Structure de fonctionnement du fonds mondial
Dans ce devoir, nous allons nous contenter d’expliquer la structure de fonctionnement du FM liée à l’octroi de la subvention ainsi qu’à sa gestion au niveau du pays bénéficiaire.
Chacune des branches suivantes joue un rôle précis depuis l’octroi du financement jusqu’à la mise en œuvre du projet.
Le conseil d’administration: Les membres du Conseil d’administration sont: les représentants de gouvernements donateurs et récipiendaires, la société civile, le secteur privé, les fondations privées et les communautés en contact avec les personnes malades, voire les concernées.
Quant à ses fonctions, il s’agit d’assurer : la gouvernance de l’organisation, ainsi que la mise en place des stratégies et des politiques, la prise de décisions de financement et de l’élaboration des budgets. De plus, il est également chargé de la défense et la mobilisation des ressources nécessaires à l’organisation.
Le Secrétariat du Fonds Mondial: Le Secrétariat du Fonds Mondial a pour rôle principal de gérer le portefeuille de subventions. Dans ce sens, il lui incombe de présélectionner les propositions, d’émettre les ordres de décaissement en faveur des récipiendaires des subventions et de mettre en œuvre le financement desdites subventions en fonction des résultats. Du point de vue globale, le Secrétariat est chargé d’exécuter les politiques du Conseil d’administration ; de mobiliser des ressources ; de fournir une assistance stratégique, politique, financière, juridique et administrative ; et de superviser le suivi et l’évaluation.
L’audit
«Généralement, les définitions de l’audit données par les auteurs convergent vers une mission d’opinion : confiée à un professionnel indépendant (auditeur interne ou externe) ; utilisant une méthodologie spécifique ; justifiant un niveau de diligences acceptable par rapport à des normes». Objectif : Quant à son objectif, c’est le fait de permettre à l’auditeur d’exprimer une opinion selon laquelle les états financiers ont été établis, dans tous leurs aspects significatifs, conformément à un référentiel comptable identifié.
Raisons d’être : Les raisons d’être de l’audit comptable et financier sont : Cautionner la véracité des informations portées dans les Etats Financiers (fiabilité des informations financières).
Eviter la suspicion des destinataires des Etats Financiers (Ex : les actionnaires, les bailleurs etc.) Respecter l’obligation légale (cas commissariat aux comptes).
Démarche d’audit classique
La démarche suivie par l’auditeur pour effectuer sa mission comprend, en se référant notamment aux normes d’exercice professionnel relatives à l’audit cinq grandes étapes :
Première étape : acceptation de la mission Avant d’accepter une mission d’audit, l’auditeur doit effectuer une prise de connaissance générale du client. Cela est fait dans le but de vérifier certains facteurs décisifs pour l’acceptation de la mission : L’indépendance : si l’indépendance est compromise l’auditeur a le devoir de refuser la mission. L’indépendance doit être évaluée avant la mission et au moment de la reconduction.
L’incompatibilité : le commissaire aux comptes ne peut exercer son activité dans une entreprise incluant des membres de sa famille liés jusqu’au 4ème degré.
La réputation du client éventuel: pour cela, il faut apprécier l’existence éventuelle de conflit d’intérêt entre l’auditeur et les dirigeants de l’entité à auditer. Il faut également vérifier l’existence de collusion ou tout autre forme d’irrégularité dans les EF et tout autre information soumis à l’audit. Le contexte organisationnel du client : il faut s’assurer de l’existence du contrôle interne minimale, de la volonté du client de respecter les principes comptables, et de la collaboration du client tout au long du mandat.
Les ressources du cabinet : il faut tenir compte des compétences particulières et du facteur temps. Prise de contact avec le vérificateur sortant : c’est le code de déontologie qui l’impose, il faut savoir pour quelle raison l’auditeur sortant a arrêté d’auditer le client.
Il faut s’assurer également que la société a payé l’honoraire de l’auditeur sortant. Après avoir pris connaissance de l’entité, l’auditeur doit formuler les termes et les conditions de la mission dans une lettre de mission.
Deuxième étape : Orientation et planification de la mission L’auditeur doit planifier le travail d’audit pour que celui-ci soit réalisé de manière efficiente. Il comprend notamment les étapes suivantes : la prise de connaissance de l’entité et de son secteur d’activité (plus approfondie), l’évaluation des risques, la détermination du seuil de signification, l’élaboration d’un plan de mission.
Troisième étape : Appréciation interne du contrôle Le contrôle interne constitue la structure administrative de l’entreprise et tous les systèmes coordonnés que la direction met en place en vue d’assurer dans la mesure du possible : la conduite ordonnée et efficace de ses affaires.
Les principaux objectifs du contrôle interne sont : le respect des politiques de gestion ; la sauvegarde des actifs ; la prévention et la détection des fraudes et erreurs ; l’exactitude et l’exhaustivité des enregistrements comptables ; l’établissement en temps voulu d’informations comptables et financières fiables.
