Cours secrétariat de direction gratuit (Microsoft Access)

Introduction :

Le numéro un du marché dans le domaine des bases de données pour la micro-informatique est ACCESS de Microsoft. C’est une base de données extrêmement simple à utiliser et proposant malgré tout l’ensemble des outils indispensables pour l’utilisation professionnel. La première partie du présent chapitre reflète les notions de base sur les bases de données. La seconde partie suivra les particularités du logiciel pour expliquer comment on utilise une base de données. Les éléments fondamentaux sont en fait les mêmes quand on travail avec les logiciels de ce type. Les explications fournis peuvent être considérées comme une introduction générale au sujet.

Notions de bases de données

Généralités sur les Bases de données

Qu’est ce qu’une donnée ?

C’est une information provenant de l’environnement qui va être traitée.

Qu’est ce qu’un objet ?

Un objet ou une entité est un ensemble structuré qui regroupe en lui tous les éléments dont il a besoin.

Définition d’une base de données

Une base de données est un ensemble d’informations structurées et non redondantes, stockées dans un support physique.
En fait, c’est une collection d’informations, de même nature, rangées dans un fichier de données. Elle est constituée d’enregistrements ; ceux-ci sont constitués sur des champs. Les champs sont, en général, disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.

Exemples de bases de données

  • Vous connaissez ces films où le détective est assis devant le PC de la brigade de police, cherchant quelque chose de temps en temps au clavier, secoue la tête, tape encore… Il lève enfin la tête en criant victoire ; le PC vient de lui livré l’escroc qui figurait dans sa base de données (1,86m, cheveux frisés blond, yeux verts, une cicatrice sur la joue gauche…) et les données souhaitées à son propos (Charles, dit le blondin, condamné à deux reprises pour vol à main armée…)
  • Supposons maintenant que vous téléphoniez à votre opérateur du téléphone mobile, une voix agréable vous répond par votre nom et vous vous apercevez qu’elle en sait davantage sur vous. Elle peut même, sur votre demande et après avoir effectué une saisie au clavier, vous communiquer les informations sur vous communications (Le numéro appelé, la durée, le montant…)
  • Considérant maintenant le vieux carnet d’adresses, qui se remplit d’année en année de surcharges et de feuillets supplémentaires, ceux-ci manquant souvent au moment précis ou l’on a besoin d’eux ?
  • Il y’ a aussi les recettes de cuisine, de cocktails que vous aviez toujours voulu rassembler.
  • Que diriez-vous de dresser une liste de vous CD et de vos cassettes vidéo et de noter à qui vous les avez prêtés ?
  • Ou encore la liste de tous les anniversaires que vous ne devez pas manquer de souhaiter à vos parents, amis et connaissances.

Bref, les exemples ne manquent pas, d’ailleurs tout ce que d’habitude vous inscrivez dans un carnet ou dans un fichier, ce que vous épinglez sur le mur de votre chambre pour ne pas l’oublier, mérite d’entrer dans une base de données personnelles.

Systèmes de gestion de base de données : S.G.B.D

Définition

Un S.G.B.D est un ensemble de fonctions permettant l’exploitation de bases de données : la description, la manipulation, le stockage, la sécurité et l’intégrité des données.

Systèmes de Gestion de Base de Données Relationnelles : S.G.B.D.R

Un S.G.B.D.R est un S.G.B.D où les données peuvent être mises en rapport les unes avec les autres.

Structure d’une base de données

Une base de données est constituée d’enregistrements. Ceux-ci sont construits sur des champs. Une liste de clients (le nom et l’adresse) ainsi que la liste des produits (référence, désignation, Prix unitaire de vente, prix d’achat, quantité en stock…), des commandes (Numéro de la commande, la date de la commande, les produits commandés) et la liste des fournisseurs (la raison sociale, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax…) constituent, par exemple, une base de données. Le nom et l’adresse sont deux champs et chacun des clients constitue un enregistrement. L’ensemble des enregistrements est désigné par le nom «  »TABLE« . Les champs sont disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.

La table

La table est le support physique de l’information. C’est un regroupement d’informations sur un sujet précis comme une liste de publipostage.

Les Champs :

Un champ est une catégorie précise d’information dans une table.

Les enregistrements :

Un enregistrement est un regroupement d’informations sur une personne, un lieu ou tout autre chose dans une table.

La Clé

Chaque table contient au moins un champ qui permet d’identifier l’enregistrement, ce champ est appelé « IDENTIFIANT » ou « CLE » de la table.
Un identifiant ne peut pas prendre deux valeurs identiques. Par exemple, si une personne est identifiée par son Nom et son Prénom alors on ne doit pas avoir, dans la même table, deux enregistrements de même noms et de même prénoms.

  • Clé primaire : c’est le plus petit sous-ensemble de champs permettant d’identifier chacun des enregistrements.
  • Clé étrangère: c’est un champ issu de la migration de la clé primaire d’une autre table.

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