DESCRIPTION DES TACHES

Tâches centrales: types de événement

Les événements sont répartis en trois catégories:
Les «événements de petite envergure», qui accueillent 40 à 250 participants, principalement, mais pas exclusivement, à Bruxelles. Les «événements d’envergure moyenne», qui accueillent 251 à 600 participants, principalement, mais pas exclusivement, à Bruxelles. Les «événements de grande envergure», qui accueillent plus de 600 participants, principalement, mais pas exclusivement à Bruxelles. Certaines activités, comme la préparation de listes de participants à partir du site web d’enregistrement à l’événement, demandent davantage de travail pour les événements plus importants. Si les tâches requises s’élèvent à moins de 50 % des tâches centrales, le contractant facturera séparément à la Commission les tâches spécifiques concernées et non l’intégralité des tâches centrales. Les «tâches centrales» destinées à aider la DG REGIO à mener à bien un événement peuvent être décrites comme suit.

Conseil

Le contractant conseille la DG REGIO sur le thème et la forme, le contenu et la structure du programme ainsi que sur le lieu des événements.

Lieu et équipements techniques

L’identification et les contacts avec les personnes responsables des lieux potentiels relèvent de la responsabilité du contractant. Si le lieu n’est pas encore connu (comme c’est le cas pour des événements de petite envergure), la recherche d’une salle ou d’un centre de conférence de taille et de standing adaptés, la fixation du meilleur prix pour tous les services requis et le fait de s’assurer que tous les équipements et toutes les installations techniques nécessaires soient disponibles incombent au contractant. Concernant tous ces aspects, notamment les équipements de sonorisation, la retransmission en ligne, l’éclairage, les estrades, le chauffage ou la climatisation, la décoration florales, la restauration, la décoration, les vestiaires et le mobilier, veuillez vous reporter aux points 5 et 6 du bordereau de prix.

Participants potentiels personnes à inviter

Bien que les listes déjà établies par la DG REGIO constituent la principale source de données, le contractant sera amené, pour les trois catégories d’événements, à contribuer à la préparation, à l’actualisation et à finalisation des listes des participants potentiels/personnes à inviter.

Lettre/formulaire d’invitation

La DG REGIO fournira au contractant le texte de l’invitation, ainsi que ses traductions, le cas échéant. Il incombe au contractant d’adapter et de personnaliser ces invitations, dans le respect des règles de courtoisie et de politesse, et d’actualiser le programme si nécessaire, avant de les envoyer aux participants potentiels. À cet égard, il convient d’accorder une attention particulière à la formulation, sachant que le contractant agit au nom de la Direction Générale de la Politique régionale de la Commission européenne et qu’il sera donc le premier contact avec les participants potentiels. Le contractant devra effectuer les rappels nécessaires, par courrier, par courrier électronique, par téléphone ou par tout autre moyen approprié, ainsi que répondre à toutes les questions concernant un quelconque aspect de l’événement.

Inscription des participants et confirmation de participation

Le contractant utilisera le CMS (Conference Management System) de la DG REGIO pour l’inscription des participants et la confirmation de leur participation. Ce système est principalement utilisé pour les événements complexes où plusieurs ateliers se déroulent en parallèle. CMS est un outil web existant, destiné à la présentation et à la gestion des ateliers et des demandes de participation à toutes les conférences organisées par la DG REGIO. Le contractant bénéficiera d’une formation spécifique à ce système. Le contractant devra aussi maîtriser un autre système d’inscription appelé IPM (Interactive Policy Making system), développé par la DG REGIO et principalement utilisé pour les événements en mono-session. Pour certains événements, le contractant pourrait être amené à élaborer son propre système d’inscription. Le contractant devra veiller à obtenir les coordonnées exactes des orateurs et des participants (nom, adresse, fonction, langue, adresse électronique, date de naissance, etc.) et les conserver en lieu sûr. Ces données seront utilisées exclusivement à des fins statistiques (listes minimales à soumettre régulièrement) ainsi que pour la préparation des badges (qui permettent aux participants d’accéder aux locaux de la Commission), des listes destinées à la Direction de la Sécurité de la Commission et des listes de participants (qui seront distribuées à ces derniers).Ces listes seront établies dans le respect des obligations légales en matière de protection et de confidentialité des données personnelles, conformément au règlement (UE) n°45/2001 (http://ec.europa.eu/geninfo/legal_notices_fr.htm).

 Relation avec les orateurs

Pour les trois catégories d’événements (de petite, moyenne et grande envergure), le contractant s’assurera que tous les orateurs sont informés du lieu, du programme et des possibilités techniques en matière de présentations. Par ailleurs, il lui incombera de contacter les orateurs, notamment pour régler toutes les questions relatives au voyage et à l’hébergement. Le contractant rassemblera et préparera les documents qui seront distribués, principalement aux interprètes. Dans certains cas, notamment pour les événements de moyenne et de grande envergure (les Open Days, par exemple), le contractant mettra un serveur ftp à la disposition des orateurs pour qu’ils puissent y télécharger leur présentation.

Contact avec les participants
Achat, préparation et distribution de «kits» pour les participants (mallette, documents de travail, bloc-notes, stylo, etc. en accord avec la Commission). Voir les points 2.3 et 2.4 du bordereau de prix.

