Mise en place d’un contrôle de gestion

Mise en place d’un contrôle de gestion à la société Clee

PRESENTATION DU PRODUIT FINAL

L’objectif de base du programme est d’effectuer la comptabilité analytique de l’entreprise, c’est-à-dire de répartir l’ensemble des charges de l’entreprise entre les différents projets et ainsi de calculer un coût de production du projet. Ce coût peut ensuite être comparé au prix de vente pour obtenir le taux de marge global du projet. En plus de ce calcul fondamental, d’autres agrégats utiles à la gestion de l’entreprise sont obtenus à partir des mêmes données d’origine : coût standard d’un projet, seuil minimum de rentabilité, répartition des heures entre les projets et les sociétés (Clee, KDS, Clee Conseil), etc. Le programme se base sur une base de données Oracle regroupant des tables de données nécessaires à la comptabilité analytique (table des salaires, des balances, des charges des projets), ainsi que des vues qui agrègent les données en provenance à la fois des tables propres à la comptabilité analytique, et des informations en provenance des bases de données des programmes de Gestion Administrative et de Suivi de Projet.

Le programme de Contrôle de Gestion

Le programme de Contrôle de Gestion n’est en fait qu’une interface graphique entre l’utilisateur et la base de données. La page principale propose un rappel des principaux indicateurs pour le mois actuel ainsi que pour le mois précédent : nombre d’heures totale et leur répartition entre projet interne / projet externe / heures chômées, chiffre d’affaire, total des charges, charges de personnel, charges d’achat de marchandises, marge. Par menu, il est alors possible d’accéder aux différents tableaux de bord :
Liste des projets : analyse de leur coût : répartition entre main d’œuvre directe, main d’œuvre indirecte, autres charges, prix de vente du projet, marge du projet, comparaison au coût standard du projet. Il est possible de regrouper les projets par client, de ne sélectionner que les projets internes, définir une date de début, de fin, une société (Clee, KDS ou KDS) comme critère de sélection.
Coût standard : Affiche le coût standard historique par période (année, trimestre ou mois), ainsi que sa décomposition entre main d’œuvre sur projet interne/externe, différents types de charges (classes du Plan Comptable).Heures passées par projet : donne la liste des heures passées par chaque personne sur chaque projet. Permet de faire une sélection par personne ou par projet et d’afficher le diagramme de Gantt correspondant.
Comparaison des coûts : pour chaque projet, compare trois coûts : le coût standard, le prix vendu et le coût du projet calculé par la base de données.
Rentrée des salaires : permet de rentrer de nouveaux salaires.
Rentrée de la balance : permet de rentrer une nouvelle balance.
Rentrée des charges : permet de rentrer de nouvelles charges associées directement à des projets, comme des achats de matériel pour être revendus.

La base de données

La base de données comprend 74 vues, 10 tables, 22 synonymes et 2 snapshots. Un exemple de composant de la base est donnée en annexe 3

L’anticipation des salaires et des charges
Les salaires et la balance ne sont pas rentrés quotidiennement. Les coûts, eux, sont recalculés tous les jours pour tenir compte des heures rentrées la veille. C’est pourquoi il est nécessaire de prévoir une procédure d’anticipation des salaires et des charges.

La gestion des salaires
Les salaires utilisés par le programme sont pour chaque mois les derniers disponibles dans la table des salaires : ainsi, les salaires sont considérés comme constant pour une personne entre deux entrées de la table. On peut donc enregistrer dans celle-ci les salaires régulièrement ou uniquement lorsqu’il y a une variation. La source d’information des salaires n’a pas d’importance (chèque de fin de mois, DADS, etc.) car seule leur valeur relative compte. La valeur absolue est déduite linéairement de la balance.

La balance
La balance doit être rentrée le plus souvent possible : elle permet une plus forte précision du total et de la répartition des charges. La procédure d’insertion de la balance est spéciale, car il faut tout d’abord rentrer dans Excel un tableau à 3 colonnes, puis le coller dans le programme. L’enregistrement de la balance se fait sur 6 champs : société, catégorie, année de départ, mois de départ, montant par mois et nombre de mois. Ce type d’enregistrement permet de supposer constante la valeur par mois de chaque catégorie de la balance, ceci jusqu’à un nouvel enregistrement. Le nombre de mois est obligatoire pour avoir le coefficient de division qu’il faut appliquer aux charges directes que l’on déduit de la balance pour les anticipations.

 La décomposition des coûts

On distingue ainsi 7 types de coûts qui vont servir de base à la composition des différentes vues de calcul des coûts :

  • Main d’œuvre sur projet: ensemble des coûts de main d’œuvre pouvant être associés à un projet spécifique.
  • Charges directes sur projet: ensemble des autres charges pouvant être associées à un projet.
  • Main d’œuvre sur client: ensemble des coûts de main d’œuvre pouvant être associés à un client spécifique.
  • Charges directes sur client: ensemble des autres charges pouvant être associées à un client.
  • Main d’œuvre indirecte: reste des coûts de main d’œuvre. Ils sont associés à une des 3 sociétés (Clee, KDS, Clee Conseil)
  • Charges indirectes ponctuelles: charges associées uniquement à une des 3 sociétés et qui ne sont distingués du « reste des charges » que parce qu’elles ne seront pas prisent en compte lors de l’anticipation des charges pour l’exercice en cours.
  • Reste des charges: issu directement des balances et de leur anticipation, il représente l’ensemble des charges qui ne peuvent être associées à un projet ou à un client et qui seront donc réparties entre tous.

