Evaluation de la qualité de la base ESOPE

Afin d’évaluer le système d’information basé sur le logiciel ESOPE, nous avons analysé les différents éléments de ce système.

Circuit de l’information:

Les informations étaient saisies sur plusieurs supports :

• Dossier patient format CLCS

• Registre

• Saisie sur ESOPE (par opératrice de saisie de façon différée).

Problèmes identifiés :

• Les consultations n’étaient pas toutes saisies dans le dossier patient et le logiciel de saisie, mais toujours dans le registre ce qui explique le nombre élevé de faux PDV dans le logiciel de suivi ESOPE.

• Archivage : le rayonnage pour classer les dossiers était trop petit avec des difficultés d’accès aux numéros des dossiers.

• Des blocages au niveau du logiciel qui ne pouvaient être résolus que par un informaticien pour la maintenance recruté sur le plan national avec comme conséquence des cumuls de dossiers non saisis.

Saisie informatique

La saisie a été réalisée sur un ordinateur situé au deuxième étage par une opératrice de saisie. Par la suite une mise en réseau entre les salles de saisie et de consultation a été réalisée. Cependant, une saisie en temps réel à partir de la salle de consultation n’a jamais été réalisée par les médecins. Malgré la saisie par des opérateurs travaillant à plein temps, nous avons rencontré beaucoup de problèmes concernant la mise à jour de la base ESOPE. La base présentait de nombreux doublons (dus à des fusions multiples par les premiers opérateurs de saisie).

Complétude des donnés

En septembre 2009, 2689 patients avaient été notifiés dont 320 suivis régulièrement sous ARV dans la base ESOPE avec 6071 visites au total. Cette base présentait un déficit important de complétude par rapport à la base de la pharmacie. Pour la mise à jour de la base nous avons procédé dans un premier temps par une correction à partir des listes des supposés PDV en vérifiant sur les registres et dans un deuxième temps en comparaison avec la file active de la pharmacie. Au 31/12/2009, après mise à jour de la base, nous avons notifié 3410 patients et 14061 visites. Après sélection des critères d’inclusion de notre étude (adultes et la période d’inclusion entre le 01/01/2005 et le 31/12/2009), l’effectif de la cohorte analysée était de 2671 patients et 9978 visites.

Qualité de la base

L’utilisation des requêtes «qualité d’ESOPE» ont permis de mettre en évidence un certain nombre de valeurs manquantes et de valeurs aberrantes ou à contrôler. Parmi les valeurs manquantes, nous avons constaté une faible saisie des données sur la charge virale ainsi que sur l’observance. Ces valeurs n’ont pas pu être mises à jour car les données n’étaient pas facilement retrouvées ou ne figuraient pas dans les dossiers ou le registre. Les valeurs aberrantes, dues à des erreurs de saisie ou d’unité, ont été identifiées et ont pu être corrigées ou supprimées.