Contact avec la DG REGIO
La fréquence et l’ampleur des contacts avec la DG REGIO dépendent du type d’événement ainsi que de la durée de la phase de préparation et de l’événement lui-même. Les coûts y afférents sont inclus dans les tâches centrales.

Programme

Pour les trois catégories d’événements, l’essentiel des données utilisées provient de la DG REGIO; le contractant contribue principalement à définir la forme de l’événement et à assurer la mise en page du programme conformément à la charte graphique de la DG REGIO (http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_fr.htm).L’impression du programme incombe également au contractant. Le programme doit, dans chaque cas, être imprimé au format A4 et en quadrichromie (couverture et contenu).Pour les trois catégories d’événements, la traduction de la version finale du programme est assurée, le cas échéant, par le contractant chargé du lot 1, «Conception et production de produits d’information», dans le cadre d’une collaboration professionnelle et efficace avec le contractant chargé du lot 2. La composition et l’impression de la version finale du programme pour la conférence relèvent de la responsabilité du contractant chargé du présent lot.

Liste des participants
Le contractant est responsable de la préparation et de l’impression de la liste finale des participants pour chaque événement. Pour les trois catégories d’événements, la liste finale des participants est imprimée au format A4, en quadrichromie pour la couverture et en noir et blanc pour le contenu, et présentée comme suit. Pour les événements de petite envergure: par ordre alphabétique ascendant du nom de famille de chaque participant. Pour les événements de moyenne et de grande envergure: dans l’ordre suivant des rubriques et, dans chacune d’elle, par ordre alphabétique ascendant du nom de famille des participants:
1. Orateurs
2. États membres de l’UE (par ordre alphabétique ascendant du nom des pays en anglais)
3. Autres pays (par ordre alphabétique ascendant du nom des pays en anglais)
4. Institutions et organes de l’UE
a) Institutions
Parlement européen, Conseil européen, Conseil de l’Union européenne, Commission européenne, Cour de justice de l’Union européenne, Banque centrale européenne, Cour des comptes européenne, Président du Conseil européen, Haut représentant de l’Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité.

Activités supplémentaires

Outre les tâches centrales décrites ci-dessus, tout ou partie des tâches et services suivants peuvent être demandés, selon la nature, l’ampleur ou le lieu de l’événement. La conception et l’impression du programme et de la liste des participants relatifs à un événement relèvent des tâches centrales; l’impression d’autres documents y afférents figure sous les points 2.1 (copies noir et blanc) et 2.2 (copies couleurs) du bordereau de prix. L’organisation du voyage et de l’hébergement des orateurs, des participants ou des journalistes ainsi que le remboursement/la prise en charge des frais y afférents, sont basés sur les montants maximums établis à l’annexe VIII des conditions générales. Le montant de ces frais ne peut être supérieur aux montants maximums qui figurent dans cette annexe, sauf autorisation préalable de la DG REGIO. Dans de nombreux cas, le contractant peut être appelé à verser aux orateurs et aux participants les sommes qui leur sont dues, et il doit disposer de la trésorerie et des moyens de transfert nécessaires à cet effet; il sera ensuite remboursé par la Commission en temps voulu, sur présentation de justificatifs. Le choix final de l’hôtel doit être approuvé par la Commission. Les sacoches fournies pour la conférence figurent, respectivement, au point 2.3 et 2.4 du bordereau de prix.

Personnel affecté aux événements

Hôtesse
Le contractant veille au bon déroulement de l’événement. Pour ce faire, il convient de prévoir, pour tous les types d’événements, une équipe d’hôtesses chargées d’effectuer les inscriptions sur place pour la presse et les participants, de préparer et de remettre les badges, de guider les participants vers les salles de réunion et les orateurs vers d’éventuels espaces réservés, de préparer et de distribuer aux participants le matériel qui leur est destiné (sacoches, documentation, etc.), de gérer les micros pendant les séances de questions ainsi que de faire de lien avec les services techniques pour assurer le bon déroulement des présentations PowerPoint, par exemple, ou de la projection de vidéos ou de transparents. Ces hôtesses, de même que le personnel du contractant, doivent porter un uniforme (un costume sombre, une chemise claire et un foulard de couleur, par exemple) pour pouvoir être facilement identifiés par les participants. Le contractant donnera également des instructions précises aux hôtesses, conformément aux spécifications de la DG REGIO. Le nombre estimé d’hôtesses est de deux pour cent participants, mais il convient d’en calculer le nombre précis au cas par cas; les coûts y afférents ne sont donc pas intégrés dans ceux des tâches centrales. Seuls les coûts relatifs au personnel du contractant intervenant activement, y compris dans une fonction d’encadrement, pour la durée de la réunion relèvent des tâches centrales. Les coûts liés au recrutement des hôtesses font partie des frais de personnel relatifs aux événements (voir point 3.1 du bordereau de prix).

Consultant, modérateur, agent de sécurité

Les personnes éventuellement recrutées en tant que consultant, modérateur ou agent de sécurité figurent, respectivement, aux points 3.2, 3.3 et 3.4 du bordereau de prix. Des consultants sont appelés à intervenir avant et après l’événement, conformément aux indications de la DG REGIO. Les modérateurs sont chargés d’animer les débats le jour de l’événement et s’acquittent de tâches avant et après la événement, conformément aux indications de la DG REGIO.