Cours changement de comportement et de mentalité, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

Installation d’un réseau téléphone fixe dans tous les bureaux

L’installation d’un téléphone fixe dans tous les bureaux peut résoudre quelques problèmes notamment la perte de temps pour le déplacement de bureau à bureau, un employé gagne beaucoup plus de temps pour mieux se concentrer au travail. Ce téléphone réduit aussi l’absentéisme car on pourra contrôler et suivre l’assiduité des employés en les téléphonant tous les matins, on saura s’ils sont au bureau ou non. Pour le souci de la consommation abusive qui augmente la facture, on pourra faire passer au standard tous les appels vers l’extérieur.

Fixation d’un calendrier de réunion d’équipe périodique

Comme la communication au niveau de la direction n’est pas tout à fait fiable, il faut chercher des moyens pour que tout le monde soit en contact et soit tous au courant des activités de la direction, pour que l’esprit d’équipe règne aussi entre employés. Nous pensons que la fixation d’un calendrier de réunion d’équipe une fois par semaine, sera une solution. A cette réunion, devant tout le monde, les employés de la direction peuvent un à un présenter son rapport d’activité hebdomadaire, des travaux qu’il a réalisés (comment) et de ce qu’il n’arrive pas à effectuer (pour quelles raisons ?). Il peut exposer devant tous son problème, la solution qu’il propose et enfin son programme pour la semaine à venir. Cette réunion permet au Directeur de regrouper les problèmes de la direction, permet aussi de faire un suivi des travaux de tous les employés et de prendre les mesures appropriées.

Nouvelle gestion des ressources matérielles

La gestion des ressources matérielles se présente désormais comme la technique de contrôle et de gestion des flux de matières et marchandises s’écoulant depuis les sources d’approvisionnement jusqu’aux points de consommation. Plusieurs méthodes sont possibles pour assurer le contrôle et la bonne gestion des ressources matérielles de la Direction des Systèmes d’Information. Nous allons recommander quelques unes:
– la vérification de la conformité des fournitures et consommables, des pièces de véhicules achetées par le responsable de la logistique et de stock avec les fournisseurs au moment de l’achat et les réparations effectuées sur chaque véhicule,
-l’établissement d’une fiche technique de suivi incluant tous travaux ou entretiens effectués par véhicule,
-l’établissement de devis de travaux ou réparation à faire sur chaque véhicule en collaboration avec le comptable et le chauffeur,
-l’assurance de l’approvisionnement et suivi des consommations des carburants et lubrifiants de chaque véhicule en collaboration avec le comptable et,
-de prendre une mesure stricte pour le bon remplissage et émargement du carnet de bord par les utilisateurs et le chauffeur.
En application du principe de prudence du Plan Comptable General 2005, la direction doit tenir compte et comptabiliser l’amortissement de tous ces immobilisations amortissables, apprécier raisonnablement des faits dans des conditions d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever leurs matériels. Ces matériels ne doivent pas être surévalués ou sous-valuésé.

Avance de la demande d’approvisionnement de compte

Connaissant la complexité de la procédure de l’Unio Européenne, nous proposons d’avancer la demande d’approvisionnement et de faire un suivi des dossiers jusqu’à la Délégation pour ne pas tarder le commencement des activités du Protocole Spécifique. Nous conseillons aussi le projet financé par le Projet de Soutien au Développement Rural (PSDR) d’avancer sa demande de réapprovisionnement de comptes pour éviter tout retard d’activités.

Traitement de salaire suivant le code de travail

Le Protocole Spécifique et le projet financé par PSDR doivent changer leur traitement de salaire du personnel, nous conseillons à la direction d’établir un bulletin de paie pour chaque personnel. Elle tient le double signé de ce bulletin de paie au moment de paiement. On établit encore l’état habituel mais il ne sera emmargé que par le comptable et le Régisseur pour approbation de paiement, Cet état et le double de bulletin de paie signé par le salarié et le Régisseur serviront pour la direction comme pièces justificatives exhaustives de paiement de salaire avec la photocopie des chèques au nom du bénéficiaire.

