INFORMATISATION DE LA GESTION DE CLASSEMENT DES DOSSIERS
Une stratégie différente de classification des dossiers avec son mis en ordre est proposée depuis qu’une Direction ou Service existe, elle porte le nom de Gestion de Classement. La conception de cette nouvelle méthode s’appuie sur quelques idées fondatrices que nous énonçons ci-dessous: – Un système d’informatisation de classement existe déjà dans les Etablissements Publics mais ne sert qu’à ranger les dossiers dans des étagères ou armoires et ne peut être efficace pour les services. – Seule la personne (Agent) qui conçoit le programme peut utiliser le classement au lieu de tout le personnel de service, ce qui provoque des pertes de temps. Ainsi pour rectifier cette méthode nous avons un nouveau programme qui s’intitule: « Informatisation d’une Gestion de Classement des dossiers » qu’on peut utiliser dans tous les services Publics, en prenant comme exemple le Service de la Gestion de Ressources Humaines; lieu de notre stage. Ce programme consiste à: – Améliorer le système de classement de ce service, afin que tout le personnel puisse l’utiliser. – Faciliter les recherches des dossiers. – Gagner de temps dans l’exécution des tâches. Pour mettre en place cette nouvelle stratégie, nous avons l’intention de procéder par étapes. Les fondations de Système de Classement sont posées par l’introduction d’un environnement de développement et d’exécution des applications. Cet environnement porte la dénomination « Gestion de Classement », qu’on peut distribuer sur touts les Services d’Université. Une étude approfondie permet d’apporter des réponses concrètes et une aide indispensable aux services pour ne pas faire de mauvais choix qui provoquent souvent de perturbation dans le fonctionnement des « Services ou des Directions » produisent une mauvaise qualité et efficacité de travail et mettent parfois un frein à la mise en standard d’un catalogues collectif des directions. Le but de notre étude est d’améliorer le niveau de compétence des mécanismes du personnel au Service de Gestion Ressources Humaines de l’Université de Mahajanga, c’est-à-dire à revoir peut être la qualité de service de développer la Gestion informatisé de Classement. 1 On a choisi ce sujet parce que durant notre stage, on a vu que les agents ont eu du mal à gérer le classement des dossiers à cause du manque d’espace et d’étagères. Alors, comment utiliser ce système au SGRH Université de Mahajanga? Pour ce faire, nous verrons en premier lieu la présentation de la SGRH Université de Mahajanga suivi de sa description du projet, l’Informatisation du classement de ce Service avec quelques suggestions et le modèle de traitement, sa mise en œuvre de base de données accompagnée de la présentation du logiciel.
LES ETAPES DE L’INFORMATISATION
Méthodologie
L’informatisation de gestion de classement des dossiers au SGRH Universitaire est une opération qui nécessite une grande rigueur méthodologique. Elle nécessite le passage par plusieurs étapes
a) Les opérations à effectuer avant Désherbage. Eventuellement changement dans le classement. Eventuellement indexation service.
Construire le projet
Vérifier si l’informatisation est une priorité pour la gestion de classement des dossiers au SGRH. On propose ce projet à l’autorité responsable pour l’amélioration du système de classement des dossiers, et on y convaincre d’utiliser ce logiciel pour résoudre tous les problèmes.
Un cahier de charge
Le cahier de charge exposant les besoins, demandes, contraintes de la SGRH doit comprendre: Des informations descriptives et quantitatives sur les dossiers, le personnel, le volume de transactions, la tructure de la base de données de gestion de classement des dossiers au SGRH. Des précisions sur les fonctionnalités informatiques que devra remplir le système pour le traitement des donnes et sur ces possibilités d’évolution.
Analyse
L’informatisation de la gestion de classement des dossiers au SGRH ne consiste pas à une simple transposition du parcours du dossier. Le dossier ne suit pas le parcours linéaire. L’informatisation amène des changements fondamentaux dans l’organisation de travail. Il est important de cadrer l’organisation du travail existante pour déterminer la nouvelle organisation et sa gestion. La décision d’informatiser la gestion de classement des dossiers au sein du SGRH doit être consécutive à une prise de conscience des apports potentiels de TIC dans un service: Amélioration des opérations technique: arrivé, départ (qualité et efficacité) Apport de service nouveau (Internet) Amélioration des services aux personnels: vitesse de traitement, données plus complètes. La décision d’informatiser la gestion de classement des dossiers au sein du SGRH doit intégrer une réflexion sur: Les modifications des procédures du travail Le changement de plan de classement La réorganisation du travail au sein du personnel (travail en équipe, temps de formation) L’informatisation est un outil: il ne peut pallier une mauvaise organisation.
REMERCIEMENTS |
