CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SERVICE ACHAT

Analyse des systèmes d’évaluation 

 Manque de définition des indicateurs portant sur l’activité du service 

La définition des indicateurs efficace est importante pour permettre l’évaluation d’une organisation comme un service. Cette définition conditionne la mesurabilité ou l’évaluation des performances au niveau d’une organisation : dans la plupart des cas, les indicateurs sont chiffrables ou non chiffrables selon les cas La non définition des indicateurs au niveau du service achat peut être dû au manque d’exploitation des informations au niveau du service. Mais il peut aussi arriver que les responsables n’aient pas tenu compte de l’importance de l’évaluation du service 58 L’absence des indicateurs d’évaluation fait que les informations ou les outils de prise de décisions ne sont pas assez garnies pour juger l’efficacité du service 

 Faiblesse des rapports d’évaluation du service

 La Direction doit pouvoir évaluer chaque service pour analyser, diagnostiquer sur l’ensemble du fonctionnement des services qui effectue les opérations au niveau de l’entreprise La faiblesse des rapports ne peut pas donc permettre de piloter ou de diriger efficacement les fonctions Pour les dirigeants l’insuffisance des rapports qui leur sont présentés constitue des lacunes puisqu’ils n’ont pas d’aperçu sur la vraie évolution ou les régressions pouvant se présenter dans ce contexte. Ils ne seront donc pas incités à prendre des mesures ou des actions correctives ou de redressement. Pour le personnel l’absence de rapport constitue le manque de communication envers la direction L’analyse du contrôle existant nous a permis de voir les difficultés de contrôle au niveau de l’achat de la société Kraomita malagasy ; on a pu constater les difficultés d’application des mesures de contrôles ainsi que la précarité ou l’inadaptabilité des moyens que l’on utilise pour établir une base de contrôle. Enfin la dernière section de ce chapitre nous a montré les lacunes pour l’évaluation de la fonction 59 Conclusion Nous avons pu réunir dans cette partie les problèmes au niveau du service achat et les difficultés qu’il rencontre. Ils constituent des facteurs de blocages qui nuisent au bon fonctionnement du service. Ces problèmes sont relatifs à une mauvaise organisation du service en d’autre terme à des manques de directive et de coordination des ressources humaines et d’une manque d’efficacité du matériel existant. On a pu constater aussi que les problèmes sont dus à des disfonctionnements et à des manques de cohésion au niveau des éléments qui constituent le système d’information. Enfin notre analyse nous montré l’insuffisance de contrôle appliqué à la fonction achat ce qui diminue d’autant les mesures de sécurité et d’évaluation de la fonction

Recommandation pour l’amélioration du centre décisionnel 

 Améliorer le pouvoir de décision au dans les niveaux hiérarchiques 

Pour rendre actif le service achat, il faut tenir compte des valeurs que l’on accorde aux membres du service. Il faut donc donner aux personnes une liberté de prise de décision et un minimum de responsabilité. Il faut revoir les possibilités offertes aux membres du personnel du service achat c’est-à-dire permettre aux agents de prendre quelques initiatives convenables pour mieux gérer ses attributions. Le cas le plus évident, pour servir d’exemple est la prise de décision lors de l’achat ; En effet, les responsables au niveau du service achat doit prendre une initiative pour choisir le matériel le plus efficace le plus durable, et le plus efficace en comparant les marques puisque les demandeurs n’ont pas toujours la possibilité de voir les matériels de leurs propres yeux. On peut aussi procéder par une délégation de pouvoir entre les responsables hiérarchiques de chaque niveau afin de rendre plus fluide l’organisation. 62 Le principe de la délégation consiste à décharger les responsables de haut niveau, des tâches qui seront jugées encombrant. Ils seront donc dans la possibilité de faire d’autre chose jugée plus importante. Il sera donc question de motiver le délégataire en le responsabilisant. Le principe de délégation doit être adapté au délégataire à cet effet les responsabilités qui lui sont confiées seront de sa capacité. Au niveau de la hiérarchie on peut penser que pour un montant déterminer, l’approbation des Dossiers s’effectue au niveau de deux directeurs 

 Faciliter la résolution des problèmes au niveau du service 

La résolution des problèmes au niveau d’un service requiert la prise de décision efficace ainsi qu’un haut niveau de conscience professionnelle des membres actifs du service. Pour faciliter la résolution des problèmes au niveau du service on proposera les recommandations suivantes : – Etablir un suivi et une supervision permanente par les responsables Les responsables hiérarchiques doivent pouvoir accompagner les membres du service dans le cas où on ne trouve pas de solution à un problème persistant. Il pourra ainsi faciliter sa résolution en apportant son aide, son expérience et ses connaissances et prendre par la suite des mesures appropriées. Mais le contrôle par le responsable hiérarchique ne pourra pas être évident en cas de manque de communication. – Sensibiliser les personnes à la conscience professionnelle La conscience professionnelle s’acquiert par l’influence de son environnement. Il faut donc que le bon exemple vienne des personnes hiérarchiques pour que tout un chacun prend conscience de l’importance de son travail et de ses responsabilités. Il faut aussi impliquer la direction dans l’encadrement de ses personnels par des réunions explicatives, renseignement sur les démarches à suivre. Il faut impliquer les personnes à la culture de l’entreprise afin que chacun soit conscient que les problèmes que rencontre l’entreprise peuvent avoir un impact sur la situation des employés.