Structure et direction

Les structures

Définition

La structure est l’ensemble des dispositifs par lesquels une entreprise organise, répartit et contrôle ses activités. C’est la somme des moyens employés pour diviser le travail en tâches distinctes et pour ensuite assurer la coordination entre ces tâches. La structure va ensuite se traduire par un organigramme qui est la représentation graphique de la structure formelle de l’entreprise.
La structure s’étudie et se définit autour de 4 axes :
• Celui de la répartition des tâches = découpage vertical
• Celui de la répartition des pouvoirs (hiérarchie) = découpage horizontal
• Celui de la répartition des responsabilités (style de direction et notions de centralisation ou de décentralisation des décisions)
• Celui de circulation de l’information (système de communication privilégié dans l’entreprise : oral, réunions, notes de service…)
L’organigramme est un outil de communication qui permet de visualiser à la fois les domaines de compétence d’une entreprise et d’informer sur les personnes qui en ont la charge. N’apparaissent dans l’organigramme que les 2 premiers axes de la notion de structure.
L’organigramme peut se faire à plusieurs niveaux, il peut être une représentation de l’organisation au niveau du siège social de l’entreprise, au niveau régional ou encore au niveau opérationnel (au niveau du terrain).

Les différents types de structures

Personnalisée
C’est le mode d’organisation le plus simple, généralement utilisé lorsqu’il y a peu de personnes qui travaillent car il facilite la réactivité et l’adaptabilité. Dans ce type de structures la direction a des contacts directs avec l’ensemble du personnel, les procédures, les méthodes de travail et les systèmes de communication sont peu formalisés et la coordination entre les individus se fait de manière automatique par ajustements mutuels. La compétence de chacun est relativement imprécise, il y a une certaine polyvalence dans la division du travail. Lorsqu’il y a un problème ou une décision à prendre cela relève généralement de la direction, c’est également le directeur qui répartit au coup par coup le travail entre les salariés. Les avantages de ce type de structure sont la flexibilité du travail (qui supprime la routine) et la motivation des salariés. Les inconvénients sont que l’ambiance et la bonne organisation du travail dépendent du manager, toute la structure reposant sur ses épaules. Cette structure est représentable par un diagramme en étoile, avec le manager au centre. Cette structure se rencontre dans les petites entreprises (commerce, artisanat) ou dans les unités opérationnelles de grands groupes (agence bancaire, magasin…).

Par fonction
Elle repose sur la notion de fonction, définie par Fayol et inspirée de l’organisation militaire : c’est un groupement de tâches homogènes et similaires du point de vue de leur finalité et de leur objet. Fayol avait distingué 6 grandes fonctions :
– Technique (tâches ayant pour but de produire, de transformer)
– Sécurité (tâches ayant pour but de protéger les biens et les personnes)
– Comptable (tâches ayant pour but de déterminer le prix et faire le bilan)
– Financière (tâches ayant pour but de trouver et gérer les capitaux pour l’entreprise)
– Commerciale (tâches ayant pour but d’acheter, vendre, échanger)
– Administrative (tâches ayant pour but d’organiser, administrer, gérer)
Selon Boris Evgrafoff, on peut définir 4 grands types de fonctions :
– Les fonctions qui sont liées à la direction de l’entreprise
– Les fonctions en relation avec le marché amont (acquisition des facteurs de production) : fonctions logistiques.
– Les fonctions de production (cœur de l’activité de l’entreprise)
– Les fonctions en relation avec le marché aval (fonctions de distribution)
La notion de fonction correspond donc à un découpage des processus de l’entreprise avec une logique de complémentarité entre les activités.

Caractéristiques de la structure 
Cette structure se caractérise par une unicité de commandement (chaque individu a 1 chef et 1 seul), une communication par voie hiérarchique (l’information circule principalement par la voie hiérarchique, que ce soit de haut en bas ou de bas en haut, de façon à s’assurer que l’ensemble des individus concernés soient bien informés).Parfois une communication transversale peut être organisée mais elle est généralement formalisée (sous forme de réunion, de liste de diffusion de notes de service…).Les ordres et les instructions de travail sont formalisés dans des procédures et la communication écrite est privilégiée (pour garder une trace).

Avantages et inconvénients
+ L’organisation est très claire, chacun connaît le rôle précis qu’il a à remplir, ce rôle est généralement formalisé dans des fiches de poste (= définitions de fonction).
– Relative lenteur de la communication (puisqu’elle doit passer par tous les niveaux hiérarchiques), cette structure n’est pas très flexible et convient bien lorsque l’activité de l’entreprise est relativement routinière ou lorsque l’environnement de l’entreprise est relativement stable (ex : industrie automobile)

Par division (structure divisionnelle)

La division est un découpage de l’entreprise qui repose sur son activité, il existe 3 types de division possible :
– Par produit (= par branche d’activité) : chaque division de l’entreprise aura en charge une catégorie ou une famille de produits dont elle s’occupera de A à Z : recherche, production, SAV… (ex : Shell France a organisé l’entreprise autour de 5 branches, cad de 5 familles de produits : exploration et production, gaz et électricité, produits pétroliers, chimie, énergies nouvelles)
– Par marché : chaque division sera chargée de gérer toutes les activités de l’entreprise sur son marché spécifique. La notion de marché correspond à une définition géographique (ex : Carrefour est organisé à partir de divisions qui correspondent aux implantations géographiques de l’entreprise : France, Espagne, Asie…)