Formation Access et généralités sur les bases de données

Extrait du cours généralités sur les bases de données

Précisez quel champ doit être utilisé comme clé primaire (placez vous sur le champ correspondant et cliquez sur le bouton ). Un des champs de la table doit permettre d’identifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire, elle est obligatoire.
Enregistrez la table avec le menu Fichier Enregistrer ou le bouton . Un nom de table est limitée à 64 caractères. Une table peut comporter au maximum 255 champs. Une Base de données peut comporter au maximum 32768 objets, et sa taille peut aller jusqu’à 1 Giga octet.
La bonne démarche consiste à créer toutes les tables de votre BDD, puis d’effectuer des relations entre les tables.
Etablir des relations entre les tables
Etablir une relation entre les tables de la BDD va permettre de réunir les informations réparties dans différentes tables pour les exploiter ensemble, les analyser… La liaison entre deux tables s’effectue par l’intermédiaire de la clé primaire, elle suppose que les deux tables possèdent un champ commun, même si ce champ n’a pas le même nom dans les deux tables.
Pour établir des relations entre tables, utilisez le menu Outils Relations ou le bouton .
Si vous accédez pour la première fois à la fenêtre Relations, celle-ci est vierge et Access vous propose d’y ajouter des tables. Sinon utilisez le menu Relations Ajouter une table… ou le bouton . Dans la fenêtre Ajouter une table, sélectionnez les tables puis cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Fermer.
Pour établir la relation entre deux table, faites glisser le champ commun de la table source vers la table liée. Vous ne pouvez établir qu’une seule relation entre deux mêmes tables.
Vous obtenez alors cette boîte de dialogue pour définir les caractéristiques de la liaison :
Cochez l’option Appliquer l’intégrité référentielle si vous voulez qu’Access vérifie l’existence d’un enregistrement correspondant dans la table source lorsque vous ajoutez un enregistrement à la table liée, et qu’il empêche aussi la suppression d’un enregistrement de la table source s’il est en relation avec un ou plusieurs enregistrements de la table liée.
Si vous avez coché l’intégrité référentielle, vous avez la possibilité d’autoriser :
La modification du contenu de la clé primaire en cochant l’option Mettre à jour en cascade les champs correspondants. Access reportera la modification de valeur du champ sur tous les enregistrements liés.
La suppression d’enregistrement de la table source en cochant l’option Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Attention, Access supprimera tous les enregistrements liés à l’enregistrement détruit.
……

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