L’analyse des procédures financières

DEFINITION DE LA PROCEDURE FINANCIERE

La procédure financière se définit comme l’ensemble des étapes à suivre dans l’exécution des activités financières principales de l’institution. Elle permet de tracer les filières que devront emprunter les pièces justificatives tant internes qu’externes ainsi que le cycle idéal pour la réalisation des travaux comptables, de définir les différentes attributions dans l’exécution des opérations, de connaître les outils dont doivent disposer les intervenants chargés d’exécuter les opérations financières, et d’identifier les types de contrôle fondamentaux à effectuer à priori ou posteriori que ce soit le contrôle journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel.

PROCEDURES FINANCIERES DU FONCTIONNEMENT D’UNE ENTITE

En général, les procédures ont été classées de façon à suivre les étapes de la dépense et de la recette allant de la préparation du budget au suivi de trésorerie.
Préparation budgétaire : Comme objectifs, les règlements parlent d’appliquer la procédure de préparation budgétaire prévue par le décret dans chaque entité; de respecter le calendrier de préparation budgétaire et de mettre en œuvre les méthodes de préparation budgétaire permettant de respecter les principes budgétaires fondamentaux.
Du point de vue institutionnel, il s’agit de définir des objectifs indexés dans le temps ; traduire budgétairement les activités et les moyens ; se focaliser sur les postes sensibles ; disposer de données fiables au stade du suivi budgétaire et d’assurer une saine gestion de la trésorerie. Tout cela pour la mise en place des budgets des composantes et l’élaboration du budget de l’entité. Recensement des besoins : Il s’agit de procéder à l’inventaire détaillé des besoins de l’ensemble de l’entité. Cette évaluation préalable conditionne le choix de la procédure de passation de marchés. Il s’agit plus particulièrement de quantifier en volume et en valeur les besoins en fournitures et en services, aussi bien les moyens généraux que spécifiques à chaque acheteur, dans le cadre de la nomenclature générale des produits et service.
Etablir une demande d’information concernant les besoins, rechercher des informations, faire une synthèse des besoins et adopter la procédure.

PROCEDURES FINANCIERES SPECIFIQUES POUR UN ORGANISME

Les procédures financières spécifiques à un organisme comprennent trois sections principales portant sur le fonctionnement du compte projet avec son réapprovisionnement, les questions relatives aux achats et les états financiers et les procédures de vérification des comptes.
Fonctionnement du compte projet : Le compte projet est un compte spécial de projet porteur d’intérêts, distinct de ses autres comptes, auprès d’une banque de bonne réputation, à des termes et conditions agréés par le bailleur, il sert à recevoir des fonds et à effectuer des décaissements pour des dépenses de projet admissibles.
Procédures relatives aux marchés : Règlements rapportant aux marchés L’organisme doit tout mettre en œuvre pour garantir que l’argent est utilisé au mieux tout en maintenant les coûts du projet au minimum. A cet effet, il est important que toutes les mesures préparatoires, les renseignements communiqués par les fournisseurs éventuels, les processus et méthodes de prise de décisions et les transactions elles-mêmes soient bien documentés et enregistrés.
Chaque organisme doit instituer une commission des marchés qui sera responsable de veiller à ce que les dépenses du projet soient conformes aux lignes directrices et des procédures élaborées par le bailleur, elle est établie pour gérer l’emploi des fonds pour les dépenses pertinentes du projet.
Procédures de passation de marchés : Il convient de veiller à avoir un aperçu général suffisant et documenté de la gamme des prix demandés par les différents fournisseurs envisagés et de justifier l’achat chez celui qui a été retenu par de bons arguments.

THEORIE SUR LE CONTRÔLE INTERNE

Définition du système de contrôle interne : Le système de contrôle interne se définit comme l’ensemble des mesures et activités qui visent à la protection du patrimoine; la fiabilité des flux d’information; l’application des règles légales et internes; l’efficacité et l’efficience des moyens mis en œuvre.
Définition du contrôle interne : Quand on parle de notion de contrôle, cela signifie vérifier, évaluer et maîtriser. Dans le domaine de la gestion, le contrôle est définit comme un concept et que l’acceptation de ce concept génère plusieurs systèmes de contrôle.
Le contrôle interne se définit comme un système d’organisation, constitué d’un ensemble de mesures de contrôle, comptable ou autre que le contrôleur définit, applique et surveille sous sa responsabilité et celle de la Direction.
Rôles du contrôle interne : Il a pour rôle d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information et de l’autre l’application des instructions de la Direction, de favoriser l’amélioration des performances, la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent. C’est un processus exercé en commun par le Comité de direction, les responsables hiérarchiques et tous les collaborateurs, pour donner une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs d’entité, mais surtout pour améliorer les performances du Département concerné et enfin pour maintenir la pérennité de cette entité. Tous ses domaines d’analyse nécessitent une certaine compréhension des événements vécus par l’entité ainsi qu’une identification des secteurs à risque et une planification des techniques de contrôle interne. Sa méthode d’approche vise à vérifier pour repérer les cas litigieux et de redresser.

