L’apport du concept d’ontologie à la maîtrise des conformités légales

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Evaluation globale des résultats obtenus

La présente sous section a pour vocation d’opérer une prise de recul par rapport à l’expérimentation menée. Un certain nombre d’apports, mais aussi d’axes d’amélioration des outils progiciels développés. Bien que l’équipe Preventeo® utilise quotidiennement l’outil Cogniteo® afin de proposer des questionnaires d’évaluation de la conformité réglementaire aux entreprises utilisatrices de la plateforme, les deux expérimentations sélectionnées permettent de mettre en valeur l’apport pour une entreprise spécifique au travers de l’intégration d’arrêtés préfectoraux applicables à un établissement en particulier. De plus, ces deux expérimentations apportent une vision intéressante de part l’écart entre les deux utilisations des produits proposés.

Apport de l’expérimentation pour l’établissement « pilote »

La conduite de cette expérimentation a tout d’abord favorisé la réflexion sur la manière dont sont intégrées les connaissances au sein de la plateforme Preventeo®. La première intégration de connaissances par l’entreprise « pilote » ayant été réalisée dans des conditions particulières, urgence vis-à-vis d’un audit de conformité ainsi que la découverte de l’outil, ce travail a permis d’établir un certain nombre de bonnes pratiques au sein de l’entreprise dans la gestion de la connaissance.
Tout d’abord, lors de l’intégration, la précision volontairement légère a permis de mettre en valeur tout l’intérêt d’être le plus précis possible et ce, dès l’évaluation mais surtout lors de la certification de l’établissement. En effet, le point le plus important concerne la gestion des articles renseignés dans le découpage du text. En effet, l’auditeur a demandé à maintes reprises d’extraire l’exigence réglementaire du texte évalué. Le préventeur a donc du rechercher dans le texte les informations permettant de retrouver l’exigence en question.
Ensuite, proposer la conception d’un questionnaire par l’utilisateur final permet de le responsabiliser davantage et de lui faire prendre conscience de l’intérêt à préciser autant que possible toutes les informations permettant la définition d’une exigence. Comme il l’a été dit précédemment, de nombreuses expérimentations ont été conduites avec cet établissement, et bien que les deux expérimentations ne montrent pas l’évolution significative de la qualité des travaux réalisés par le préventeur de l’entreprise sur l’outil, il s’avère dans les faits que le travail réalisé avec l’outil par la suite a été grandement amélioré. Suite aux remarques de l’auditeur de certification sur la possibilité de retrouver dans le texte les informations de l’exigence réglementaire, les intégrations suivantes ont toujours été améliorées avec une description complète des articles et des exigences. L’un des apports majeurs concerne également le fait que l’outil et les méthodes déployés permettent au préventeur d’acquérir une grande autonomie et une responsabilisation vis-à-vis de la gestion des connaissances. L’utilisation de l’outil Cogniteo® est suivi de près par l‘équipe Preventeo® en vue de comprendre l’utilisation qui en est faite et d’avoir « en direct » les axes d’améliorations proposées par les utilisateurs de la plateforme.
Enfin, le dernier bénéfice touche au processus d’intégration dans un système « global ». Il existe en effet un très grand nombre d’éditeurs de bases de connaissances, toutefois, les travaux présentés ici le sont dans un système « unique » de management des risques. Ainsi, les travaux réalisés avec l’outil Cogniteo® profitent de toutes les méthodes et outils progiciels disponibles au sein de la plateforme. Si l’on trouve encore dans les entreprises des référentiels d’audit de la maîtrise de la conformité au format Excel par exemple, l’utilisation de la plateforme pour intégrer ces fichiers dans des questionnaires disponibles à l’évaluation par l’ensemble des collaborateurs permet une meilleure gestion des informations de l’entreprise. De la même manière et bien que cela ne soit pas présenté dans ce travail de thèse, l’outil Cogniteo® permet aussi de renseigner des questionnaires n’appartenant pas aux domaines réglementaires. L’outil peut effectivement être utilisé pour renseigner des questionnaires spécifiques ou internes à l’entreprise tels que des questionnaires de bonnes pratiques. Ceci toujours en vue, de proposer l’ensemble des outils progiciels et en particulier la gestion des plan d’actions.

