Pilotage du Budget Programme axé sur la performance

Les acteurs de la performance Par acteurs de la performance, on entend les responsables du pilotage, de la gestion et du suivi de la performance au niveau du programme. Il est à souligner que les acteurs dits « fonctionnels » sont également responsables de la performance mais exercent une fonction support dans la démarche de la performance. Sous l’autorité du ministre, la pyramide hiérarchique, au sens de la gestion en mode budget programme, comprend le responsable de programme, le responsable d’action, le responsable de l’unité administrative et le responsable d’activité.

Le responsable de programme

Le Ministre, en tant qu’ordonnateur principal du budget de son ministère, a la responsabilité de la bonne exécution des programmes et de la production du RAP dudit ministère. Pour des besoins opérationnels, il désigne un responsable pour la coordination des actions, des activités et des taches de chaque programme. Ce responsable, en l’occurrence le responsable de programme, joue un rôle de pilotage et de coordination de l’ensemble du programme. Au regard des exigences attendues du responsable de programme, il est nécessaire d’une part qu’il soit nommément désigné, et d’autre part, qu’il ait des compétences techniques avérées dans le champ d’intervention du programme. Par ailleurs, il est indispensable que le responsable de programme identifie au sein de son équipe des acteurs clés chargés de gérer les actions et les activités et ceci afin de mieux coordonner leur mise en œuvre. Concrètement, le responsable de programme est chargé notamment de : – Assurer la formulation du programme ; – Elaborer la stratégie du programme, ses objectifs, ses indicateurs de performance ; – Sélectionner et mettre en cohérence les actions du programme; – Veiller à l’adéquation des moyens aux résultats du programme ; – Appuyer la définition du cadre institutionnel de mise en œuvre du programme ; – Finaliser le programme pour son intégration dans le PPA ; – Préparer les différents rapports à produire dans le cadre du programme ; – Coordonner et animer le programme. Pour la coordination et l’animation du programme, le responsable de programme est tenu de : – Mettre en place un dispositif de pilotage stratégique et opérationnel ; – Préparer le protocole de gestion au niveau du programme ; – Identifier au sein de son équipe, des acteurs pour la coordination de certaines actions ou d’un ensemble d’activités ; – Coordonner la mise en œuvre et le suivi évaluation des actions, activités et tâches du programme ; – Collecter et traiter les données du programme pour la production des tableaux de bord ; – Produire les rapports de suivi et les RAP dans les aspects liés au programme. Selon ce nouveau mode de budgétisation, ce sont les responsables de programmes qui sont chargés de la programmation, de l’exécution et du suivi des objectifs et des réalisations, et à ce titre ils doivent être ordonnateurs (délégués) des budgets de leurs programmes.

Le Responsable d’action

Pour la coordination de chacune des actions du programme, le responsable de programme est assisté de responsables d’action. Ces derniers sont chargés de piloter les services et opérateurs tenus d’exécuter les activiés liées à la mise en œuvre de l’action et de collecter et traiter les données pour la production d’un rapport consolidé.

Le Responsable de l’unité administrative

Il existe plusieurs catégories d’unités administratives, mais au sens du présent manuel, on entend par unités administratives, les délégations régionales, départementales et les missions diplomatiques et consulaires. Les responsables de ces unités sont particuliers en ce qu’ils répondent des activités qui appartiennent à des programmes différents. A cet effet, ils sont tenus de produire des rapports d’activités consolidés pour l’ensemble des programmes de la structure dont ils dépendent. 

Le Responsable d’activité

Par responsable d’activité, on entend le responsable du service opérationnel porteur de l’activité dans le Budget programme. Ce responsable répond de ses résultats selon le cas devant le responsable d’action ou de l’unité administrative. Il est à signaler que la fonction de responsable d’activité est dissociée de la fonction de gestionnaire de crédit. Pour des raisons d’efficience, les crédits d’une activité peuvent être gérés par une tierce personne désignée discrétionnairement par l’ordonnateur principal ou secondaire. Le responsable d’activité doit veiller à : – Décliner les activités en tâches et en évaluer les coûts ; – Renseigner le planning de mise en œuvre de l’activité pour faciliter le suivi par le responsable de programme ; – Identifier les indicateurs de suivi de l’activité pour faciliter l’évaluation des progrès vers les résultats ; – Piloter la mise en œuvre de l’activité jusqu’à son terme ; – Produire toute information nécessaire aux rapports de mise en œuvre des programmes.