OUTILS DE CONTRÔLE INTERNE

Les phases d’application du contrôle interne ne doivent s’effectuer que, Par une bonne connaissance de l’entité (ses renseignements généraux, ses objectifs, ses activités et ses interventions…) ;
La compréhension sur l’octroi et l’utilisation des fonds de l’Association, le fonctionnement de la Direction et la théorie générale de la gestion financière ;
La connaissance des circuits de traitement manuel ou informatique de l’information dans le Département concerné ;
L’analyse des différents outils de gestion financière et administrative par des procédures de contrôle interne (questionnaires de contrôle interne…).

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I: GENERALITES
CHAPITRE I: L’ASSOCIATION NATIONALE D’ACTIONS ENVIRONNEMENTALES
Section 1 : Les renseignements généraux
1.1. Historique et statut
1.1.1. Historique
1.1.1.1. Création de l’ANAE
1.1.1.2. L’ANAE dans l’AGEX
1.1.1.3. L’ANAE après 2003
1.1.2. Statut
1.1.2.1. Statut juridique
1.1.2.2. Partenaires techniques et financiers
1.2. Structure et organisation
1.2.1. Structure
1.2.2. L’organisation de l’ANAE
Section 2 : Les principes généraux de fonctionnement de l’ANAE
2.1. Objectifs
2.1.1. Objectif principale
2.1.2. Objectifs spécifiques
2.2. Missions
2.2.1. Au niveau du siège
2.2.2. Au niveau des Antennes Régionales
2.3. L’intervention de l’ANAE
2.3.1. Domaines d’intervention
2.3.2. Membres de l’ANAE
2.3.3. Modalité d’exécution
2.3.3.1. Modalités d’exécution au niveau régional et central
2.3.3.2. Quelques acteurs de grands projets
2.4. Réalisations de l’Association
2.4.1. Réalisation de l’ANAE durant PE I et PE II
2.4.2. Réalisation de l’ANAE durant PE III
CHAPITRE II: GENERALITES SUR LES PROCEDURES FINANCIERES ET LE
SYSTEME CONTRÔLE INTERNE
Section 1 : Théorie sur les procédures financières
1.1. Définition de la procédure financière
1.2. Procédures financières du fonctionnement d’une entité
1.2.1. Préparation budgétaire
1.2.2. Recensement des besoins
1.2.3. Engagement comptable
1.2.3.1. Engagement comptable
1.2.3.2. La comptabilité
1.2.3.3. Engagement juridique
1.2.4. Gestion des immobilisations
1.2.4.1. Procédure d’acquisition d’une immobilisation
1.2.4.2. Procédure de cession et de reforme d’une immobilisation
1.2.5. Gestion trésorerie
1.3. Procédures financières spécifiques pour un organisme
1.3.1. Fonctionnement du compte projet
1.3.1.1. Demande de transfert de l’allocation autorisée
1.3.1.2. Réapprovisionnement du compte projet
1.3.2. Procédures relatives aux marchés
1.3.2.1. Règlements rapportant aux marchés
1.3.2.2. Procédures de passation de marchés
1.3.2.3. Fonds pour risque
1.3.2.4. Registres d’inventaire des rubriques
1.3.3 Publication des rapports financiers
1.3.3.1 Bilan
1.3.3.2. Etat des recettes et des dépenses
1.3.3.3. Etat du cash flow
Section 2 : Le système de contrôle interne
2.1. Théorie sur le contrôle interne
2.1.1. Généralités sur le contrôle interne
2.1.1.1. Définition du système de contrôle interne
2.1.1.2. Définition du contrôle interne
2.1.1.3. Rôles du contrôle interne
2.1.2. Procédure générale de contrôle interne
2.1.3. Dispositions spécifiques au contrôle interne
2.2. Outils de contrôle interne
2.3. Organe de contrôle
PARTIE II : ANALYSE DES PROCEDURES FINANCIERES PAR LE SYSTEME DE
CONTRÔLE INTERNE DE L’ANAE
CHAPITRE I : PROCEDURES FINANCIERES DE L’ANAE (Tableaux)
Section 1 : Procédures comptables et la passation de marchés
1.1. Procédures comptables
1.1.1. Principes généraux
1.1.2 Organisation comptable
1.2. Passation de marchés
1.2.1. Principes généraux
1.2.2. Les types de passation de marchés
1.2.2.1. L’avis d’appel d’offres
1.2.2.2. L’avis général de passation de marchés
Section 2 : Achats aux fournisseurs et dépenses, et les immobilisations
2.1. Achats fournisseurs
2.2. Dépenses sur achats
