Les fonctions d’un établissement scolaire 

Dans ce premier exercice, les personnes expriment correctement et fonctionnellement leurs besoins. Cela arrive rarement en réalité. Un travail de décodage (transformer l’organisationnel en fonctionnel en posant la question « pourquoi ? ») est nécessaire. De même, pour « l’expression des besoins d’informatisation », matériel ou logiciel, un filtre doit être appliqué (les demandes urgentes de microordinateurs portables par exemple), et une définition des priorités doit être demandée, si possible à la direction générale. A partir des entretiens suivants, il est demandé de : 1. Définir les fonctions de l’établissement en utilisant les verbes des déclarations, regrouper ces fonctions en domaines. Le tableau suivant peut être construit :  Fonctions élémentaires Domaine 2. Définir les partenaires. 3. Prendre un domaine et construire le modèle de communication (lister les messages). Vous aurez les autres à dessiner à la fin du livre dans le cadre des cas complets. De nombreux entretiens ont été conduits par des consultants dans l’établissement scolaire Sainte- Hildegarde dans le cadre d’une refonte complète du système d’information décidée par la nouvelle direction. Dans un premier temps, vous n’avez droit qu’aux maigres brouillons laissés après une étude sérieuse, dispendieuse et difficile au cours de laquelle une étude de l’existant a été longuement menée. Les différentes personnes rencontrées sont : ƒ le responsable de l’établissement, M. Troisplumes ; ƒ le responsable des études, M. Deuxplumes ; ƒ le responsable des stages, M. Plume ; ƒ un des 10 enseignants, M. Duvet ; ƒ une élève dans un couloir, Mlle Plomb. a) Compte rendu de l’entretien avec M. Troisplumes. M. Troisplumes est responsable des examens à Sainte-Hildegarde, de la bonne tenue des cours, des stages en entreprises et des contacts avec les anciens élèves. Ses besoins sont de tenir un annuaire des anciens élèves et de comparer le niveau des élèves par rapport à une moyenne nationale. b) Compte rendu de l’entretien avec M. Deuxplumes. M. Deuxplumes est responsable de la sélection des candidats à l’entrée de l’école, de la définition de l’enseignement de l’école et des réunions de professeurs. Ses besoins sont de suivre les cours de l’école, les enseignements, les notes données, les appréciations des élèves sur les enseignants, de définir les formations communes, les options, le nombre d’heures par option. c) Compte rendu de l’entretien avec M. Plume. M. Plume est responsable des stages à proposer aux élèves. Il démarche les entreprises et contacte les anciens élèves de l’école. Il propose les stages aux élèves. Ceux-ci sont suivis par des responsables de stage de l’entreprise et des enseignants qui assistent les élèves. Une déclaration de stage est envoyée à l’URSSAF. d) Compte rendu de l’entretien avec M. Duvet, enseignant Il prend contact avec le responsable des études pour définir ses horaires de cours. Il rédige ses examens et corrige les copies. Il envoie les notes au responsable des études. Ah oui, il donne des cours aussi.  

 Les fonctions des services généraux 

Dans ce deuxième exercice, la séparation entre l’organisation et le conceptuel n’est pas effectuée. Cela fait partie de l’exercice. Les étapes suivantes sont recommandées : 1. Définir les fonctions de l’établissement, regrouper ces fonctions en domaines. 2. Définir les partenaires. 3. Lister les messages et leurs informations et dessiner le modèle conceptuel de communication. M. Gommetcrayon est responsable des services généraux. Son service possède un stock de fournitures de bureau (papier, crayon…). Il approvisionne les différents services de la société, et, avec l’aide de ses deux assistants, Rondouillard et Rondecuir, il centralise et traite les demandes de fournitures des secrétaires de service. Les articles demandés donnent lieu à des livraisons immédiates ou bihebdomadaires qui ont lieu, en général, le 15e et le 31e jour du mois. Si les fournitures demandées sont considérées comme spéciales, s’il ne s’agit pas de fournitures d’utilisation courante (par exemple : téléphone, répondeur, lampe…), elles sont données aux services dès que possible, sans attendre les jours habituels de livraison. La demande donne lieu à un don de fournitures aux secrétariats des services demandeurs si les fournitures sont en stock. Sinon, les fournitures sont commandées aux fournisseurs. MM. Rondouillard et Rondecuir préviennent alors les secrétariats de la date prévue de distribution. En cas de réclamation d’un service sur la qualité d’une fourniture, un des assistants doit retrouver le lot fournisseur afin de vérifier sa conformité. M. Gommetcrayon est particulièrement attentif aux quantités demandées par les services. Il se réserve le droit d’avoir un regard sur les demandes des services et de les refuser pour limiter la consommation. Les miroirs, les limes à ongles et les Merise : 60 affaires classées 50 fournitures de la rentrée scolaire sont particulièrement surveillés. Chaque commande donne lieu à une vérification du budget alloué au service. Si le budget autorisé est dépassé, ou s’il le devient dans une prochaine commande, le responsable présente une requête de budget supplémentaire, afin d’obtenir une autorisation de dépassement de budget. Une commande de fournitures permet d’honorer les demandes des services et de réapprovisionner le stock jusqu’à son maximum. Pour chaque commande, M. Gommetcrayon choisit ses fournisseurs en fonction des conditions d’achat ou des tarifs proposés pour acheter aux meilleures conditions (prix unitaire de la fourniture et remises). En fin d’année, le stock des services généraux est inventorié par MM Rondouillard et Rondecuir pour fournir un état annuel du stock au service comptabilité. 3. Les fonctions d’une bibliothèque pour tous (exercice 6) A partir de la description suivante, il est demandé de : 1. Définir les fonctions conceptuelles de la bibliothèque en utilisant les verbes, et répondre à la question « pourquoi ? » si la fonction est de type organisé ; regrouper ces fonctions en domaines. 2. Définir les partenaires. 3. Prendre un domaine et construire le modèle de communication (partenaires et messages). Dans cet exercice, plusieurs regroupements des fonctions sont possibles. Le corrigé montre les conséquences de ces regroupements. Cet exercice concerne l’étude d’une bibliothèque, dont l’activité principale consiste à prêter des livres à des abonnés. Elle gère d’autres activités, comme l’achat de livres à des éditeurs ou la reliure chez des relieurs. La bibliothèque est subventionnée et les abonnés ne payent pas de cotisation. Heureux abonnés ! Les règles de fonctionnement sont les suivantes : Tous les abonnés sont acceptés et tous les livres empruntables. Les employés de la bibliothèque déterminent les numéros des livres que les abonnés souhaitent emprunter. Les livres disponibles sont remis aux abonnés dans la limite d’un nombre maximal de livres empruntables fixé à 5. La durée maximale du prêt dépend du titre emprunté. Lorsque cette durée est dépassée, une relance est effectuée auprès de l’abonné. Les livres neufs, issus des propositions des abonnés, éventuellement enrichis d’autres titres, sont commandés aux éditeurs. Les livres les plus usagés sont détruits, les réparables envoyés chez un relieur. Les commandes aux éditeurs et aux relieurs sont suivies, et une relance est effectuée dès que la date de livraison prévue est dépassée d’une semaine.