Contribution a l’amélioration du systéme de la gestion clientèle

Les besoins de la clientèle 

 Le service clientèle 

Quand les clients veulent faire un branchement neuf ou un branchement supplémentaire, ils viennent au service accueil pour faire leur demande de travaux. L’agent d’accueil remplit un formulaire pré-imprimé à cet effet en lui fournissant toutes les informations nécessaires. Au service accueil, les clients établissent le contrat d’abonnement au moment du paiement de leur devis. Alors s’ils ont vraiment besoin d’électricité ou d’eau, ils doivent payer plus vite le devis (pas après du délai de 3 mois) pour que l’exécution de travaux soit faite rapidement. Certains clients viennent au service accueil pour clôturer leur compte qui est appelé « Arrêt de Compte » (A.C). Il y a plusieurs raisons pour que le client le fasse : ‐ Le client n’habite plus dans la maison, où il y a le compteur à son nom, alors il demande la résiliation du contrat d’abonnement. ‐ Il y a aussi qu’un abonné de la JIRAMA veut transférer son nom à quelqu’un d’autre, c’est-à-dire faire une mutation, l’abonné annule d’abord son contrat mais il ne peut pas clôturer sans régler son compte chez la JIRAMA. En résumé : le service accueil assure : ¾ La réception de toutes les réclamations 36 ¾ La réception de toutes les demandes ¾ Les renseignements divers. 

 Le service de facturation

 La facturation 

C’est l’ensemble des opérations préliminaires permettant de facturer le volume de la consommation mensuelle d’énergie électrique et d’eau de chaque abonné et constituant à : ¾ Relever les index sur les compteurs électriques et ou eau de chaque abonné, les saisir et les contrôler ; ¾ Intégrer les résultats pour la facturation proprement dite qui est mécanographie. 

 La Mission 

Le service de facturation a pour mission d’assurer la création et l’annulation des factures de consommation BT- MT et Eau et le traitement des factures hors quittancement, en appliquant les procédures existantes. Le service est responsable de l’établissement des factures suite : ¾ à une rectification (compteur défectueux, erreur index relevé…..) ¾ à un arrêt de compte ; ¾ à une demande ponctuelle du client.

 Les attributions

 L’agent de facturation se consacre à : ¾ Coordonner à l’établissement du planning des relevés : le relevé d’index s’effectue en fonction du planning de relevé établi par le contrôleur releveur ; ¾ Suivre le respect du planning de relevé ; ¾ Contribuer au contrôle test TOP Quittancement : Une date appelée « top quittancement » est fixée, conjointement, par les exploitants et la direction Système Informatique. A partir de cette date le responsable informatique, peut lancer le traitement test top quittancement. 

  Le service de recouvrement

 La Principale Mission 

  Assurer le recouvrement de toutes les factures émises par le Service à l’endroit des clients Particuliers et Grands Clients en appliquant les modalités de recouvrement existantes et les moyens coercitifs préconisés par la procédure. La relance des impayés avec le système 10-08-22 jours 10 jours ouvrables après présentation de la facture, tous paiements facturés non effectués feront, l’objet d’une lettre de relance. 08 jours à compter de l’envoi de la lettre de relance, si le client ne règle pas sa facture, la machine édite automatiquement les ordres de coupure après traitement des caisses. 22 jours après coupure, si le client ne règle pas ses arrières, le responsable informatique édite la liste des compteurs à déposer et à transférer en contentieux. Toutefois, certains clients sollicitent des reports de paiement de leurs factures. Les cas sont alors étudiés individuellement.

La réalisation des prestations de service offert par la JIRAMA 

 La Demande de travaux de branchement (DT) 

Les clients de la JIRAMA peuvent demander plusieurs types de travaux. Pour les clients qui ne sont pas encore des abonnés de la JIRAMA. Ces demandes concernent surtout des travaux de raccordement aux réseaux électrique et eau de la JIRAMA. Ce module permet aux agents de l’Agence de renseigner les clients .