CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE CYCLE ACHAT

 Les importantes activités principales du système de contrôle interne du cycle achat Le cycle Achat comprend généralement les activités principales suivantes en terme de contrôle interne à savoir : – fonction achat et réception des achats ; – traitements des comptes fournisseurs ; – décaissements ; – mise à jour du fichier fournisseurs. Chacun de ces activités principales comprennent des objectifs de contrôle qui englobent des activités de contrôle. Toutefois dans le cadre de ce présent mémoire, nous allons traiter spécifiquement les activités d’achat et de réception des achats.

Fonction achat

Dans l’activité principale « fonction achat », l’entreprise devrait atteindre les principaux objectifs de contrôle interne suivant : – s’assurer que les commandes sont enregistrées uniquement pour des demandes approuvées ; – s’assurer que les commandes sont correctement enregistrées ; – s’assurer que toutes les commandes sont enregistrées.  S’assurer que les commandes sont enregistrées uniquement pour des demandes approuvées. Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes : – les commandes de biens ou de services sont faites sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées ; – les commandes doivent être revues par la Direction avant envoi aux fournisseurs ; – la Direction devrait revoir des rapports détaillant les dépassements de prix sur commandes préétablis, de termes et de conditions ; – l’accès aux demandes d’achat et formulaires de commande non encore utilisés doit être restreint aux personnes autorisées ; – existence d’une procédure permettant d’éviter des commandes excessives comme par exemple un budget de dépenses prévisionnelles et qui fera l’objet d’un suivi régulier pour éviter les dépassements ; – existence d’une liste des fournisseurs autorisés pour les achats courants approuvés par un responsable autorisé et régulièrement mise à jour. Au niveau de la société « MAKAMBA », les commandes sont faites sur la base des besoins des sites. Le service approvisionnement des sites envoie par émail ses besoins à Antananarivo. Les besoins sont reçus au niveau du service approvisionnement au siège central. Par la suite, le service approvisionnement d’Antananarivo procède à la prospection de fournisseurs (3 ou 4 fournisseurs) et il envoie aux sites les factures proforma et la comparaison de prix. Enfin, le service approvisionnement des sites, après approbation du Directeur d’Exploitation (Majunga) ou du Directeur Industriel (Maintirano), confirme la commande auprès du service approvisionnement d’Antananarivo par email.

S’assurer que les commandes sont correctement enregistrées

Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes : – rapprochement entre les éléments de la commande aux documents de la demande d’achat par des personnes indépendantes de la procédure d’achat ; – 25 – – tenir un registre des commandes effectués afin d’obtenir une base de données pour pouvoir déterminer les fréquences de non réception ainsi que des écarts éventuels entre les commandes et les marchandises réellement réceptionnées. C’est après avoir reçu la confirmation de la commande au niveau des sites que le service approvisionnement central procède à l’établissement du bon de commande (BC) et qui sera approuvé par le Directeur Administratif et Financier et le responsable approvisionnement. Le bon de commande est établi en trois exemplaires. L’original est envoyé au fournisseur, une copie est envoyée au service comptabilité et le troisième pour le service approvisionnement 

S’assurer que toutes les commandes sont enregistrées

Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes : – établissement systématique de bon de commande en quantité et en valeur, approuvé par un responsable au vu de la demande d’achat ; – utilisation de bon de commande prénumeroté qui servira à suivre les engagements pris par l’entreprise et d’identifier les retards d’exécution ; – envoi d’une copie du bon de commande vers le service qui effectuera la réception et vers la comptabilité pour leur tenir informer de l’existence d’une commande. Les bons de commande (BC) prénumerotés sont établis en quantité et en valeur avant d’être approuvé par le Directeur Administratif et Financier et le responsable approvisionnement. Le bon de commande est établi en trois exemplaires. L’original est envoyé au fournisseur, une copie est envoyée au service comptabilité et le troisième pour le service approvisionnement

