Introduction à ACCESS
Microsoft Access est un système de gestion de base de données ( SGBD ) qui permet de stocker et de gérer de vaste ensembles d’informations.
Quel est l’intérêt d’une base de données ?
Fins Personnelles Fins Personnelles Personnelles : Nombreux sont ceux qui se servent d’une base de données pour gérer des informations personnelles comme des adresses, des recettes, des inventaires de disques. Le stockage et la recherche des informations se révèlent bien plus efficaces qu’avec des feuilles de papier ou un système de fiches.
Fins Professionnelles Fins Professionnelles Professionnelles : Les entreprises utilisent des bases de données pour stocker des informations telles que leurs listes d’adresses, leur comptabilité, leurs commandes, leurs dépenses, leurs stocks et la gestion de paies.
Access permet de revoir, d’actualiser et Access permet de revoir, d’actualiser et d’analyser efficacement des informations en constante évolution.
Formulaire : Formulaire : Il permet de consulter, saisir et modifier rapidement les informations d’une base de données, en les présentant sous un format attrayant et pratique. Il affiche généralement un enregistrement à la fois et propose des zones de saisie indiquant clairement où placer les données.
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Quand vous gérez une base de données avec le logiciel Access, vous utilisez plusieurs types d’objets :
• Les tables, qui enregistrent l’ensemble des données. En général, les données sont mémorisées dans plusieurs tables portant à chaque fois sur un sujet unique.
Dans un commerce, il y aura une table pour les données des clients, une pour les données des articles, une pour les informations des commandes, une pour les données des fournisseurs, …
Dans une école, il y aura une table pour les données des élèves, une pour les données des enseignants, une pour les informations concernant les plans d’étude, …
• Les requêtes, qui permettent de rechercher, d’analyser ou de trier les informations contenues dans les tables dans l’ordre alphabétique ou selon un ou des critères donnés. Une requête permet de sélectionner tous les étudiants habitant un village, …, d’afficher tous les élèves ayant une moyenne générale supérieure à 5, …
• Les formulaires, qui servent à afficher les informations à l’écran, à les saisir, à les modifier, … selon un certain type de représentation.
• LesT étatsT, qui offrent la possibilité d’imprimer les informations contenues dans les tables selon une certaine présentation (liste de classe, facture, …).
• Les pages, qui permettent de créer une interface pour gérer les données au travers d’un réseau intranet ou internet.
• Les macros, qui permettent d’automatiser une ou plusieurs actions, sans recourir à la programmation.
• Les modules, qui permettent d’écrire des programmes utilisant des instructions Visual Basic.

Le logiciel Access est appelé un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) car il permet d’établir des relations entre les données de plusieurs tables.
Pour un commerce, toutes les données des clients (noms, adresses, …) sont mémorisées dans une table avec pour chaque client un numéro de code. Dans la table contenant les différentes commandes, l’inscription du code du client permettra d’établir un lien avec les données personnelles du client. Les données d’une facture pour un client seront prises à la fois dans la table des commandes et dans la table des clients.
Les liens établis entre les tables permettent d’éviter d’introduire des informations à double et les risques d’erreurs.