Cours gestion de temps, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

I. Classement des activités et planification de leur exécution
I.1.Classification des activités
I.2. Planification de l’exécution des activités
II. La démarche de la gestion du temps
III. La démarche de la gestion du temps au milieu professionnel
IV. Les outils de la gestion du temps
V. L’agenda
VI. L’agenda électronique
VII. Les outils planificateurs de temps
VIII. Les avantages d’une mauvaise gestion du temps
IIX. Les obstacles de la gestion du temps
IX. Les croque-temps
X. Les douze symptômes d’une mauvaise gestion du temps
Guide de travaux pratique
I. TP1
II. TP2
III. TP3

INTRODUCTION

Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches dans des délais impartis; mais le temps n’est pas élastique, on ne peut pas le stocker, on ne peut, malheureusement, pas mettre de côté les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines plus tard lorsqu’il y aura une surcharge de travail. Aussi, appartient-il à chacun de savoir utiliser au mieux cette ressource. Gérer son temps veut dire ne pas le gaspiller, être mieux organisé, travailler plus vite et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et à lui seul, de bien gérer son temps de travail pour obtenir une efficacité maximum. Par exemple, pour une semaine de travail, on n’a que 40 heures, ce qui représente 8 heures par jour, le gestionnaire doit être parfaitement organisé pour répartir son travail au sein de cet horaire s’il ne veut pas se laisser déborder, ce qui fait, souvent, mal effet et laisse penser qu’il y a un manque d’organisation personnel. Avec un peu d’autodiscipline, un peu d’organisation, un peu de logique et de volonté, il est possible d’y arriver et de gagner un temps précieux.
Alors, qu’est-ce que le temps ? et comment le gérer ?
Les philosophes définissent le temps comme l’une des deux dimensions où se déroulent les phénomènes des actes humains, l’autre étant l’espace. Ils en dégagent un problème fondamental : « l’homme est pris par le temps, tout en s’efforçant d’y échapper ».
Chaque individu qui naît dispose d’un « capital temps », la durée de  sa vie qu’il consomme inexorablement au fil des années et qu’il souhaite faire fructifier le mieux possible. Le temps rythme donc notre vie, chaque matin réveillons avec un certain nombre d’heures devant nous. Comment allons nous les répartir ? Travail, Sport, Repas, Loisir, Réflexion……Avons-nous toujours le temps de faire ce que nous voulons faire ou courons-nous après le temps ?
Finissons-nous toujours ce que nous avons entrepris ? Quelle frustration ressentons-nous lorsque nous n’avons pas la possibilité de mener à bien certaines activités ?
Il semble bien que le temps soit une denrée précieuse qui conditionne l’organisation de nos activités.
Le problème est, donc, de savoir ce que nous faisons de notre temps, de l’analyser, d’étudier notre propre comportement face au temps afin de mieux le gérer.
Gérer son temps signifie être efficace dans la réalisation de ces activités, les programmer de manière rationnelle et en contrôler la réalisation. En gérant son temps, on peut dire finalement se donner le temps de faire les choses.

Classement des activités et planification de leur exécution

Dans quel ordre les activités doivent être menées ? y’a-t-il des actions urgentes ? importantes ? difficiles ? fatigantes ? En général, les activités sont classées selon différents critères.

Classification des activités:

Classement des activités selon leurs échéances :
Dans la vie, au sein d’une entreprise, on entend , très souvent, parler du terme « échéance » qui représente la date d’exécution des obligations et des diverses transactions, par exemple, paiement d’une dette.
Donc, quand on veut parler d’une activité échue, on veut désigner qu’elle est urgente. Mais le terme d’ »urgence », dans la technique de gestion du temps, est lié au terme « importance ».
Toutefois, on mesure l’urgence, en se demandant si le fait de ne pas accomplir telle tâche immédiatement met en péril l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Les activités peuvent, facilement, être classées selon leur degré d’urgence. Et on mesure l’importance en se demandant si le fait de ne pas accomplir telle ou telle activité met l’entreprise en danger.
En évaluant l’urgence et l’importance de chaque activité, on peut les caractériser comme suit :
On doit prendre l’habitude, quand on planifie les activités du lendemain, de les placer dans l’une ou l’autre des quatre cas du tableau. On pourra, par la suite procéder à une meilleure planification.

