Manuel des Procédures administratives, financières et comptables de l’Unité de Coordination du Projet

La secrétaire de Direction : Elle dépend du Coordonnateur du Projet.

Rôle

La secrétaire de direction assiste le Coordonnateur au bon fonctionnement du Projet. Elle exécutera les tâches ci-après :

Activités et tâches du poste

Traitement de textes
– Assurer le traitement des documents, saisies, etc du Projet, – Préparer les courriers du Projet.
Gestion du courrier
– Veiller à la tenue à jour des registres « courrier départ » et « courrier arrivée » ; – Veiller à l’acheminement des courriers émis à leurs destinataires ; – Ventiler le courrier selon les instructions du Coordonnateur ; – Diffuser les notes de services internes, circulaires, etc.
Classement des documents
Classer les documents et courriers selon le mode de classement approprié.
Gestion des rendez-vous et visites
– Assister le Coordonnateur dans la gestion de ses rendez-vous ; – Coordonner l’ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du projet.
Missions et voyages
– Préparer les missions du projet ; – Organiser le déplacement des acteurs du projet ; – Préparer les ordres de mission du Coordonnateur et des acteurs du Projet conformément aux procédures définies dans le manuel de procédures administratives ; – Gérer les aspects logistiques des rencontres et manifestations placées sous l’égide du Projet.
Communications téléphoniques
– Gérer le standard téléphonique.
Gestion du stock
– Initier les achats de fournitures et suivre leur dénouement (faire le point des stocks à commander et faire déclencher les commandes par le Spécialiste en Gestion Financière ; – Réceptionner et vérifier les fournitures achetées en fonction de la commande et établir les fiches de stocks par article ; – Assurer la garde des stocks de fournitures ; – Assurer la garde des chèques émis.

Le Spécialiste en gestion financière : Il dépend du Coordonnateur

Rôle

Placé sous la supervision du Coordonnateur. Il assure le bon fonctionnement du système administratif et financier du Projet .Il exécutera les tâches ci-après :

Activités et tâches du poste

– Assister le Coordonnateur dans l’exécution des tâches administratives et financières ; – Elaborer les programmes et budgets annuels du projet, et consolider les budgets des composantes et des Agences d’exécution; – Etablir le calendrier de préparation du budget en indiquant d’une part, les personnes et les structures responsables et d’autre part, la date limite des travaux en conformité avec le calendrier budgétaire approuvé par le Coordonnateur. – Exécuter les tâches de supervision financière du projet et veiller à ce que les différentes composantes reçoivent l’appui nécessaire pour exécuter leur Programme Annuel de Travail ; – Mettre à la disposition des composantes du Projet, les ressources nécessaires à l’exécution des activités sur la base des programmes et des budgets approuvés par l’IDA, et du budget de l’activité spécifique concernée ; – Elaborer les rapports d’activités et les états financiers annuels et périodiques du Projet ; – Faciliter le déroulement des missions de supervision et d’audit ; – Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions d’audit et de supervision des bailleurs de fonds ; – Suivre la remontée de toutes les pièces justificatives des dépenses effectuées par les composantes au moyen des avances de fonds qui leurs sont accordées au titre de leurs activités ; – Suivre le respect de l’application des procédures administratives du Manuel administratif, financier et comptable ; – Présenter au Coordonnateur la situation sur l’évolution des indicateurs financiers (taux de décaissement, niveau d’exécution des budgets etc.…) ; – Vérifier les imputations comptables des pièces justificatives des dépenses ; – Suivre la bonne utilisation des équipements du Projet, leur codification, la prise annuelle de leur inventaire physique et la tenue du registre des biens ;