Pilotage des plans de surveillance des prestataires et analyse des évènements radiologiques
Qu’est-ce qu’un Plan De Surveillance (PDS) des prestataires ?
Le document
Un plan de surveillance est un document précisant les actions à réaliser par l’exploitant (AREVA NC) pour surveiller le prestataire intervenant sur les EIP ou réalisant une AIP. Ce document est fait en application de la procédure Tricastin. Il se compose de trois phases nommées « en Amont, Pendant, Après » : Cette phase, préparatoire à la prestation, décrit les informations que doit prendre en compte le sous-traitant. Il doit transmettre une preuve de la prise en compte de ces informations à l’exploitant, avant le début de prestation. Exemples : – Courrier de prise en compte des EIP du prestataire ; – Cahier des charges techniques validé ; – Tableau de formations et compétences des intervenants. Cette partie définit les actions de surveillance à réaliser pour s’assurer de la conformité de la prestation lors de son déroulement. Elles peuvent être de plusieurs types : – Visites terrains : réalisation d’une fiche de suivi de surveillance (FSS), – Examen du compte rendu mensuel du sous-traitant : revue des indicateurs, bilan et suivi/traitement des écarts ; – Vérification de la qualité des enregistrements produits par les prestataires. Cette dernière phase précise les actions à réaliser pour clôturer la prestation : rapport de surveillance, bilan de la prestation, niveau de conformité de la prestation. Pour chacune des étapes, le document précise : le type d’élément à vérifier la date de réalisation de la vérification la conformité de la vérification la traçabilité de la vérification Un exemple de plan de surveillance simplifié est joint en Annexe 2. En AMONT de la réalisation de l’activité sous-traitée PENDANT la réalisation de l’activité sous-traitée APRES la réalisation de l’activité sous-traitée Chargé de surveillance Op. Contrôle du prestataire
L’organisation présente autour des PDS
Les acteurs
Pour organiser cette surveillance, des salariés sont nommés « Chargé de surveillance ». Ils rédigent les plans de surveillance, surveillent la réalisation des critères de la phase « amont », « pendant » et « après » la prestation, collectent les preuves associées et tracent la réalisation de chaque critère. Les salariés nommés sont généralement les responsables de contrats. Pour être « Chargé de surveillance », les salariés suivent une formation. Synthèse du chargé de surveillance : Pour les aider dans leurs tâches, ils peuvent faire appel à des « Chargés de surveillance Opérationnelle » pour contrôler les prestataires sur le terrain à fréquence définie. Les « Chargés de surveillance Opérationnelle » suivent également une formation pour réaliser des actes de surveillance auprès des prestataires. Chaque salarié, ayant suivi les formations ci-dessus, est nommé par son responsable hiérarchique. Une liste des chargés de surveillance et chargés de surveillance opérationnelle est présente dans la base documentaire du site du Tricastin. La rédaction des PDS Un PDS est un document rédigé sous assurance qualité. Ses vérificateurs sont généralement les R3SE, les chefs de secteurs, le chef d’installation et le directeur de DCU. A ce titre, il est enregistré dans le système de gestion informatique des documents du Tricastin. Rédiger le PDS Récupérer les preuves de la surveillance Contrôler le respect des critères du PDS Tracer et dater les actes de surveillance Contrôle du respect des critères et collecte des preuves Outre la rédaction du PDS, la mission principale du chargé de surveillance est de contrôler le respect des critères du PDS ainsi que de collecter les preuves de cette surveillance. Pour s’assurer du respect des critères, le chargé de surveillance contrôle les étapes décrites dans le document à chaque phase de la prestation (amont, pendant, après). Exemple : Critère à surveiller : « Vérifier le suivi et traitement des écarts du prestataire via ses comptes rendus ». Fréquence définie : 1 fois par mois. Chaque mois, le prestataire doit fournir au chargé de surveillance un CR traçant en particulier les écarts de la prestation et leur traitement. Le chargé de surveillance s’assure de la réception du document et de l’adéquation des informations attendues. Si ce n’est pas le cas, le chargé de surveillance relance le prestataire afin qu’il fournisse les informations et documents demandés. La surveillance sur le terrain Pour valider certains critères des PDS, des visites terrains sont réalisées par le chargé de surveillance opérationnelle. Une « Fiche de Suivi de la Surveillance » (FSS) (cf Annexe 3) est utilisée pour tracer et évaluer le niveau de conformité de la prestation. Ce document est un support d’aide créé et proposé par DCU mais non obligatoire. Certains chargés de surveillance opérationnelle peuvent rédiger des comptes rendus de visite, remplir une check-list… L’obligation est d’enregistrer les résultats de la visite pour en détenir la preuve. En cas de non-conformités, les écarts sont tracés dans la FSS (ou sur un autre support choisi lors de la surveillance). Ces écarts sont enregistrés puis traités via le logiciel de traitement des écarts « CONSTAT » par le chargé de surveillance qui proposera un plan d’action. Traçabilité de la surveillance et enregistrement Après la réalisation d’un acte de surveillance (exemple : examen du compte rendu du prestataire pour vérification du traitement de ses écarts, réalisation d’une visite terrain…), le chargé de surveillance doit tracer cette surveillance. Pour cela, il inscrit sur son PDS la date de réalisation, la conformité du critère et la référence du document prouvant la réalisation de l’acte de surveillance. Les preuves de la surveillance sont archivées dans des classeurs. Le PDS rempli et finalisé se nomme « Rapport de surveillance »
Introduction. |
