Afin d’harmoniser les pratiques administratives et comptables, les termes suivants sont essentiellement utilisés dans les documents de l’OMS/APOC en ce qui concerne le Système du compte d’avances de caisse.

Compte Bancaire

Dans l’exécution des opérations de terrain, les fonds sont mis à la disposition des GTNO sur la base d’une estimation des dépenses indiquée dans le budget et annexée aux Lettres d’Accord. Ces fonds représentent les avoirs de l’OMS /APOC et sont couverts par les dispositions juridiques de l’OMS. Principales règles et conditions du Compte Bancaire:
a) Le compte bancaire au niveau pays doit être géré conjointement par deux signataires dont les spécimens de signature doivent être déposés à la banque du projet. Le compte d’avances de caisse doit être géré par chèque ou à travers la petite caisse.
b) Tous les débits et crédits doivent être suivis et apurés rapidement.
c) Le compte doit être intitulé comme suit: • GTNO/OMS-APOC • Nom du pays
d) Un état bancaire mensuel est exigé et doit être rapproché de l’état mensuel du Compte d’Avances.

 Petite caisse

La petite caisse est la liquidité disponible en main ou gardée dans le coffre et qui est prélevée sur le compte bancaire du projet et utilisée pour assurer les petites dépenses relatives aux coûts de fonctionnement. Le Coordonnateur National est responsable des fonds déposés dans la petite caisse. Ces fonds sont aussi couverts par les dispositions légales de l’OMS. Principales règles et conditions de la Petite Caisse: a) Le montant maximum allouable à la petite caisse doit être l’équivalent de 200 $ EU en monnaie locale. Si le montant de la petite caisse indique (sur le livre de caisse) une valeur de plus de 200 $ EU en monnaie locale, à la clôture mensuelle des comptes, une justification détaillée doit être fournie pour expliquer le cash réel disponible et dont le détail doit être présenté sur le certificat de décompte de la liquidité et les montants des différentes avances remises aux acteurs décentralisés chargés de la mise en oeuvre des activités et dont les comptes rendus de dépenses sont encore attendus.
b) Les dépenses non-autorisées ne doivent pas être payées sur la Petite Caisse. Cela comprend les avances payées pour des perdiems sans ordre de mission ou justificatifs de mission effectuée.
c) Toute avance ou paiement d’un montant élevé aux fournisseurs doit être fait par chèque payable sur le Compte Bancaire et non par la petite caisse. Il n’est pas conseillé d’avoir beaucoup de liquidité dans le coffre fort sauf au moment des paiements des perdiems aux participants d’une réunion ou pour payer des indemnités à la fin de chaque mois. Toute autre explication pour justifier un niveau de liquidité important dans la petite caisse doit être le montant des avances de fonds remises aux acteurs chargés de la mise en oeuvre des activités sur le terrain (Toute avance est enregistrée comme avoir en caisse).
d) Un Formulaire/Certificat de Décompte de Liquidité (voir point 2.1) doit être rempli à la fin de chaque mois et après approbation, signé par le coordonnateur national. Cette fiche doit être mise à la disposition des auditeurs ou à tout superviseur en cas de besoin.

Le Formulaire/Certificat de Décompte de Liquidité (CDL)

a) Le certificat de décompte de liquidité est utilisé pour confirmer le montant actuel disponible dans la petite caisse à la fin de chaque mois. Il s’agit d’un formulaire utilisé pour faire le point physique du disponible dans la petite caisse à la fin de chaque mois.
b) Le montant de la liquidité dans la petite caisse retracé sur le certificat de décompte de liquidité doit être défini en termes de billets de banque et de pièces monétaires disponibles. Il n’est donc pas conseillé de mettre dans la petite caisse (coffre-fort), vos propres sous. Il faut donc vous assurer que le décompte de liquidité effectué ne concerne que le disponible en caisse du projet seulement.
c) Le certificat de décompte de liquidité doit toujours être co-signé par le coordonnateur et le comptable à la fin de chaque mois et il doit être rapproché avec le montant indiqué dans la colonne de la « petite caisse » du livre de caisse.

Compte d’Avances de caisse

Comme déjà indiqué, l’avance donnée par l’OMS /APOC au GTNO pour les dépenses à faire pendant une période donnée est appelée compte d’avances de caisse. L’OMS/APOC approuve et réapprovisionne le Compte d’avances de caisse.
Autres définitions, principes, règles et conditions

Le Détenteur du Compte d’avances
a) Le Coordonnateur National est normalement le Détenteur du Compte d’avances de caisse et il est la personne qui a l’obligation de rendre compte à l’OMS /APOC et à son Gouvernement de l’utilisation faite des fonds mis à la disposition du GTNO par l’OMS/APOC.

Le Bordereau du compte d’avances
Le bordereau du compte d’avances est un document qui accompagne tous les paiements qui sont faits à partir de l’imprest et il décrit chaque transaction dans les moindres détails. Veuillez noter que:
a) Un bordereau du compte d’avance doit être utilisé pour chaque transaction (c’est-à-dire pour chaque facture ou groupe de factures réglées).
b) Il est strictement interdit de regrouper sous un même bordereau du compte d’avances plusieurs factures non liées à une même transaction et /ou à une même ligne budgétaire.
c) Toutes les factures liées à un bordereau du compte d’avances doivent se rapporter à une même transaction exprimée dans une seule monnaie.

Le Livre de Caisse du Compte d’Avances
C’est un livre comptable préparé par l’OMS et dénommé “WHO 412 FIN (ACT)” qui donne en détail toutes les dépenses effectuées par ordre chronologique.
Les enregistrements sont effectués dans le Livre de Caisse du compte d’avances sur la base des bordereaux du compte d’avances.

L’Etat Mensuel du Compte d’Avances de caisse

Ce formulaire présente les différents soldes (caisse et banque) obtenus à la fin du mois dans le Livre de Caisse du compte d’avances. Il permet aussi de faire le rapprochement entre le Livre de caisse et le relevé bancaire. Pour remplir le formulaire de l’Etat Mensuel du Compte d’Avances de caisse, il faut avoir fini le traitement du livre de caisse du compte d’avances et l’avoir en face de soi comme document de support.