Cours secrétariat de direction Fil d’art (Simulation d’entreprise)
LA COMMANDE
- Le Service Achat contactera les fournisseurs potentiels et obtiendra dans la mesure du possible, plusieurs devis contradictoires comportant les prix, les conditions de règlement et les délais de livraison proposés.
- La décision d’achat est prise conjointement par le Directeur des Achats et le Directeur demandeur après étude et visa de l’ensemble des devis et propositions obtenus. Toutefois, lorsque la valeur de la commande dépasse Cinq Milles Dirhams hors taxe (5 000 DH HT) cette décision doit être ratifiée par le Directeur Général.
- La décision d’achat est matérialisée par l’émission d’un bon de commande en trois exemplaires :
- l’original est remis au fournisseur
- un exemplaire (vert) est remis au responsable qui assurera la réception
- un exemplaire (jaune) est gardé par le responsable des approvisionnements
LA RECEPTION DES MARCHANDISES
Toutes marchandises reçues conformes au bon de commande donnent lieu suivant le cas au pointage et visa du bon de livraison ou à défaut, à l’établissement d’un bon de réception par le Chef magasinier ou le responsable chargé d’assurer la réception.
LE REGLEMENT DES FACTURES
Il ne doit avoir lieu qu’au terme des étapes suivantes :
- Dès la réception des facture, la secrétaire du Service des achats appose la mention « Original » sur les copies originales des factures des fournisseurs et oblitère les autres exemplaires par la mention « Copie ».
- L’original auquel sont joints : le bon de livraison ou à défaut le bon de réception, le bon de commande et la demande d’achat doit comporter :
- la signature du Directeur demandeur attestant la conformité des articles facturés avec ceux commandés et effectivement reçus.
- le bon à payer du Directeur des Achats après réalisation des différents contrôles de forme qui s’imposent.
- L’établissement du chèque ou de l’effet de règlement et son visa par le Directeur Financier.
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