Réception des achats

Dans l’activité principale « fonction réception des achats », l’entreprise devrait atteindre les principaux objectifs de contrôle interne suivant : – s’assurer que les matières premières sont réceptionnées et acceptés si et seulement si elles font l’objet d’une commande valide ; – s’assurer que les matières premières reçues sont enregistrées correctement ; – s’assurer que les matières premières sont enregistrées exhaustivement ; – s’assurer que les réceptions de matières premières sont comptabilisées sur la bonne période ;  – s’assurer que les matières premières défectueuses sont retournées aux fournisseurs dans les délais nécessaires. S’assurer que les matières premières sont réceptionnées et acceptés si et seulement si elles font l’objet d’une commande valide. Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes : – comparaison entre les marchandises reçues avec les bons de commandes en ce qui concerne les quantités, la qualité, les prix unitaires ; – établissement d’un bon de réception prénumeroté approuvé par un responsable et envoyé une copie au service comptabilité ; – mettre à jour systématiquement le registre des commandes. Au niveau de la société « MAKAMBA », le service approvisionnement réceptionne les marchandises en rapprochant le bon de commande avec le bon de livraison (achat local) ou facture (import). Quand il s’agit d’achat-import, le dédouanement est effectué par l’équipe de transit. Un bon d’entrée et un bordereau d’envoi sont envoyés avec les marchandises vers les sites. Le bon d’entrée sert de pièce justificative pour l’entrée en stocks des marchandises dans les sites. La copie du bordereau d’envoi est retournée au service approvisionnement après signature du service réceptionnaire du site signalant l’accusé de réception. 

S’assurer que les matières premières reçues sont enregistrées correctement

Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes : – les marchandises reçues et entrées dans le système de gestion des stocks doivent être réconciliées avec les réceptions intégrées dans le système utilisé pour enregistrer les mouvements de stocks en comptabilité ; – la comparaison systématique par un responsable des achats comptabilisée avec les achats attendus. La société « MAKAMBA » utilise un document appelé « FICHE DE STOCK » pour enregistrer les entrées et les sorties des stocks de l’entrepôt. Ces fiches de stock permettent de suivre les mouvements des stocks et de ce fait, de déterminer les besoins de réapprovisionnement ou plus précisément, le besoin d’achat.

S’assurer que les matières premières sont enregistrées exhaustivement

Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes : – la comptabilité fournisseur doit recevoir un exemplaire des bons de commandes, des bons de réception, des bons de retour ou de contestation. Les numéros manquant devraient être réclamés ; – les factures qui ne cadrent pas avec les bons de réception (ou justificatifs des prestations reçues) doivent être isolées et étudiées. La pratique au sein de la société « MAKAMBA » est que les bons de commande, les bons de livraison ou factures et les bons d’entrée doivent être envoyés au niveau des sites en accompagnement des articles. Les sites établissent à leur tour des bons d’entrée magasin et renvoient le tout au service approvisionnement. Ce dernier effectue la mise à jour du suivi des commandes avant de les transmettre au niveau comptabilité pour la constatation en charge et la préparation de paiements des fournisseurs. 

S’assurer que les réceptions de matières premières sont sur la bonne période

Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes : – les marchandises reçues avant, lors ou après une clôture comptable doivent être recensées et rapprochées avec la comptabilité pour vérifier leur enregistrement sur l’exercice approprié ; – les factures fournisseurs et les avoirs reçus lors d’une clôture comptable, avant ou après, doivent être revus et réconciliés pour s’assurer de leur correcte imputation sur l’exercice approprié. La mise à jour systématique du suivi des commandes permet d’identifier toutes les commandes en instance à la date de clôture. Le registre de suivi est transmise à la comptabilité en fin d’exercice pour assurer la bonne séparation des exercices. 

S’assurer que les matières premières défectueuses sont retournées aux fournisseurs dans les délais nécessaires

Afin d’atteindre cet objectif principal de contrôle, l’entreprise doit respecter les activités de contrôle suivantes :  – les matières premières non acceptées doivent être stockées distinctement des matières premières acceptées et doivent être suivies rigoureusement afin de s’assurer que les retours aux fournisseurs sont correctement effectués ; – les matières premières défectueuses doivent être enregistrées dans le système de gestion des stocks. Les enregistrements effectués doivent faire l’objet de suivi rigoureux afin de s’assurer que les retours des matières premières défectueuses soient correctement effectués et que les avoirs soient effectivement reçus. Au niveau de la société « MAKAMBA », les matières premières non acceptées ou défectueuses sont stockées distinctement des matières premières saines et sont retournées aux fournisseurs correspondants. Ainsi s’achève cette partie théorique sur le contrôle interne. La deuxième partie traite la problématique qui a pour but principal d’analyser et de critiquer le système de contrôle interne mise en œuvre au sein de la société concernant notamment le cycle achat.