Cours secrétariat

Quelques définitions secrétariat de direction :
1ère « l’entreprise est l’agent économique dont la fonction principale est la production de biens et services destinés à être vendus sur un marché »
2ème « l’entreprise est un corps social ayant une fin économique : la production »
3ème « l’entreprise est une affaire commerciale ou industrielle dirigée par une personne physique ou morale privée, unité économique de production »
4ème « une entreprise est une organisation qui met en œuvre différents moyens, appelés facteurs de production, de façon optimale pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés pour la production ou la commercialisation de biens ou de services »

La prise de notes s’effectue à deux moments : à partir de ce qui est vu ou entendu (cours, conférences) ou à partir de recherches personnelles (lectures).
Dans le premier cas, il faut à la fois écouter, regarder, pour comprendre et noter pour se rappeler ce que l’on a compris. On est donc rapidement perdu à vouloir tout prendre. (Une personne prononce en moyenne 150 mots minute et ne peut en écrire que 20 à 40).

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Evaluation réaliste de la durée d’exécution des activités :
Il est essentiel d’évaluer la durée prévisible des actions à entreprendre pour leur affecter un «budget temps». Ceci permet d’avoir une vision plus claire pour les planifier. Mais, il faut demeurer réaliste en ce qui concerne l’emploi du temps : mieux vaux s’en tenir à quelques tâches que d’avoir une liste impressionnante de tâches à faire et de n’en réaliser qu’une partie.
Il est préférable de surévaluer le temps dont pense avoir besoin pour réaliser une tâche. Cette façon de fonctionner permet de respecter les échéanciers. Il est, même, conseillé de planifier sa journée de façon à conserver du temps libre. De cette façon, on risque moins de se retrouver coincé entre un travail à remettre immédiatement et une urgence de dernière minute.

Savoir prendre des notes est primordiale, particulièrement pour une secrétaire : au téléphone, à l’accueil, au courrier (dictée d’un supérieur en situation de face à face ou au dictaphone)… Bref, dans toutes les situations courantes.
Pour noter l’essentiel d’un message, il faut utiliser :
‡ La sténographie : système d’écriture rapide de la parole à l’aide de signes ;
‡ L’écriture abrégée : fondée principalement sur l’utilisation des lettres de l’alphabet ;
‡ Les symboles et les abréviations et la suppression des articles (le, la..), des adjectifs démonstratifs (ce, cette…) et possessifs (ma, son…).
Vous pouvez toujours créer et utiliser vos propres abréviations mais dans tous les cas, il faut savoir se relire.
Pour cela, il est indispensable de ne pas chercher à tout prendre en notes, de bien comprendre ce qui vous est dicté, ce qui implique une bonne concentration de votre part.

A retenir :
1. Ecouter ou lire sans prendre des notes (surtout s’il s’agit de matières nouvelles ou complexes) ne favorise pas l’activité de l’esprit, donc ni l’assimilation, ni la compréhension, ni la mémoire. C’est parce qu’elle font travailler l’esprit que « les notes servent même si on ne s’en sert pas ». L’esprit se souvient de son travail d’abord.
2. Bien prendre des notes, c’est toujours se tenir entre le trop et le trop peu. Le trop qui noie l’esprit, et réduit son fonctionnement à une activité mécanique médiocre. Le trop peu, qui ne lui permet guère de fixer son attention. Bien noter, c’est trier : c’est noter l’essentiel du sens.
3. Bien prendre des notes suppose toujours de se fixer un but préalable. Ce but est la boussole qui permet à l’esprit de se diriger, donc de trier efficacement. Des notes sans but ne sont pas des bonnes notes.
4. La prise de notes peut viser en dominante :
‡ Soit la restitution objective et fidèle de ce qui a été vu, lu ou entendu.
‡ Soit mes propres réactions à cette perception.
‡ Soit, enfin une certaine proposition des deux.