Extrait du cours publipostage avec Word

1         Définition des bases de données
Une base de données est une collection d’objets.
Qu’est ce qu’un objet? Nous voici bien embarrassés, car en informatique tous les éléments manipulés sont des objets.
Un objet est une « chose », un « machin », un « truc », … Pour être plus précis, je dirai qu’un objet est une entité: nous voilà bien avancés! Eh bien si, il y a la notion de contenant.
Dans un objet, il y a … d’autres objets. C’est un système de poupées russes.
On peut dire qu’il y deux types d’objets dans un objet:

• des propriétés: ce sont les caractéristiques physiques de l’objet (son nom, sa couleur, sa dimension, …)
• des méthodes: une méthode de l’objet, c’est ce qu’il sait faire (ex: pour un magnétoscope, la lecture, l’arrêt, le ralenti, le rembobinage, …).

Donc, pour compléter la définition précitée, je dirai: une base de données est une collection d’objets dont on recense certaines propriétés. Je suis donc complètement indifférent aux méthodes quand je travaille avec une BDD.
Pour que la collection ait un sens, il faut au moins une propriété ou méthode commune. Sinon, essayer de découper la BDD en sous-ensembles cohérents.
Deux types de logiciels existent: ceux qui gèrent une collection à la fois comme Works, Word, Excel, … et ceux qui en gèrent plusieurs simultanément. Les collections deviennent alors des « tables » et l’on parle alors de SGBDR (Systèmes de Gestion de Bases de Données Relationnelles) comme Access, Foxpro, Paradox, Dbase, Oracle, …
2         Définition du publipostage
Le publipostage est une opération qui consiste à modifier le contenu d’un document de façon automatique sans intervention de l’opérateur.
Pour ce faire, il est nécessaire d’avoir 2 objets:

• un document texte qui sera le « masque de publipostage » et dont une partie du contenu (par exemple le nom et l’adresse du destinataire) va changer automatiquement
• une base de données qui contiendra les éléments de remplacement

Quand on a préparé ces 2 objets, on peut lancer l’opération de fusion qui consiste à imprimer des documents (lettres, étiquettes, enveloppes, catalogues) ou a les envoyer sous forme de courrier électronique.
3      Création d’une base de données
Définition simplifiée: une base de données est un tableau dont chaque ligne correspond à un objet et chaque colonne contient une propriété (élément d’information) de l’objet.
Ce tableau est réalisé avec Word, Excel ou Access. Je préconise d’utiliser Excel car ce logiciel est vraiment adapté à la gestion des bases de données monotables.
Ci-dessous, un exemple de base de données crée avec Excel 2007.
4  Création du masque de publipostage
On peut créer un nouveau document Word vide ou partir d’un document simple existant.
Taper le document sans mise en forme en ignorant les parties qui doivent changer dans chaque document (nom, adresse, …). L’enregistrer avec un nom significatif.

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Formation et support Word publipostage avec Word (1.16 MB) (Cours DOC)