Urgent et important :
Les tâches urgentes et importantes doivent être entreprises le plus tôt possible et c’est, idéalement, vous qui devrez les prendre en charge.
Puisqu’elles peuvent avoir une importance vitale pour l’avenir de votre entreprise et que vous êtes, probablement, le seul à avoir une idée claire des objectifs à long terme, c’est à vous qu’il revient de les accomplir ; à moins, bien entendu, que vous donniez un mandat clair à un collaborateur.
En gérant mieux votre temps, vous remarquerez que le nombre des activités urgentes et importantes diminuera graduellement.

Peu urgent mais important :
Il s’agit d’activités importantes pour l’avenir de l’entreprise mais qui peuvent attendre. Ce sont les activités.

Urgent mais peu important :
Ce sont les activités à déléguer aux collaborateurs.

Peu important et peu urgent :
Ce sont des activités qui peuvent être ignorées temporairement ou  classées rapidement si on a du temps. Le nombre de ces activités diminuera, au fur et à mesure, que la technique de gestion du temps est améliorée.

Classement des activités selon leur niveau de rendement :
Les activités doivent être classifiées selon leur niveau de rendement.
Ce dernier peut être mesuré en se demandant si le fait de ne pas accomplir telle ou telle tâche met l’entreprise en danger, c’est-à-dire qu’il lui fera subir des coûts plus ou moins importants, ou en se posant la question suivante : Après avoir effectué telle activité, que va gagner l’entreprise ? Donc, l’activité qui est plus rentable à l’entreprise doit être menée en premier lieu.

Classement des activités selon leur complexité :
Il est possible de reporter le travail à effectuer au cours de la journée selon la complexité des travaux.
Les activités les plus complexes seront réservées pour les périodes les plus calmes de la journée et en fonction de leur urgence. A l’inverse, les travaux les plus simples seront effectués pendant les périodes les plus bruyantes ou les plus perturbées quand il est plus difficile de réfléchir et de fournir un travail plus complexe et toujours en fonction de l’urgence.

Planification de l’exécution des activités:

Une bonne gestion du temps suppose la planification : Comment peut-on organiser, imbriquer les activités pour les faire entrer dans le temps dont on dispose ?

Evaluation réaliste de la durée d’exécution des activités :
Il est essentiel d’évaluer la durée prévisible des actions à entreprendre pour leur affecter un «budget temps». Ceci permet d’avoir une vision plus claire pour les planifier. Mais, il faut demeurer réaliste en ce qui concerne l’emploi du temps : mieux vaux s’en tenir à quelques tâches que d’avoir une liste impressionnante de tâches à faire et de n’en réaliser qu’une partie.
Il est préférable de surévaluer le temps dont pense avoir besoin pour réaliser une tâche. Cette façon de fonctionner permet de respecter les échéanciers. Il est, même, conseillé de planifier sa journée de façon à conserver du temps libre. De cette façon, on risque moins de se retrouver coincé entre un travail à remettre immédiatement et une urgence de dernière minute.

Détermination exacte des priorités :
Comment établir des priorités ?
Faire chaque jour une liste du travail à effectuer ;
Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de  base pour définir des priorités : les tâches urgentes et
importantes sont à réaliser d’abord ;
Fragmenter les travaux complexes à réaliser en une série de petites tâches réalisables que l’on incorpore dans l’emploi du temps ;
Evaluer la durée prévisible ;
Ordonner la liste : affecter un numéro d’ordre à chaque activité en fonction des priorités définies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre on doit les planifier

La loi de LABORIT
Il est conseillé de faire :
– ce qui est facile avant de ce qu’est difficile ;
– ce qui nous plait avant ce qui nous déplait ;
– ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
– ce que l’on sait avant ce qui est nouveau ;
– ce que d’autres nous imposent avant ce que l’on choisit.

Réservation des périodes appropriées pour les imprévus :
Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de temps pour certains travaux qui vont tomber inopinément.
D’ailleurs, le scientifique NERAC nous montre l’importance de la réservation d’une partie de temps pour les imprévus.
Méthode de NERAC :
– Noter les activités et les échéances ;
– Evaluer la durée nécessaire ;
– Réserver une marge de sécurité ;
– Arbitrer les priorités ;
– Contrôler et rectifier.

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