Le cahier de caisse

Lorsqu’on est agent de développement, on est appelé :
• à gérer un petit projet
• à aider les communautés ou les groupes avec qui on travaille à gérer leurs activités, leurs projets, etc…
Pour cela, il est indispensable de contrôler ses recettes et ses dépenses et de faire périodiquement le point sur sa gestion.
Le but de cette fiche de formation est d’expliquer comment on tient un Cahier de Caisse. Le Cahier de Caisse est un instrument de base pour la gestion. Tenir un Cahier de Caisse est quelque chose de très simple à apprendre. Il est plus facile de tenir un Cahier de Caisse qu’une comptabilité avec tous ses comptes. Mais attention ça ne donne pas les mêmes renseignements non plus. Disons que tenir un Cahier de Caisse, c’est le minimum à faire si on veut savoir où on en est dans sa trésorerie.
Dans cette fiche, nous verrons : 1. le but du Cahier de Caisse : 2. la présentation du Cahier de Caisse ; 3. comment enregistrer les différentes opérations.

Le but du Cahier de Caisse

C’est un instrument de contrôle qui nous montre pour une journée ou une période donnée, l’argent que nous avons encaissé, celui que nous avons dépensé, et ce qui doit rester. Il permet de voir si le liquide en caisse correspond effectivement au solde. Il permet par conséquent de faire des recherches en cas de différence. Le cahier de Caisse permet aussi de pouvoir justifier ses dépenses. C’est particulièrement important pour les projets ou les organismes qui doivent adresser un rapport financier à leurs financeurs. A la fin d’une période donnée le cahier de Caisse peut être exploité avec un comptable. A partir des renseignements qui figurent dedans on peut classer les dépenses en différentes rubriques et sortir par exemple un compte d’exploitation. Ce genre de tableau doit être fait avec un homme du métier, c’est pour cela que nous insistons pour que cela soit fait avec un comptable. Si votre Cahier de Caisse est bien tenu, il disposera déjà d’une bonne base de travail pour vous sortir les tableaux de gestion.

Comment enregistrer les opérations réalisées dans le Cahier de Caisse

Toute opération entraînant une entrée ou une sortie d’argent doit être enregistrée dans le Cahier de Caisse. Comment faut-il faire pour enregistrer une opération ?
Deux cas peuvent se présenter :
a) Si l’opération correspond à une entrée d’argent, on enregistre l’opération en faisant figurer son montant dans la colonne entrée.
b) Si l’opération correspond à une sortie d’argent, on enregistre l’opération en faisant figurer son montant dans la colonne sortie.