Qu’est ce que la comptabilité
La comptabilité est la façon dont votre entreprise enregistre, organise et comprend ses informations financières. Vous pouvez considérer la comptabilité comme une grosse machine dans laquelle vous insérez des informations financières brutes – registres de toutes vos transactions commerciales, taxes, projections, etc. – qui dégage ensuite une histoire facile à comprendre sur la situation financière de votre entreprise. La comptabilité vous indique si vous faites un profit ou non, quel est votre flux de trésorerie, quelle est la valeur actuelle des actifs et des passifs de votre entreprise et quelles parties de votre entreprise génèrent réellement de l’argent.
Le cycle comptable
La comptabilité commence au moment où vous saisissez une transaction commerciale (toute activité ou tout événement impliquant l’argent de votre entreprise) dans le grand livre de votre entreprise. L’enregistrement des transactions commerciales de cette manière fait partie de la comptabilité. Et la comptabilité est la première étape de ce que les comptables nomment le « cycle comptable »: un processus conçu pour intégrer des informations financières brutes et produire des rapports financiers précis et cohérents. Le cycle comptable comporte six étapes principales:
- Analyser et enregistrer les transactions (consultation des factures, relevés bancaires, etc.)
- Enregistrer les transactions dans le grand livre (selon les règles de la comptabilité en partie double).
- Préparez une balance de vérification non ajustée (cela implique de répertorier tous les comptes de votre entreprise et de déterminer leurs soldes)
- Préparer les écritures d’ajustement à la fin de la période
- Préparer une balance de vérification ajustée
- Préparer les états financiers
La plupart de ces règles et processus sont automatisés par un logiciel de comptabilité, nous allons donc sauter les détails granuleux du cycle comptable et parler du produit final: les états financiers.
États financiers
Les états financiers sont des rapports qui résument la situation financière de votre entreprise. Il existe trois principaux types d’états financiers: le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. Ensemble, ils vous indiquent où se trouve l’argent de votre entreprise et comment il y est parvenu. Disons que vous êtes un instructeur de surf indépendant qui facture ses clients pour des cours de surf. Les états financiers peuvent vous indiquer quels sont vos mois les plus rentables, combien d’argent vous avez dépensé en fournitures et quelle est la valeur totale de votre entreprise. Les états financiers peuvent être générés assez facilement à l’aide d’un logiciel de comptabilité, ou vous pouvez demander à un comptable de le faire pour vous.
Principes comptables généralement reconnus (PCGR)
Chaque entreprise est différente, mais pour faire des comparaisons financières précises entre les entreprises, nous avons besoin d’un langage commun pour décrire chacune d’elles. C’est ce que sont les principes comptables généralement reconnus (PCGR): une série de normes et de procédures que les comptables de toutes les entreprises doivent respecter lors de la préparation des états financiers. Les PCGR sont établis par un organisme non gouvernemental appelé le Financial Accounting Standards Board, et aucune loi ne les applique, mais la plupart des prêteurs et partenaires commerciaux aux États-Unis exigeront que vous adhériez aux PCGR (si vous êtes au Canada, vous utiliser un système différent appelé Normes internationales d’information financière ou IFRS.)
Les différents types de comptabilité
- Comptabilité financière : Chaque année, votre entreprise générera des états financiers que des personnes extérieures à votre entreprise (investisseurs, prêteurs, agences gouvernementales, auditeurs, acheteurs potentiels, etc.) pourront utiliser pour en savoir plus sur la santé financière de votre entreprise. La préparation des états financiers annuels de l’entreprise de cette manière s’appelle la comptabilité financière.
- Comptabilité de gestion : La comptabilité de gestion est similaire à la comptabilité financière, à deux exceptions importantes près:
– Les états produits par la comptabilité de gestion sont à usage interne uniquement.
– Ils sont générés beaucoup plus fréquemment, souvent sur une base trimestrielle ou mensuelle.
- Comptabilité fiscale : Lorsque votre comptable vous fournit des recommandations sur la façon de tirer le meilleur parti de votre déclaration de revenus, c’est la comptabilité fiscale. La comptabilité fiscale est réglementée par l’Internal Revenue Service (IRS), et l’IRS exige légalement que votre comptabilité fiscale adhère à l’Internal Revenue Code (IRC). La comptabilité fiscale consiste à s’assurer que vous ne payez pas plus d’impôt que ce que l’IRS vous oblige légalement.
