Qu’est-ce que la facturation?

La plupart d’entre nous sont susceptibles de connaître le terme «facturation» en raison de son utilisation dans le discours quotidien. Mais si vous dirigez une entreprise, il est essentiel d’approfondir une compréhension plus technique du concept. La définition comptable standard de la facturation la décrit comme le processus de génération de factures pour les clients sur une base récurrente ou ponctuelle, selon le type de plan de tarification choisi par le client. Le processus de facturation comprend plusieurs étapes: définition des codes produit, configuration des types de clients, configuration des systèmes de facturation et création des cycles de facturation. Les factures comprennent généralement les éléments suivants:

• Date de facturation
• Nom et adresse du client
• Nom et adresse du fournisseur
• Articles et livrables (avec leurs quantités)
• Prix unitaire et remises, le cas échéant
• Montant total
• Composante fiscale
• Somme finale
• Signatures et coordonnées bancaires, si nécessaire.

Le processus de facturation plus large peut être divisé en trois parties :

1. Vérifier les informations de facturation : La révision nécessite qu’une entreprise collecte et analyse toutes les informations nécessaires pour créer une facture. Il s’agit de vérifier tous les codes produits et les prix correspondants, de vérifier les taxes et d’ajouter les frais de transport, le cas échéant.
2. Générer des factures : Après l’impression d’une facture test, l’ensemble du lot de factures est imprimé puis vérifié. Pour la facturation électronique, ce processus peut être entièrement sans papier.
3. Envoi de factures : Les versions de facture des clients leur sont envoyées, tandis que les copies conservées sont classées, généralement par numéro de facture. Encore une fois, pour la facturation électronique, ce processus peut être effectué entièrement sans papier, sur Internet.

Types de facturation

Il existe différents types de mécanismes de facturation, et une entreprise peut offrir un seul ou même tous ces types :

• Facturation avant livraison
• Facturation d’étape : Comme son nom l’indique, ce type de méthode de facturation nécessite la réalisation d’un jalon (qui peut être un événement particulier ou un sous-contrat). C’est cette réalisation d’étape qui reçoit une valeur de facturation. Une facture est générée et émise lorsque cet événement se produit.
• Facturation progressive : Dans cette méthode de facturation, les factures sont générées en tandem avec les coûts encourus sur une base de routine, mensuelle ou bimensuelle. Par conséquent, le recouvrement des coûts est complet avant la livraison.
• Facturation par sous-ligne : Ici, les factures sont générées en tant que sous-éléments d’un processus plus large (comme diverses parties d’un processus de construction). Une telle méthode de facturation permet de renforcer les flux de trésorerie.
• Facturation à la fin : Ce type de méthode de facturation est populaire dans les cas avec des frais fixes ou un service unique. Le paiement est effectué lorsqu’un service a été fourni, ou qu’un produit ou un projet est livré. Il peut inclure des variantes telles que l’option pour le client d’effectuer un dépôt.
• Facturation des services en cours : Un plan de paiement récurrent est souvent la meilleure option pour les services en cours tels que les abonnements en ligne, les plans logiciels, etc. Il garantit un flux constant de trésorerie dans son entreprise. La fréquence peut être hebdomadaire, mensuelle ou même plus longue selon la nature du service ou les attentes de trésorerie.
• Facturation au prorata : Ce type particulier de facturation facture les clients en fonction du coût par jour. Les clients ne paient donc que pour le nombre de jours pendant lesquels ils ont utilisé le service. Dans de nombreux cas, cela peut inciter davantage de clients à décider d’acheter un service ou un produit, car l’annulation plus tôt n’entraînerait pas de surfacturation.

Comment améliorer le processus de facturation

Pour une petite entreprise, la facturation peut être un processus fastidieux. Étant un élément crucial de toute entreprise, il est impératif de mettre en place un système de facturation efficace.

• Définir des conditions de paiement claires

La définition de conditions de paiement sans ambiguïté sur vos factures augmente la probabilité de recevoir des paiements rapides. Et en tant qu’entreprise, vous savez parfaitement comment les conditions de paiement ont un impact sur la trésorerie.

• Automatisation

La plupart des étapes du processus de facturation peuvent être automatisées à l’aide d’outils ou de logiciels simples. Cela inclut la génération de factures, les rappels de factures en retard, les paiements automatisés pour les frais récurrents, etc. Vous pouvez même utiliser des modèles de facture gratuits pour accélérer votre facturation.

• Passer à un meilleur logiciel

Il semble être une notion courante (et justifiable) selon laquelle l’utilisation de feuilles de calcul peut être mauvaise pour les entreprises. Cela prend non seulement du temps, mais laisse également place à l’erreur. Par conséquent, investir dans un bon logiciel de facturation ou un bon système de facturation peut s’avérer extrêmement bénéfique. En plus des outils de facturation essentiels, un système de facturation logiciel peut intégrer des fonctionnalités ERP ou des options de paiement récurrentes. Un logiciel de facturation basé sur le Cloud mérite également d’être envisagé.

• Intégrations intelligentes

Poursuivant les conseils précédents, il est essentiel de choisir un logiciel de facturation ou de facturation ouvert aux intégrations avec d’autres outils. Vous aimeriez peut-être intégrer votre CRM à votre logiciel de facturation. Ou peut-être aimeriez-vous l’intégrer à votre messagerie. Le meilleur logiciel de facturation vous permet de travailler plus rapidement et plus intelligemment avec des intégrations intelligentes qui rendent la facturation plus simple et sans tracas.

Conclusion

Il est essentiel pour toute entreprise d’obtenir des paiements clients opportuns et adéquats. Un système de facturation efficace constitue la base d’un processus intégré et rationalisé de collecte des paiements et est aussi crucial pour la comptabilité et la tenue de livres. Par conséquent, pour une petite entreprise, la facturation nécessite souvent plus d’investissements (comme un investissement dans un logiciel de facturation ou de facturation) pour améliorer l’efficacité et minimiser les pertes. Le processus de facturation est donc aussi important que toute autre partie de l’entreprise et devrait être une priorité. Il existe plusieurs logiciels de facturation disponibles.