Système de management en santé

Sensibilisation, information, formation et compétence 

L’objectif de cette étape est d’aider l’ensemble des personnels (travaillant et/ou intervenant) à être compétente face aux situations dangereuses dans leur domaine de travail grâce aux formations et informations à la démarche santé et sécurité au travail de l’organisme. La formation peut se faire en interne si la compétence existe dans l’organisme mais on peut faire appel à des formateurs expérimentés dans le cas contraire. 

 Exigences liées au poste et plan de formation 

Il faut définir les niveaux d‟aptitudes/compétences nécessaires pour chaque tâche à réaliser et de veiller ou de s‟assurer à ce que chaque membre du personnel (permanente ou temporaire) ait les aptitudes/compétences nécessaires pour satisfaire aux exigences liées à son travail. Un plan de formation adapté à chaque poste doit être mis en place, suivi, actualisé et documenté en fonction des besoins identifiés. Ce plan a pour objectifs de : – définir un module de formation adapté à chaque poste tenu, en commençant par le plus haut niveau hiérarchique, jusqu‟au niveau opérateur ; – informer des risques encourus par le matériel (machines, outils) et les produits utilisés ; – permettre à la personne de connaitre et de disposer des outils nécessaires à la bonne maîtrise des risques pour lesquels elle est supposée intervenir ; – s’assurer que toutes les personnes ont le niveau requis ou identifier les besoins de formation complémentaire.

Enregistrement et suivi des aptitudes/compétences

Le service des ressources humaines doit établir une liste enregistrée des aptitudes et connaissances des membres du personnel avec des pièces justificatives (certificat, attestation, diplôme,…) pour faciliter les suivis de chaque personnel.

Plan de communication

Une bonne communication entre les différents acteurs de l‟entreprise est un facteur essentiel de réussite des actions de prévention. La communication permet de faire vivre la politique de santé et de sécurité au travail et sur les problèmes rencontrés, de rendre compte les analyses des accidents pour en tirer des leçons. Elle fait partie intégrante de la démarche d‟amélioration des performances. Le manque de communication dans une organisation entraîne des conséquences désavantageuses comme le blocage du système et le conflit social ou technique.

Communication interne 

La communication au sein de l‟entreprise consiste à tenir le personnel informé de tout changement technique et organisationnel, de toute situation des différents services existant et des décisions prises en matière de santé et de sécurité au moyen de supports tels que les affiches, les documents écrits distribués ou les informations sur support électronique (mail, intranet), les boites à idée, les réunions,…. 

 Communication externe 

La communication en dehors de l‟entreprise favorise la coopération avec d‟autres entreprises, fournisseurs, clients, sous-traitants, utilisateurs. Le plan de prévention de l‟entreprise peut être utilisé comme un outil de communication pour les autres entreprises extérieures.

 Gestion documentaire 

Document de référence

 Un document de référence fournit des informations, instructions et outils nécessaires pour mettre en œuvre le système de santé et de sécurité de l‟entreprise pour le responsable de l‟entreprise. Ce document doit comprendre : – les principes généraux de prévention ; – les règles et procédures et les personnes participant à la santé et sécurité; – le plan d‟action annuel de prévention et les rapports précédents ; – la réglementation ; – les manuels d‟instruction des équipements ; – les fiches de sécurité et techniques des produits ; – les plans de chantier

Document de traçabilité

Une bonne gestion documentation sur le management de la santé et de la sécurité est indispensable pour créer chez les exploitants un climat de confiance. Toutes les activités exercées sur le site doivent faire l‟objet d‟un document écrit tel que les manuels de procédure, les instructions, les formulaires, les réglementations, etc. Mise en place d’un système de management de la santé et de la sécurité au travail dans une entreprise prestataire de services au sein de la QMM basant sur le référentiel . Un document de traçabilité du SMSST doit contenir au minimum les éléments suivants: – L‟engagement de la direction, – Les objectifs à court, moyen et à long terme par département ou par service, – Les consignes générales ou spécifiques de santé et de sécurité, – Comptes-rendus des réunions sur la santé et la sécurité, – Rapport annuel des accidents et incidents, – Rapport de visite et de contrôle des équipements, – Rapport de revue de direction,… 

Maitrise opérationnelle 

L‟objectif consiste à établir et à communiquer au personnel concerné les éléments nécessaires (règles et consignes) à la maîtrise des risques. Le point de départ de la maitrise opérationnelle est l‟identification des risques à maitriser. La démarche de cette maitrise opérationnelle consiste à rédiger les modes opérateurs utilisés par le personnel de l‟organisme. Les changements techniques et organisationnels peuvent apporter des changements de personnel, d‟organisation du travail, la mise en place de nouveaux procédés, machines, équipements, des évolutions réglementaires, le recours à de nouveaux clients. Il convient alors de s‟assurer de l‟information, de la compétence et de la formation du personnel, y compris des entreprises extérieur et intérimaires. Les actions à réaliser dans la maîtrise opérationnelle sont de : – Identifier les consignes et les modes opératoires applicables à l‟organisme, – Identifier les opérations associées aux principaux risques de l‟organisme, – Rédiger en liaison avec le personnel et ses représentants les documents opérationnels nécessaires (consignes, procédures, modes opératoires, instructions), – Communiquer les règles, consignes et modes opératoires à l‟aide des affichages, fiche au poste, signalétiques, – Mettre à jour les documents opérationnels nécessaires s‟il y a changement technique et/ou organisationnel Pour réviser et mettre à jour la liste des tâches associées aux risques, il convient de s‟appuyer sur l‟évaluation des risques, les documents opérationnels nécessaires et le recueil des documents de maîtrise opérationnelle. On peut distinguer les règles applicables à toute entreprise (évacuation incendie, interdiction de fumer,…) à des règles spécifiques à certaines activités ou métiers (utilisation de produits dangereux, manutentions manuelles).