Système manuel de comptabilité

Les systèmes manuels standards de comptabilité suivent les mêmes procédures que le système utilisé par Construction Nationale excepté pour les entrées de journal qui ne sont reportées au grand livre qu’à la fin de chaque mois. Les soldes débiteurs ou créditeurs de chaque compte du grand livre sont additionnés et comparés afin de s’assurer qu’il n’y a pas eu d’erreur de report ou d’erreur d’addition et que le total des débits égale le total des crédits. Cette énumération s’appelle une balance de vérification. Sur un chiffrier, le bénéfice net est calculé et transféré au bilan afin d’équilibrer ce dernier et la liste des comptes est inscrite verticalement avec leur solde. Il est alors très facile de voir comment le bénéfice net est calculé et de suivre son report dans la section capital. Les soldes ainsi énumérés sur ce chiffrier sont, par la suite, utilisés pour préparer le bilan et l’état des résultats. Dans un système manuel de comptabilité, la préparation des états financiers comprend le report de toutes les entrées de journal qu’il y a eu depuis les derniers états financiers, ainsi que la préparation d’une balance de vérification et d’un chiffrier. Comme ceci représente beaucoup de travail (manuel), il est fait seulement une fois par mois. Avec un système de comptabilité sur ordinateur, basé sur le système utilisé par Construction Nationale par exemple, les états financiers sont aussi à jour que la dernière écriture de journal que vous avez effectuée.

Regroupement des états financiers

L’entreprise Construction Nationale continue ses opérations et à la fin de sa première année fiscale, l’enregistrement de toutes les différentes transactions survenues durant l’année donne un bilan et un état des résultats assez longs. Étant donné que sur chaque état il y a différents comptes, et que de plus ils sont nombreux, ces comptes sont regroupés par catégorie. À cause de ce regroupement, ils sont appelés états financiers regroupés. Le but des états financiers regroupés est de présenter les comptes similaires sous une seule rubrique.

Le bilan
Les catégories du bilan comprennent l’actif à court terme, les immobilisations, le passif à court terme, le passif à long terme, et le capital.

Actif
L’actif se compose des biens corporels et des autres éléments de valeur que possède l’entreprise. Il figure à la gauche du bilan. Actif à court terme. Les effets de l’actif à court terme sont des effets qui peuvent être convertis en espèces dans le cours normal des affaires de l’entreprise en deça d’un an. Ils sont normalement énumérés dans l’ordre de leur liquidité. Ce regroupement est très important, car il indique la rapidité avec laquelle l’entreprise peut payer ses créanciers et de quelle façon elle peut réagir lorsqu’une situation exigeant beaucoup de liquidité survient.

Immobilisations  Les immobilisations représentent des effets d’actif tels que les terrains, les immeubles, les équipements, et camions qui sont utilisés dans l’entreprise et qui ont une longue durée de vie. Ils ne sont généralement pas vendus dans le cours normal des affaires de l’entreprise. Cette catégorie est très importante parce qu’elle donne une idée du total des actifs requis par l’entreprise pour qu’elle soit en mesure de générer des profits.

Passif
Le passif se compose de toutes les dettes et sommes que l’entreprise doit à des tiers. Il figure à la droite du bilan. Passif à court terme. Les effets du passif à court terme sont généralement des obligations qui doivent être payées en de ça d’un an. Si possible, elles sont inscrites dans l’ordre de priorité de paiement. Cette catégorie est très importante car elle indique le montant que l’entreprise doit à des tiers et qui doit être payé dans un avenir relativement proche. Si le total du passif à court terme est supérieur au total de l’actif à court terme, l’entreprise aura des problèmes à payer ses créanciers rapidement et régulièrement. Dette à long terme. Les dettes à long terme sont des dettes que l’entreprise a contractées et qui ne sont pas nécessairement remboursables dans l’année suivant la date du bilan. Un prêt payable dans deux ans et une hypothèque à payer dans 25 ans en sont des exemples. Cette catégorie est très importante car en la comparant avec le montant total des avoirs de la compagnie, elle donne une indication du degré de risque qu’encourent les futurs prêteurs de l’entreprise.

Capital
Cette catégorie est importante car elle indique le montant d’argent investi dans la compagnie et le bénéfice généré par la compagnie. Construction Nationale a le statut de commerce enregistré. Les associations et les corporations ont des comptes différents dans la section capital; nous analyserons ceci ultérieurement. Les principales catégories sont les mêmes excepté qu’elles portent des noms différents : montant investi dans l’entreprise; montant gagné par l’entreprise.

L’état des résultats
Les catégories de l’état des résultats comprennent les revenus, les dépenses, et les bénéfices.

Revenu
Les revenus sont regroupés par type de produits ou de services vendus. Ce regroupement est important afin d’identifier les différentes catégories de revenus. Il démontre où et comment la compagnie génère ses revenus.

Dépense Les dépenses sont les sommes que l’entreprise engage dans le but de fournir des produits et services à ses clients ou de poursuivre ses activités. Les frais engagés au titre de l’achat d’éléments d’actif ne sont pas des dépenses. Dépenses d’opération. Les dépenses d’opération sont encourues par l’entreprise afin de produire les articles ou les services qu’elle vend. En général, ces dépenses ne seraient plus encourues si l’entreprise cessait de vendre ses articles ou ses services. Il est important de connaître le total des dépenses d’opération afin que l’entreprise puisse calculer le coût de production des articles ou services qu’elle vend. Dépenses d’administration. Les dépenses d’administration sont encourues pour administrer l’entreprise et elles n’ont aucun lien direct avec la production des services ou des articles que l’entreprise vend. En géneral, si l’entreprise cessait de produire, ses dépenses d’administration seraient toujours encourues. Il est important de regrouper les dépenses d’administration séparément des dépenses d’opération pour déterminer si les activités de l’entreprise couvrent ses dépenses d’opération.

Bénéfice
Le bénéfice ou le bénéfice net est la différence entre les revenus générés et les dépenses encourues par l’entreprise pour une période déterminée. L’année fiscale ou l’année financière est la période de temps comprise entre la date de début d’année et la date de fin d’année choisie par le ou les propriétaires ou dirigeants de l’entreprise pour des fins fiscales. La fin d’année fiscale de Construction Nationale est le 31 janvier. Le ou les propriétaires ou dirigeants d’une entreprise veulent savoir si elle génère un profit raisonnable afin de décider s’ils veulent rester en affaires et les créanciers de l’entreprise veulent s’assurer qu’elle fait des profits avant de lui octroyer des prêts.