Les 5 étapes clés pour améliorer la performance d’achat

Mettre en place une Organisation Achat

 Mettre en place le binôme DSI / Acheteur

L’optimisation de la performance des achats devient de plus en plus une affaire de spécialiste, et conduit à la mise en place d’une organisation achats professionnelle, qui peut prendre classiquement diverses formes :  Organisation centralisée : les achats sont managés par une direction unique  Organisation décentralisée : les achats sont rattachés à la DSI  Organisations matricielles et autres qui mixent les deux types précédents. Notons que dans certains cas, l’entreprise ne possède pas d’organisation achats formelle ; les prescripteurs effectuent directement les achats ou font appel à des cabinets spécialisés en achat informatique. Quelle que soit l’organisation de son entreprise, le DSI doit constituer avec son acheteur un binôme agissant en confiance (quitte à définir le rôle d’acheteur et le pourvoir au sein de sa DSI si celui-ci n’est pas défini dans l’entreprise). En effet, l’acheteur n’est plus le négociateur qui arrive en fin du cycle d’achat ; il pilote l’essentiel du portefeuille des achats et même optimise les projets transverses de l’entreprise. Pour autant, piloter n’est pas décider, l’acheteur ne se substitue pas au DSI. L’acheteur développe une approche analytique, experte et collective :  Dans sa mission d’agir sur la performance globale des achats, il est un inducteur de changements de la DSI : il challenge les exigences des prescripteurs, assure l’intégration des contraintes des fournisseurs, suscite des réflexions sur l’amélioration des pratiques, promeut l’innovation.  C’est un expert des techniques d’achat, mais aussi un bon connaisseur de ses segments d’achat et de l’offre des fournisseurs sur ces segments  Travaillant en binôme avec le prescripteur opérationnel, c’est un homme de réseau et de contact.

Définir une Stratégie d’Achats

La Stratégie d’Achats est l’ensemble des orientations dont se dote une organisation, dans le but d’atteindre une amélioration de la performance économique des achats, de la prise en compte de l’innovation et du développement durable, ainsi qu’une maîtrise des risques liés aux achats. Ces orientations sont ensuite hiérarchisées en fonction des priorités de l’entreprise, et permettent la mise en œuvre de plans d’actions d’achat qui sont déclinés en objectifs opérationnels pour les acheteurs et les fournisseurs. Définir une stratégie d’achat permet au DSI de dégager les gisements d’amélioration et de planifier ses achats en alignement avec la stratégie globale de son entreprise. Rappelons que selon une étude du cabinet CKS, 50% des gains sur l’achat se font avant de lancer l’appel d’offre !

 Etablir une Politique d’Achat

En établissant une Politique d’Achat, le DSI met en place, en binôme avec son acheteur, une orientation à moyen terme, alignée sur le projet de l’entreprise, qui permet de fixer la stratégie d’achat à mettre en place ; il doit ainsi positionner les objectifs à atteindre, en particulier selon les axes suivants :
Axe Coûts : Utilisation des 3 catégories de leviers d’achat :  Massification  Optimisation des produits et des services  Optimisation des processus achat
Axe Innovation / Technologie : Mise en place d’une veille technologique, permettant de sélectionner des fournisseurs à vision stratégique et conduisant à intégrer en amont les contraintes et solutions des fournisseurs.
Axe Qualité : Constitution de Plans d’Assurance Qualité Fournisseurs, incluant le cas échéant des recours à des audits
Axe Délais : Mesures permettant de respecter les délais et de s’adapter aux impondérables, en particulier en maîtrisant le flux logistique des fournisseurs
Axe Moyens : Utilisation des enchères Choix « Make or Buy » : Externalisation de fonction non stratégique pour l’entreprise  Centralisation de services (ex centre de développement)  Utilisation de prestations offshore  Cloud Axe Sociétal : Définition de chartes éthiques à destination des fournisseurs (développement durable, conformité avec la législation du travail, …)

 Cartographier ses achats

L’élaboration de la Stratégie d’Achats s’appuie sur un état des lieux précis, effectué par une cartographie des achats, par segment, par prescripteur, par fournisseur

 Gérer son panel fournisseur

Dans le cadre de la Politique d’Achat et en s’appuyant sur la cartographie, le DSI et son acheteur vont construire et améliorer leur panel fournisseur, en particulier en menant les actions suivantes :

 Rationaliser et réduire le nombre de fournisseurs, avec des outils tels que la méthode ABC, la règle des 80/20  Fidéliser les bons fournisseurs  Identifier les fournisseurs à risque  Globaliser les appels d’offre pour tirer parti des fournisseurs globaux. Par exemple, dans le monde de la Santé, certains acteurs majeurs fournissent des modalités d’imagerie, des analyseurs de laboratoire de biologie, des logiciels de gestion du dossier patient, des équipements électriques, etc… Il peut être pertinent de regrouper les différents contrats pour obtenir des leviers de négociation plus importants.

 Construire un plan d’actions achat pluriannuel

Une fois fixé le cadre à moyen-terme, le DSI et son acheteur vont le décliner en un plan d’action pluriannuel qui va cadrer les objectifs court-terme détaillés pour les prescripteurs, les acheteurs et les fournisseurs.

 Evaluer et prioriser les segments d’achat  Etudier les pistes d’améliorations avec les prescripteurs (en particulier, challenger les exigences)  Evaluer les améliorations  Positionner les projets d’achat en termes d’enjeux et d’efforts  Décider des projets d’achat à lancer et du calendrier.

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