Extrait du cours le dictionnaire des données
2.2.1 Les documents
L’essentiel des données peut être retrouvé sur les documents en circulation.
On s’efforcera :
• De rassembler un maximum de documents (fiches, impressions, états, journaux …),
• De s’assurer que les documents sont encore valides,
• D’utiliser des documents remplis et de repérer les informations réellement utilisées afin d’avoir une vue claire de ce qui est utile et parfois même non formalisé mais nécessaire au fonctionnement
• D’attacher une attention particulière aux documents non formalisés (ils traduisent souvent l’existence d’une évolution non prise en compte par les procédures ou d’une inadéquation de la procédure en cours),
• De décoder les codes et abréviations utilisés.
2.2.2 Les entrevues
Les entrevues sont des éléments importants qui de plus privilégient le contact et l’écoute. Ils devront faire l’objet de prise de note et de synthèse afin d’en augmenter leur efficacité.
• Avec la direction
Le but est d’obtenir des informations générales : organisation des services, objectifs stratégiques, procédures et règles de gestion globales…En finalité, cette entrevue permettra de cadrer exactement le domaine à informatiser afin d’éviter des débordements sur d’autres domaines non prévus au départ.
• Avec les utilisateurs
Cette partie avec les utilisateurs est primordiale dans la mesure où ce sont les acteurs importants qui utilise les outils au quotidien, et qui peuvent apporter des éléments importants sur les données manipulées ainsi que sur les interactions entre elle. De plus, le fait d’impliquer les utilisateurs dés le début du projet permet de faciliter la phase ultérieure de mise en place. Cette ou ces entrevues ont donc pour objectif :
o Obtenir une description précise et détaillée des procédures
o Mettre en évidence des dysfonctionnements
o Obtenir des propositions, des critiques, des suggestions
o Rechercher des procédés non officiels
2.2.3 Les questionnaires
C’est un outil assez délicat à utiliser pour le recensement des données. Il faut donc une bonne connaissance du domaine étudié, proposer des réponses exhaustives, limiter les questions ouvertes (réticence à la rédaction). Les questionnaires peuvent être utilisés pour préciser un problème donné, une chronologie d’événements, obtenir un avis sur une procédure, des suggestions… Cet outil est assez peu utilisé.
3 Classification des données
On peut distinguer :
• Les données élémentaires : l’information se confond avec la valeur prise par la donnée. Par exemple, un nom, une date… Ces données doivent être recensées de manière exhaustive.
• Les données calculées ou déduites : elles sont obtenues par l’application d’un traitement mathématique ou logique. Ces données sont associées à des règles de calcul (règles de gestion).
Il faut penser à bien identifier et conserver la règle de gestion qui permet d’arriver au résultat.
Cette règle permettra ensuite par traitement d’obtenir le résultat désiré.
• Les données composées : certaines données sont regroupées en une même entité sémantique (par exemple une adresse). Ces informations doivent être décomposées en données élémentaires.
Toutefois, s’il est montré qu’une donnée composée n’est jamais décomposée dans la chaîne de traitement de l’information, on peut envisager de la conserver telle quelle.
4 Typologie des données
4.1 Notion de domaine
Certaines données ont des valeurs prises dans le même ensemble. Par exemple, langue parlée, langue lue et langue maternelle prennent leur valeur dans un ensemble « Langues ».
On appelle domaine l’ensemble des valeurs prises par une donnée, indépendamment du contexte de son utilisation.
L’identification d’un domaine est une opération importante lors du recueil des données. Il s’agit de déterminer précisément l’ensemble des valeurs possibles s’il s’agit d’un domaine exhaustif ou les règles de représentation (codification, types, bornes…) dans les autres cas.
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