Apport des outils progiciels

Plusieurs apports ont été appréciés vis-à-vis des outils progiciels. Nous nous intéresserons en particulier aux apports pour l’utilisateur de la plateforme.
Dans un premier temps, les ingénieries développées au travers des outils proposent des méthodes éprouvées aux ilisateursut. En effet, les outils conçus ont fait l’objet de différents travaux de recherche permettant de proposer une certaine pédagogie et une responsabilisation face à la réglementation. Les différents outils proposés se veulent intuitifs et généralement découpés en processus, ou étapes, permettant de suivre les méthodes développées au sein de l’entreprise Preventeo®. Cette ingénierie de la connaissance est un axe très important puisque cela permet d’améliorer la réflexion des préventeurs en entreprise et ainsi de poursuivre l’amélioration en continu des outils proposés.
Ensuite, en particulier sur l’outil Cogniteo® , un des apports est la flexibilité de l’outil et l’automatisation d’un certain nombre de tâches. Nous l’avons vu précédemment, l’outil permet de définir toutes les informations, mais il permet de n’en renseigner qu’une infime partie, ceci en vue de proposer une utilisation aisée et contribuant à répondre aux besoinsde précision désirés par l’entreprise. L’automatisation de la récupération de certaines données telles que la date d’application d’une exigence ou la définition en cascade des informations d’une question permet de limiter la vulgarisation au niveau désiré. Tous les textes n’ont pas vocation aux mêmes objectifs. Comme tout modèle, les travaux d’intégration sont faits dans un but donné. L’intégration d’un texte réglementaire, soumis à la vérification par un auditeur de certification, ne répond pas aux mêmes besoins que l’intégration d’un référentiel interne, proposé jusqu’alors au format Excel.
Comme cela l’a déjà été dit, l’un des grands apports de l’outil progiciel est son intégration au sein d’un système plus large couvrant de nombreuses fonctionnalités et processus. De la veille à la mise en place de plans d’actions, l’outil, intégré dans ce système complet, permet d’ajouter à la base commune des questionnaires ceux développés par l’entreprise elle même.
En bout de chaîne de traitement, la mise en place de plans d’actions sur ces questionnaires internes permet de consolider les résultats dans des rapports édités automatiquement.

Axes d’améliorations identifiés

Les axes d’améliorations identifiés sont au nombre de trois.
Le premier concerne la qualité des référentiels produits par les utilisateurs clients de la plateforme. Bien qu’il soit possible pour ces utilisateurs de créer des questionnaires d’audit de la même manière que l’équipe Preventeo®, il convient de se demander, compte tenu du niveau d’expertise nécessaire pour concevoir un référentiel pertinent, si les acteurs de l’entreprise en charge de renseigner leurs propres questionnaires possèdent les compétences nécessaires.
Au travers de l’expérimentation, nous avons en effet pu constater deux travaux d’intégration de questionnaire d’évaluation de la conformité réglementaire, sur des arrêtés préfectoraux, textes évidemment propices à l’utilisation de l’outil compte tenu de leur applicabilité très spécifique. Les deux intégrations présentées démontrent une qualité très différente selon que les textes soient analysés par un expertdu domaine ou un préventeur de l’établissement.
Un deuxième axe d’amélioration porte donc sur une meilleure formalisation de la méthodologie utilisée au sein de l’entreprise Preventeo® visant à former les utilisateurs à l’outil d’édition des connaissances. Les premières expérimentations en entreprise démontrant rapidement les écueils à éviter lors de l’analyse des textes.
Enfin, un dernier axe d’amélioration porte sur l’ergonomie de l’outil qui doit encore progresser. Ainsi, à tout moment de l’intégration des connaissances, il est possible de visualiser le rendu final du questionnaire créé, toutefois, il n’est pas possible de visualiser un aperçu des rapports générés. L’utilisateur ne se rend donc pas compte des oublis qu’il a pu commettre lors de l’édition, il n’est en effet possible que de visualiser qu’en fin de chaîne de traitement (intégration, évaluation, reporting) les erreurs d’intégration effectuées. Il conviendrait de proposer des exemples de rapports en relation directe avec les informations renseignées afin de mettre en évidence les oublis ou manque de précision d’un questionnaire conçu. Par exemple, lors de la première expérimentation présentée, nous avons pu voir des graphiques générés au travers du module de reporting n’offrant aucune information, au-delà du pourcentage de conformité. Il apparait évident que ce genre de graphique n’apporte que très peu d’informations au management de l’entreprise, alors que lors de la seconde intégration, les graphiques générés permettaient de pointer rapidement les axes de progrès et aider ainsi à une meilleure prise de décision.