- Comptabilité analytique : Vous faites une comptabilité analytique chaque fois que vous essayez de déterminer comment augmenter votre marge ou si vous décidez si l’augmentation des prix est une bonne idée. La comptabilité analytique consiste à analyser tous les coûts associés à la production d’un extrant (qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service physique) afin de prendre de meilleures décisions concernant les prix, les dépenses et les stocks. La comptabilité analytique alimente la comptabilité de gestion, car les gestionnaires utilisent les rapports de comptabilité analytique pour prendre de meilleures décisions commerciales, et elle alimente également la comptabilité financière, car les données de calcul des coûts sont souvent nécessaires lors de la compilation d’un bilan.
- Comptabilité crédit : La comptabilité de crédit consiste à analyser toutes les factures et les passifs impayés d’une entreprise et à s’assurer que la trésorerie de l’entreprise n’est pas constamment liée à leur paiement. La comptabilité de crédit peut être l’un des types de comptabilité les plus difficiles à bien faire.
Pourquoi la comptabilité est importante pour votre petite entreprise
- La comptabilité vous aide à planifier votre croissance : Chaque grand voyage commence par une feuille de route. Lorsque vous planifiez la croissance de votre entreprise, il est essentiel de fixer des objectifs. À quoi devraient ressembler vos bénéfices dans un an? Et dans cinq ans? Les états financiers vous permettent d’évaluer correctement la vitesse de développement de votre entreprise. Sans états financiers précis, il peut être tentant de se rabattre sur des mesures simples comme la «croissance des ventes», qui ne vous donnent pas une image financière complète.
- La comptabilité est essentielle pour obtenir un prêt : Des états financiers à jour montrent où se situe votre entreprise. Ils sont essentiels si vous souhaitez financer votre petite entreprise avec un prêt. Vous avez besoin de comptabilité pour attirer des investisseurs ou vendre votre entreprise. Les investisseurs ou acheteurs potentiels s’attendront à des registres comptables qui prouvent que votre entreprise est rentable et en voie de croissance. Ces enregistrements doivent être fournis par un CPA.
- La comptabilité vous aide à être payé : Lorsqu’un client vous doit de l’argent, il apparaît sous la rubrique Comptes Clients (RA) sur votre bilan. Ceci est soit préparé par un logiciel de comptabilité ou votre comptable. Le bilan vous indique la part de votre AR que vous avez déjà empochée au cours du mois et celle qui reste impayée. En vous référant à votre bilan, vous pouvez suivre l’efficacité de la collecte des paiements. Ensuite, vous pouvez mettre en place des processus – des délais de paiement plus stricts ou un meilleur suivi auprès des clients – pour vous assurer de mettre la main sur l’argent que vous avez gagné lorsque vous en avez besoin.
- La comptabilité vous aide à payer le bon montant d’impôts : Si vous ne payez pas votre facture fiscale complète, l’IRS vous infligera une amende. Mais ils ne vous donneront pas une étoile d’or pour trop payer. Vous pouvez dire que vous payez trop d’impôts si votre entreprise reçoit constamment d’importants remboursements d’impôt. Les remboursements résultent souvent de paiement d’impôts trimestriels mal calculés. Pour calculer avec précision les paiements d’impôt trimestriels estimés, vous devez prévoir votre revenu. Il est presque impossible de le faire sans des registres financiers précis produits grâce à une comptabilité précise.
Ce que fait un comptable
Un comptable qualifié vous fera gagner du temps en vous communiquant la situation financière de votre entreprise sans jargon tout en anticipant vos besoins financiers. Il peut également vous fournir des connaissances et des informations qui sont tout simplement inaccessibles aux non-comptables. Des choses comme les déductions fiscales pour lesquelles vous ne saviez même pas que vous étiez admissible, les règles fiscales que vous ne saviez pas que vous enfreigniez et les meilleures pratiques adoptées lorsque vous travaillez pour d’autres entreprises de votre secteur.
Si ce sont des choses dont votre entreprise peut bénéficier dès maintenant, il est peut-être temps d’embaucher un comptable.