Remarque : la distinction entre « main d’œuvre » et « charge » est due à la différence d’origine de l’information : la main d’œuvre provient du suivi de projet alors que les « charges » proviennent de tables propres au programme de contrôle de gestion.

Le calcul des coûts par catégorie

Les coûts de main-d’œuvre

Le coût de la main d’œuvre se déduit directement du salaire en le corrigeant pour que le total de la main d’œuvre soit égal au total des charges de la catégorie Personnel (classe 4) des charges du compte de résultat. On commence par calculer le coût direct d’une heure pour chaque personne à partir de la table des salaires du programme et du total des heures par personne et par mois. Coût horaire direct = salaire / nombre d’heures. On calcule ensuite le coefficient multiplicatif qu’il faudra appliquer pour que le total des salaires soit égal au total de la balance. Ce coefficient est calculé de façon unique pour les 3 sociétés (Clee, KDS, KCS) à cause des transferts potentiels de personne entre société, dont l’historique n’est pas pris en compte dans le suivi de projet.coefficient multiplicateur = total classe 4/total des salaires rentré. On peut ensuite calculer le coût horaire par personne qui sera utilisé pour calculer les coûts de main-d’œuvre :coût horaire = coût horaire direct * coefficient multiplicateur. A partir de ce coût horaire, on obtient le prix de la main d’œuvre par activité pour les projets, les sociétés ou indirecte :coût de main d’œuvre = nombre d’heures * coût horaire

Les autres charges

Les charges sur projet, client et indirectes sont rentrées directement dans le programme et se trouvent donc dans une table directement associées à une année, un mois, et éventuellement un projet et/ou une société.
Pour que dans chaque catégorie le total des charges soit égal au total de la balance, on retire du total de celle-ci l’ensemble des charges précédentes. Cela permet de ne pas les prendre en compte dans l’anticipation de la balance pour les mois non encore renseignés. (On considère que les charges rentrées sont ponctuelles et que, soit elles ne se reproduiront pas, soit elles seront rentrées à nouveau au moment voulu)
Comme les charges de main d’œuvre sont comptabilisé séparément, on retire également la catégorie Personnel (4) des charges restantes :

Principe de la répartition des coûts

Si on se situe au niveau de Clee, de KDS ou de Clee Conseil, le calcul des coûts pour une des trois sociétés ne pose pas de problème à partir de la décomposition que l’on a effectuée puisqu’il suffit d’ajouter tous les coûts relatifs à cette société. Par contre, si on se situe au niveau d’un client ou d’un projet, c’est-à-dire si on veut connaître le coût réel de ce client ou de ce projet, certains coûts ne peuvent plus être imputés directement (comme les charges administratives). On peut alors choisir d’utiliser une méthode d’analyse sectorielle : on considère que les charges d’administration n’ont aucun rapport avec le projet et ne font donc pas partie de son coût de production : ils constituent une catégorie à part. On peut également choisir, comme cela a été fait ici, de répartir les charges qui se situent à un niveau supérieur pour obtenir des coûts au niveau des projets ou des clients dont la somme correspond au total réel des charges du bilan. Il faut alors trouver un moyen de répartir les charges situées à un niveau supérieur entre les différents projets ou client. On applique ici la méthode classique des centres d’analyse : on identifie des sources de coûts différentiables et autonomes (centres d’analyse) auxquelles on associe une unité (unité d’œuvre) en fonction de laquelle les coûts seront répartis entre les différents projets ou clients.
Voir partie sur l’analyse théorique pour une description plus détaillée de la méthode
On choisi comme centre d’analyse :

  • Au niveau de la main d’œuvre, chaque personne.
  • Au niveau des autres charges, chaque type de charge.

Pour le type d’unité d’œuvre, on choisi pour tous les types de charges ou de main d’œuvre le nombre d’heures productives. Ceci est un choix qui peut être contesté, car il peut semblé inadapté à certains types de charges qui semblent devoir être plutôt fonction de l’unité plus classique du chiffre d’affaire (comme les amortissements ou les taxes). Ce choix est du au type de société auquel doit s’appliquer le programme : dans une société de service, le chiffre d’affaire est très lié au nombre d’heures productives sur un projet (à moins d’un projet particulièrement bien vendu ou de problèmes exceptionnels lors du développement), ainsi l’écart entre les deux unités est généralement assez faible. Mais surtout, le choix des heures productives permet ici d’imputer des charges indirectes aux projets internes à l’entreprise (tel le développement de produits) qui sont réellement générateurs de coûts administratifs. Une fois ces choix fait, on peut calculer pour chaque centre d’analyse un « coût d’unité d’œuvre », c’est-à-dire un coût pour chaque centre d’analyse par heure productive. C’est à partir de ce coût d’unité d’œuvre qu’on va calculer les charges réparties entre projets ou clients. Pour les charges indirectes (main d’œuvre, charges indirectes et restantes), on obtient ce coût d’unité d’œuvre (par année, par mois et par type de charge) en divisant la somme des coûts du même type par le nombre d’heures productives total. Pour les charges affectées à une société (cliente), qui doivent être réparties entre les projets de la société, on divise les charges par le nombre d’heures affectées à la société et aux projets de la société.

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