2.2.1. Dépenses relatives à un atelier (Mission)
2.2.2. Gestion des véhicules
2.3. Immobilisations
2.3.1. Acquisition
2.3.2. Inventaire des immobilisations
2.3.2.1. Procédure préalable
2.3.2.2. Procédure d’inventaire
2.3.2.3. Résultats et analyse des écarts
Section 3 : Paiement du personnel et trésorerie
3.1. Paiement du personnel
3.2. Trésorerie
Section 4 : Traitement des ressources propres internes
CHAPITRE II : LES PROBLEMES RELATIFS AUX PROCEDURES FINANCIERES
Section 1 : Problèmes généraux
1.1. Problèmes généraux sur les procédures financières
1.2. Le système d’information de gestion
Section 2 : Problèmes sur les procédures financières du projet
2.1. Insuffisance de l’application des accords établis
2.2. Défaillance sur la gestion financière du projet
Section 3 : L’organisation, le fonctionnement et les outils de gestion
3.1. Problèmes organisationnels
3.2. Le système de gestion comptable, analytique et budgétaire
Section 4 : Problèmes liés au système comptable
4.1. Problèmes relatifs à l’organisation comptable
4.2. Présentation de défaillances des états comptables
Section 5 : Problèmes sur la passation de marchés
Section 6 : Problèmes sur les achats et les dépenses
6.1. Les achats ne sont pas réglementés
6.2. Défaillance sur l’élaboration des fiches de prévisions de dépenses
6.3. Abus d’utilisation de véhicule et de carburant
Section 7 : Problèmes relatifs aux immobilisations
7.1. Insuffisance de ressources
7.2. Erreurs de prévision de dépenses sur les immobilisations
Section 8 : Le paiement du personnel et la trésorerie
8.1. Le paiement du personnel
8.2. Trésorerie
8.2.1. Problèmes des échéances dépassées
8.2.2. Sur les comptes courants
8.2.3. Lacunes dans la prévision budgétaire
Section 9 : Absence de culture de contrôle interne
PARTIE III : LES SOLUTIONS RELATIVES AUX PROCEDURES FINANCIERES DE L’ANAE, LES SOLUTIONS RETENUES ET LES RESULTATS ATTENDUS
CHAPITRE I : LES SOLUTIONS RELATIVES AUX PROCEDURES FINANCIERES DE L’ANAE
Section 1 : Solutions sur les problèmes des procédures en général
1.1. Gestion de l’information
1.2. Solutions liées au système de gestion comptable, analytique et budgétaire
1.3. Renforcement entre les processus d’élaboration des politiques et de la planification
Budgétaire
Section 2 : Amélioration du rapport financier du projet
Section 3 : Solutions au système comptable
Section 4 : Solutions sur la passation de marchés
4.1. Amélioration dans le cadre réglementaire
4.2. Solutions sur le marché de services
Section 5 : Solutions liées aux acquisitions et aux dépenses
5.1. Application des principes de gestion sur les achats
5.2 Evaluation des besoins et des coûts
5.3. Solutions liées aux dépenses de l’ANAE
5.4. Une meilleure gestion des véhicules
Section 6 : Solutions relatives aux immobilisations
6.1. Pour l’acquisition des immobilisations
6.2. Pour l’inventaire des immobilisations
Section 7 : Concernant le paiement du personnel et la trésorerie
7.1. Appréciation du personnel
7.2. Disposition d’une source pérenne
CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES PAR L’ASSOCIATION ET LES RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues par l’ANAE
1.1. Elaboration de nouveau manuel de procédures ou MDP
1.2. L’application nécessaire à l’analyse des activités financières effectuées par le personnel
1.3. Suffisance de personnel qualifié pour chaque poste
1.4. Mise en place d’un contrôle interne
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
2.1. Résultats attendus
2.1.1. Résultats économiques
2.1.2. Résultats sociaux
2.1.3. Amélioration de l’exécution des projets
2.2. Recommandations générales
2.2.1. La réalisation d’une procédure simple
2.2.2. Performance d’Antennes Régionales
2.2.3. Accroître le nombre de projets à obtenir
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES