 : Description
3.2.1.2: Elaboration
3.2.2 : Analyse des besoins
3.2.3 : Tri des candidatures
3.2.4: Nomination des candidatures sélectionnées
CHAPITRE 2 : IDENTIFICATION DES POINTS FORTS ET DES POINTS FAIBLES DE LA PROCEDURE DE RECRUTEMENT DE LA CUM
SECTION 1 : BILAN DE LA SITUATION (LES PROBLEMES RELATIFS)
SECTION 2 : IDENTIFICATION DES POINTS FORTS DE LA PROCEDURE DE RECRUTEMENT DE LA CÜM
CHAPITRE3: IDENTIFICATION DES OPPORTUNITES ET DES MENACES DE LA PROCEDURE DE RECRUTEMENT DE LA CUM
SECTION 1 : IDENTIFICATION DES OPPORTUNITES DE LA PROCEDURE DE RECRUTEMENT
SECTION2: IDENTIFICATION DES MENACES DE LA PROCEDURE DE RECRUTEMENT DE LA CUM
PARTIEIII : PROPOSITION D’AMELIORATION DE LA PROCEDURE DE RECRUTEMENT
CHAPITRE1: PROPOSITION D’ACTION POUR LA MISE EN PLACE D’UNE PROCEDURE DE RECRUTEMENT
SECTION 1 : AMELIORATION DU SYSTEME DE RECRUTEMENT
SECTION 2 :MISE EN PLACE ET EXECUTION D’UN PLAN D’ENTRETIEN
SECTION3 : AMELIORATION
CHAPITRE 2 : IMPLANTATION D’UN PLAN PREVISIONNEL DES EFFECTIFS
CHAPITRE 3 : ACCUEIL ET INTEGRATION
SECTION1 : PROCEDURE D’ACCUEIL
1.1 : Accueil au niveau de société
1.2: Accueil au niveau du service ou de l’atelier
SECTION 2 : INTEGRATION
2.1 : Les différents méthodes pour sélectionnés les candidats
2.2 : Décision d’embauche
2.3 : Période d’essai
SECTION 3 : LES COUTS D’ADAPTATION
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