Table des matières

Introduction
Chapitre 1. L’exigence de maîtrise des conformités réglementaires en Santé et Sécurité au
Travail
1.1 Les enjeux et obligations pour les entreprises
1.1.1 Eléments de contexte juridique et normatif
1.1.2 Veille réglementaire et évaluation de conformité, éléments de définition
1.1.3 Difficultés de mise en oeuvre
1.1.4 Les enjeux pour l’entreprise
1.2 Les sources de la connaissance
1.2.1 Legifrance
1.2.2 Le Journal officiel de la république française (JORF)
1.2.3 AIDA
1.2.4 La base de données Dalloz
1.2.5 Le site Juritravail
1.2.6 Le site EUR-LEX
1.2.7 Les outils logiciels
1.3 La démarche de maîtrise des conformités
1.3.1 La veille réglementaire
1.3.2 Démarche d’évaluation de conformité
1.3.3 Démarche de suivi et de gestion des plans d’actions
1.3.4 Bénéfices et limites des démarches d’évaluation
Chapitre 2. L’apport du concept d’ontologie à la maîtrise des conformités légales
2.1 Elément de définition et bénéfices avérés
2.1.1 Quelques définitions
2.1.2 Composants d’une ontologie
2.1.3 Typologies des ontologies
2.1.4 Cycle de vie d’une ontologie
2.2 Les méthodes de formalisation des connaissances
2.2.1 Principes communs
2.2.2 Les différentes méthodes
2.2.3 Langages
2.2.4 Ontologies existantes du domaine
2.3 Conception et exploitation d’ontologies
2.3.1 Editeurs d’ontologie
2.3.2 Exploitation d’ontologies dans un système d’information
Chapitre 3. Proposition d’une chaîne de formalisation des connaissances pour la maîtrise
des conformités
3.1 Démarche de modélisation
3.1.1 Méthode
3.2 Modèle ontologique
3.2.1 Présentation de l’ontologie réalisée
3.2.2 Présentation d’un individu
3.3 Intégration des connaissances
3.3.1 Principe
3.3.2 Fonctionnement technique
3.3.3 Résultats d’utilisation du prototype
3.3.4 Résultats de performance
Chapitre 4. Conduite d’une expérimentation et discussion des résultats
4.1 Présentation de la plateforme Preventeo®
4.1.1 Présentation de la société partenaire Preventeo®
4.1.2 Présentation des solutions logicielles
4.1.3 Architecture technique
4.2 Présentation détaillée du module de gestion des risques par le prescrit
4.2.1 Edition de référentiel : Cogniteo®
4.2.2 Evaluation de la conformité : Conformiteo®
4.3 Conduite d’une expérimentation
4.3.1 Présentation de l’entreprise et contexte d’expérimentation
4.3.2 Résultats
4.3.3 Evaluation globale des résultats obtenus
Conclusions et perspectives
Bibliographie
Glossaire des acronymes
Index des illustrations