CAHIER DE PROCEDURES COMPTABLES ET ADMINISTRATIVES

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

INTRODUCTION

L a loi impose aux associations de conserver un certain nombre de documents. Ces documents archivés peuvent vous permettre d’ailleurs de faire la preuve de vos droits ou d’établir le contenu d’une obligation à votre charge. Mais la masse des documents administratifs, juridiques et comptables est telle que vous vous interrogez peut-être sur l’opportunité d’un grand nettoyage…
1) Les documents comptables Certains documents comptables sont à éditer mensuellement ou trimestriellement : Grand livre, journaux, balances D’autres annuellement : Bilan, compte de résultat, annexes. Ces documents sont à classer par date et catégorie dans un classeur (si vous avez la possibilité de les relier, c’est plus pratique pour le classement).

CLASSEMENT

Les pièces comptables

Les factures fournisseurs : Elles doivent être classées avec le bon de commande et de livraison qui s’y rapporte, dans un classeur fournisseurs, par n° de pièce (le n° de pièce le plus récent dessus). Factures clients (mise à disposition du personnel, location de salles etc.…) : Elles doivent être classées avec le bon de commande qui s’y rapporte, dans un classeur clients, par n° de pièce (le n° de pièce le plus récent dessus). Contrats de prêts, d’assurance et leasing : Ils sont à classer par catégorie dans un classeur ou dans un dossier (suspendu).

Investissements

Les contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers et les factures qui s’y rapportent sont à classer dans un classeur immobilisation, le n° de pièce le plus récent dessus. Une copie de ces documents est à mettre dans le classeur fournisseurs (ou client s’il y a vente).

Documents bancaires

: Les pièces seront classées dans un classeur par mois, l’enregistrement le plus récent au dessus : relevés bancaires, rapprochements et extraits du compte banque ayant permis la vérification.

Documents concernant le personnel 

Les dossiers du personnel : Contenu : Ils doivent contenir le contrat de travail, les avenants, la fiche de poste, la déclaration unique d’embauche, toute la correspondance avec le salarié, les copies de diplôme et CV, tous les documents relatifs à la formation, les différentes attestations et certificats, le solde de tout compte, etc.…Attention, selon les dispositions de la convention collective, les courriers d’avertissement, de sanction (mise à pied,…), ne doivent pas rester dans les dossiers du personnel plus d’un an. Les dossiers du personnel encore présent dans le centre doivent être rangés dans une armoire fermée à clés et rangés par ordre alphabétique. Les dossiers du personnel ne faisant plus partie du centre doivent être rangés dans une armoire fermée à clés et rangés par ordre alphabétique dans des boites d’archives classées par année. Les bulletins de salaires : Ils sont à classer par ordre alphabétique en séparant permanents et vacataires et par mois dans un classeur annuel. Les documents relatifs aux charges sociales sont à ranger dans un classeur annuel par organisme social et le document le plus récent au dessus.

Documents sociaux 

L es statuts, pièces modificatives, procès verbaux des CA, rapports du commissaire aux comptes et conseil d’administration, procès verbaux des assemblées, feuilles de présence aux assemblées et pouvoirs doivent être rangés ensembles dans un classeur avec intercalaires, toujours en classant au dessus le document le plus récent.