Caractéristiques des audits de projet financés par le Fonds Mondial
Objectifs et finalités : L’audit des états financiers des programmes de la subvention a pour objectif de permettre à l’auditeur de formuler en toute indépendance une opinion professionnelle sur les aspects suivants :
Si, au regard des règles et principes comptables, les états financiers établis par le récipiendaire principal (et les sous-récipiendaires) sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle de la situation financière du programme, ainsi que des fonds perçus et des dépenses à la fin de la période considérée dans les rapports ;
si les fonds de la subvention ont été dépensés conformément aux dispositions de l’accord de subvention, y compris au budget et au plan de travail approuvés, ainsi qu’à toute modification y afférente spécifiée dans des lettres de mise en œuvre ;
si les états financiers sont en phase avec les comptes du programme (journaux de compte) qui ont servi de base à leur préparation et qui reprennent les transactions financières relatives au programme, telles qu’enregistrées par les entités chargées de la mise en œuvre du programme ; si les états financiers sont en phase avec d’autres informations communiquées au Fonds Mondial, tels que les rapports de progrès (PU/DR) et les rapports financiers renforces (EFR).
La finalité de l’audit des subventions est d’aider le Fonds Mondial à la prise de décision de décaissement, ou de reconduction ou d’arrêt des subventions.
Les principes de l’audit de projet
Pour mieux appréhender la nécessité de la vérification des divers documents de base et outils d’audit de projet il est nécessaire de comprendre 3 notions de base qui caractérise tout audit de projet. Il s’agit de la notion d’: Economie
Au cours d’une mission d’audit de projet, l’auditeur vérifie particulièrement si la gestion du projet a été effectué en accord avec le principe d’économie. En d’autre terme, si la manière de dépenser le fonds octroyé est en accord avec les termes du contrat de subvention. C’est à dire si le fonds n’a pas fait l’objet de gaspillage. Cette vérification se fait par l’analyse des procédures de passation de marché mise en place (Vérification de l’existence et de l’application effective des procédures de passation de marché ; respect des seuils de passation de marché) ainsi que l’accord de subvention. Efficience : Par définition, il s’agit de l’optimisation des outils mise en œuvre pour parvenir à un résultat.
Dans le contexte d’audit de projet, l’efficience se mesure sous forme d’écart (écart budgétaire) entre les prévisions (Budget) et les réalisations (dépenses réalisées). D’où l’intérêt d’analyser les documents budgétaires ainsi que les rapports financiers (PTA/PTT). L’efficience est assurée lorsque l’écart budgétaire est nul ou moindre.
Efficacité : Par définition, l’efficacité qualifie la capacité d’une personne, d’un groupe ou d’un système de parvenir à ses fins, à ses objectifs. Être efficace revient à produire à l’échéance prévue les résultats escomptés et réaliser des objectifs fixés.
Dans le contexte d’audit de projet, il s’agit d’analyser les différents rapports financiers dans le but de déceler le degré d’atteinte des objectifs fixés. Cette analyse se fait par la vérification des divers indicateurs de performance contenue dans les rapports financiers. En ce qui concerne le bailleur Fonds Mondial, il y a 3 rapports à vérifier : Rapport de progression (PUDR), rapport financier consolidé (EFR), rapport envoyé par les SR aux PR.
Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I : CONTEXTE DE L’ETUDE
CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CABINET 3A ET LES PROJETS FINANCES PAR LE FONDS MONDIAL
Section 1 PRESENTATION DU GROUPE 3A et DU CABINET 3A
1.1 PRESENTATION DU GROUPE 3A
1.1.1 Généralité sur le groupe 3A
1.1.2 Les valeurs du Groupe
1.1.3 Les Associés du Groupe
1.1.4 Domaines spécifiques de compétences du Groupe
1.2 PRESENTATION DU CABINET 3A MADAGASCAR
1.2.1 Historique du cabinet 3A
1.2.2 Tableau 2 : FICHE SIGNALITIQUE DU CABINET 3A MADAGASCAR
1.2.3 ACTIVITES DU CABINET 3A MADAGASCAR
1.2.4 DESCRIPTION DU PERSONNEL DU CABINET 3A MADAGASCAR
Section 2 PRESENTATION DU FONDS MONDIAL
2.1 Généralité sur le Fonds Mondial
2.2 Principes du Fonds Mondial
2.3 Structure de fonctionnement du fonds mondial
Section 3 Présentation d’un projet financé par le Fonds Mondial
3.1 Contexte général
3.2 Tableau 5 : Résumé des objectifs et résultats escomptés du projet
3.3 Activités prévues
CHAPITRE II : LES PRINCIPES FONDAMENTAUX D’AUDIT DE PROJETS