Utilisation d’un nouveau logiciel comptable

L’organisation de la comptabilité au moyen d’un autre logiciel comptable permet de satisfaire les exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière (sauvegarde des données, existence du chemin de révision,…) et de restituer sur papier sous une forme directement intelligible toute donnée entrée dans le système de traitement. L’identification des documents informatiques est obtenue par une numérotation des pages et des écritures et par une datation des documents générés par le système te offrant toute garantie en matière de preuve, et par l’utilisation de logiciels de comptabilité interdisant la modification ou l’annulation des opérations validées.
Sans laisser le logiciel « REGIE », l’utilisation du nouveau comptable est indispensable pour la direction. Avec ce logiciel, il faudra créer de nouveaux plans de comptes : général, analytique et de tiers suivant les normes du Plan Comptable Général. En suivant le PCG 2005, la direction pourra avoir une bonne gestion de ces immobilisations et de ces stocks. Nous proposons aussi la comptabilisation de l’amortissement pour que le Protocole Spécifique puisse avoir une information fiable, intelligible et pertinente.
Pour le projet financé par PSDR, l’utilisation d’un logiciel comptable est incontournable si on pense vraiment à résoudre tous ces problèmes rapidement. En utilisant le système centralisateur d’un nouveau logiciel comptable, le projet pourra classer et conserver les pièces justificatives dans des classeurs séparé comme les journaux auxiliaires du système. Il pourra aussi tirer profit du système de rapprochement bancaire automatique ainsi que sa gestion d’immobilisation (comptabilisation des amortissements) de ce logiciel.

Révision budgétaire

Le Régisseur doit être en mesure d’élaborer les budgets du Protocole Spécifique. Cependant, pour la direction, la participation des responsables d’activités (Chef de Service, Chef de division,…), et comptable est indispensable selon leur responsabilité respective afin d’obtenir des prévisions plus réalistes et objectives. Mais la conception de budget avec les propositions des responsables concernés n’est plus possible que pour l’année à venir, la seule solution pour la direction est de faire une révision budgétaire qui nécessite l’accord de la Délégation de l’Union Européenne et doit faire l’objet d’un avenant.

Etablissement de procédure comptable

Nous conseillons à la Direction des Systèmes d’Information d’établir une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable qui sera établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement de l’information comptable. Cette procédure comptable décrit particulièrement l’organisation comptable de la direction, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Elle comprend notamment les informations ayant trait :
-à l’organisation générale de la direction,
-à l’organisation comptable de la direction qui com porte les intitulés et l’objet des documents utilisés pour le traitement des informations et les modalités de liaison entre ces documents et les pièces justificatives y afférentes,
-au plan des comptes et à la description du contenu des comptes et un guide des imputations comptables,
-à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations,
-au système de classement et d’archivage,
-aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables,
-au modèle retenu de présentation des états financiers,
-au guide de justification des comptes et des travaux d’inventaire avec des modèles de rapprochement et d’états de justification pour les travaux récurrents,
-au modèle d’instructions d’inventaire,
-à l’organisation des travaux d’élaboration et de présentation des états financiers.

Révision de l’organisation et contrôle

La bonne organisation et contrôle comptables visent à guider la direction pour la mise en place d’une organisation adéquate couvrant toutes les fonctions pour que leurs états financiers répondent aux objectifs et caractéristiques qui leur sont assignés. L’organisation comptable est une composante de base de l’organisation générale de la direction dans la mesure où elle va permettre de saisir et de mesurer l’ensemble de ses éléments en vue de les refléter et de les maîtriser.
Nous pensons que le système comptable de la Direction des Systèmes d’Information doit être organisé de manière efficace pour produire une information financière fiable. Nous conseillons aussi la direction de mettre en place un système de contrôle interne efficace dont l’une des composantes est constituée par la bonne organisation et la tenue de la comptabilité financière. De tels systèmes ont pour objectifs de promouvoir l’efficience et l’efficacité, protéger les actifs, garantir la fiabilité de l’information financière et d’assurer la conformité aux normes comptables du PCG 2005.

Recrutement du personnel

C’est vrai que la direction compte une soixantaine d’employés aujourd’hui, et leur motivation pourra résoudre beaucoup des problèmes. Mais malgré leur motivation, la moyenne d’âge des employés de la direction tend vers la cinquantaine, et c’est difficile pour eux d’accepter la rénovation et passage incontournable de la nouvelle technologie de l’information et de la communication. Nous conseillons la direction d’accroître le nombre des personnes ainsi familiarisées à la comptabilité (un gestionnaire ou comptable), à l’informatique et à la statistique (un statisticien ) qui permet donc de résoudre beaucoup de problèmes de la direction.