Cours Access la création d’un formulaire instantané

Cours Access la création d’un formulaire instantané, tutoriel & guide de travaux pratiques ACCESS en pdf.

Les tables

La définition d’une table
La table est l’objet fondamental qui permet de mémoriser les informations d’une base de données au fur et à mesure de leur saisie (temps réel). Une table est un ensemble de données structurées. Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ d’une table caractérise un renseignement (par exemple, le champ E_nomabonné correspond au nom d’une personne, le champ E_localitéabonné correspond au lieu de résidence de la personne, …)
L’ensemble des informations contenues dans les champs constitue un enregistrement (par exemple, dans une table correspondant au bottin des numéros de téléphone, chaque enregistrement contient les informations détaillées de chaque abonné : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, …). Tous les enregistrements d’une table ont les mêmes renseignements (même si des champs peuvent rester vides).
L’ensemble des données est représenté sous la forme d’une grille constituée de colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements).
La création de la structure d’une table
Démarche :
Double-cliquez sur la rubrique Créer une table en mode Création
Vous accédez directement à la fenêtre qui vous permet de définir les noms des champs, de sélectionner leur type de données, d’insérer une description et de leur donner des propriétés.
Comme la figure le montre, chaque ligne contient les caractéristiques d’un champ :
Le nom du champ (ce nom est limité à 64 lettres ou chiffres …). Le caractère espace est interdit.
Nomenclature : La ou les 1ères lettres du nom du champ fait référence au contenu de la table.
Exemple : La table T_Eleves contient l’ensemble des données des élèves d’une école. Le nom de chaque champ commence par E_ E_Nom, E_Localite, …
En principe, un des champs de la table doit permettre d’identifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire . Par exemple, le numéro de code d’un client ne doit concerner qu’une personne … Pour insérer la clef, il faut se positionner sur le 1erPP champ (en général) et
cliquer sur le bouton . (Par convention, ce champ sera toujours de type NuméroAuto.)
Le type de donnée (qui sera mémorisé dans le champ). La liste déroulante présente les différents types de champs générés par Access :
• Texte :la valeur entrée correspond à des caractères alphanumériques (lettres et/ou chiffres); la longueur est limitée à 255 caractères.
• Mémo :caractères alphanumériques; la longueur de ce type est limitée à 64000 caractères. Convient pour les remarques, commentaires, …
• Numérique : valeur numérique; le type de ce champ peut être entier, entier long, réel simple ou réel double.
• Date/Heure : date ou heure. Access vérifie l’exactitude des dates introduites.
• Monétaire :valeur numérique avec l’indication d’un symbole monétaire …
• NuméroAuto : valeur incrémentée automatiquement lors de la saisie d’un nouvel enregistrement.
• Oui/Non :utilisé pour les valeurs ne pouvant prendre que 2 valeurs; oui ou non; vrai ou faux; -1 ou 0.
• Objet OLE :ce type permet d’insérer des objets issus d’autres applications “Windows”, images, …
• …..
La description (facultative) permet de renseigner l’utilisateur sur la nature du contenu du champ.
Les Propriétés du champ dépendent du type de données. Les propriétés par défaut peuvent être modifiées. Elles sont souvent facultatives, cependant elles permettent de mieux gérer l’introduction des données et la « taille » de la base de données. La touche F1 permet d’activer l’aide.
L’onglet « Général » permet d’indiquer les propriétés/caractéristiques d’un champ :
• « Taille du champ » permet de réduire le « volume » de la table. La valeur par défaut est de 50 caractères pour le type texte et entier long pour le type numérique.
• « Format » permet de modifier l’apparence du contenu d’un champ.
• « Masque de saisie » aide l’utilisateur à rédiger correctement le contenu des champs. Par exemple, pour un numéro de téléphone le format est \(aaa ») « aaa\ aa\ aa
• La « valeur par défaut » est automatiquement prise en compte lors de la création d’un nouvel enregistrement.
• « Valide si » permet de créer une règle de validation.
• « Null interdit » indique qu’un champ doit obligatoirement contenir une information.
• …
L’onglet « Liste de choix » est utilisé pour créer une liste de valeurs afin de faciliter l’introduction des données de la table.
Dans la table, les choix apparaissent dans une liste déroulante …
L’enregistrement de la structure d’une table
Pour enregistrer la structure d’une table, vous pouvez double-cliquer dans la case système et
donner un nom à votre table ou utiliser la rubrique Enregistrer sous… du menu Fichier. Par convention, nous écrirons toujours les caractères T_ avant le nom de la table, exemple : T_clients .
La saisie des informations
Quand la structure de la table est terminée, le bouton ouvrir vous permet d’activer une fenêtre dans laquelle vous pouvez introduire les données.
La saisie des données et la modification de la largeur d’une colonne se fait simplement comme dans un tableau Excel. Les données sont introduites dans les différentes cellules et validées en tapant sur la touche entrée ou sur une flèche de déplacement ou sur la touche tabulateur …
Attention, lors de l’introduction des données, il est nécessaire de veiller au format des champs :
• La valeur d’un champ de type NuméroAuto ne peut pas être saisie puisque le numéro correspondant est automatiquement augmenté de 1 par Access.
• Les dates sont introduites selon le format 21/12/05
Les données apparaissent sous la forme d’un tableau.
Remarques :
• Pour ajouter un nouvel enregistrement à la fin d’une table, vous pouvez cliquer sur le bouton de la barre d’outils. Le curseur se positionne dans le premier champ du nouvel enregistrement.
• Pour revenir à la structure de la table (mode création), vous pouvez cliquer sur le bouton afin de visualiser la structure de la table, d’ajouter un champ ou de modifier les propriétés d’un champ, …
Les enregistrements sont affichés dans la table dans l’ordre de leur saisie. L’affichage des informations sera modifié par l’utilisation des requêtes et/ou des formulaires.

A)Introduction
1)Le démarrage d’Access
2)La création d’une nouvelle base de données
B)Les tables 
1)La définition d’une table
2)La création de la structure d’une table
3)L’enregistrement de la structure d’une table
4)La saisie des informations
5)La consultation/sélection d’un enregistrement
6)La suppression d’un enregistrement
7)L’importation d’une feuille de données à partir d’Excel
8)L’exportation des données d’une table vers Excel
C)Les requêtes
1)La création d’une requête
2)La définition des clefs de tri
3)Les critères de filtres
4)Les formules
5)Les propriétés d’un champ ou d’une requête
6)Requête « sélection » et regroupements
D)Une requête basée sur une autre requête
E)Les requêtes multi-tables
1)La création d’une jointure
2)La propriété de la jointure
F)Les formulaires 
1)La création d’un formulaire instantané
2)La création d’un formulaire à l’aide d’un assistant
3)La modification d’un formulaire
4)La sélection d’un contrôle
5)La boîte à outils
6)La création d’un formulaire indépendant
7)Quelques contrôles en détail
8)Le contrôle sous-formulaire
9)Le contrôle liste modifiable

………

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