Section 1 RAPPEL SUR L’AUDIT
1.1 Définition, objectifs et raison d’être de l’audit
1.1.1 Définition
1.1.2 Objectif
1.1.3 Raisons d’être
1.2 Démarche d’audit classique
1.2.1 Première étape : acceptation de la mission
1.2.2 Deuxième étape : Orientation et planification de la mission
1.2.3 Troisième étape : Appréciation du contrôle interne
1.2.4 Quatrième étape : Contrôle des comptes
1.2.5 Cinquième étape : Rapports et communications
Section 2 Caractéristiques des audits de projet financés par le Fonds Mondial
2.1 Objectifs et finalités
2.2 Directives d’audit des comptes annuels par le Fonds Mondial
Section 3 Méthodologie d’audit de projet
3.1 Les principes et documents de base de l’audit de projet
3.1.1 Les principes de l’audit de projet
3.1.2 Les documents de base et outils de l’audit de projet
3.2 Risques spécifiques à l’audit de projets
3.2.1 RISQUES INHERENTS
3.2.2 RISQUES DE NON CONTROLE
3.2.3 RISQUES DE NON DETECTION
3.3 Tableau 8 : Démarche spécifique d’audit de projet financé par le Fonds Mondial
Conclusion partielle première partie
PARTIE II : CADRE PRATIQUE DE L’AUDIT D’UN PROJET FINACE PAR LE
FONDS MONDIAL
CHAPITRE III : DEMARCHE DE L’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DU PROJET ADOPTEE PAR LE CABINET 3A MADAGASCAR : Cas audit de la subvention MDG-810-G13-T
Section 1 TRAVAUX PREPARATOIRES A LA MISE EN ŒUVRE
1.1 Définition de la mission
1.1.1 Nature de la mission
1.1.2 Etendue de l’audit
1.1.3 Points particuliers de l’audit
1.1.4 Les états financiers du projet et livrables
1.2 Orientation et planification des travaux
1.2.1 Prise de connaissance du projet audité
1.2.2 Evaluation des risques significatifs
1.2.3 Elaboration d’un plan de mission
Section 2 PHASE DE REALISATION
2.1 Appréciation du contrôle interne
2.1.1 Description des procédures et des outils appliqués par le cabinet
2.1.2 Résultats pour le projet
2.2 Examen des comptes
2.2.1 Vérification des charges (Achats/Fournisseurs)
2.2.2 Cycle trésorerie
2.2.3 Personnel
2.2.4 Immobilisations
2.2.5 Fonds reçus du FM :(subvention)
2.2.6 Compte des sous récipiendaires
Section 3 LA FINALISATION OU PHASE DE CONCLUSION
3.1 La finalisation
3.1.1 Le classement des dossiers de travail
3.1.2 La restitution et la validation
3.1.3 L’élaboration des rapports provisoire
3.2 Validation des rapports provisoires et rédaction des rapports définitifs
3.2.1 La réunion de clôture
3.2.2 Rédaction des rapports définitifs
CHAPITRE IV : PROPOSITION D’AMELIORATION DE LA DEMARCHE
Section 1 PROBLEMES RENCONTRES ET CONSEQUENCE
1.1 Problèmes liés au cabinet
1.1.1 Problème lié à la gestion des ressources du cabinet
1.1.2 Problèmes rencontrés durant la phase d’orientation et de planification
1.1.3 Problèmes rencontrés par les auditeurs inexpérimentés
1.1.4 Problèmes observés lors d’une mission récurrente
1.1.5 Problèmes observés lors de l’acquisition d’une nouvelle mission
1.2 Problèmes liés au projet
1.2.1 Complexité des formalités exigées par le bailleur
1.2.2 Manque de collaboration des personnes clés du projet
1.2.3 Manque de maîtrise des responsables du projet dans le domaine de la finance et comptabilité
1.2.4 Le temps de réalisation de la mission exigé par le bailleur est trop court par rapport au volume du travail demandé
1.2.5 Cumul de fonctions constatées chez certains responsables du projet
1.3 CONSEQUENCES DES PROBLEMES EVOQUES
1.3.1 L’équipe d’audit n’est pas au même niveau d’information
1.3.2 Perte de temps
1.3.3 Impossibilité de recrutement de nouveau personnel
1.3.4 Incertitude des intervenants sur les procédures à appliquer
1.3.5 Risque élevé d’apparition d’anomalies et d’omission
1.3.6 Difficulté dans l’acquisition des informations probantes
Section 2 PROPOSITION D’AMELIORATION DE LA DEMARCHE D’AUDIT DE PROJET
2.1 Proposition d’un mode opératoire d’audit de projet
2.1.1 Objectifs du mode opératoire
2.1.2 Présentation du mode opératoire
2.1.3 Les étapes de la mise en place du mode opératoire
2.1.4 Présentation des outils
2.2 Autres propositions
2.2.1 Changement de siège social
2.2.2 Recrutement des nouveaux auditeurs pour étoffer l’équipe :
2.2.3 Formation des auditeurs au cours du temps libre du cabinet
2.2.4 Briefing entre l’équipe d’auditeur sur les chantiers pour optimiser la qualité de travail de chacun
2.2.5 Meilleur classement des dossiers de travail après chaque audit pour faciliter leur utilisation en cas d’audit récurrent ou pour simple documentation
Section 3 FAISABILITE DES SOLUTIONS
3.1 Coûts et ressources
3.2 Temps
Conclusion partielle deuxième partie
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
