ANALYSE DE COMMUNICATION EXISTANTE

Quand les techniques s’inventent au rythme des semaines, quand les appels des marchés ne sont plus les mêmes, quand les attentes des salariés deviennent multiformes, quand la politique nationale intervient dans tout ministère, la structure change. De nouveaux domaines d’activité mobilisent d’autres ressources; des fonctions s’organisent. En effet, la raison d’être de la DGB , et implicitement de l’organisation toute entière est d’assurer une communication plus efficace au sein de cette direction, en ce sens que, les activités des différentes directions rattachées directement à elle étant interactives, un grand échange d’informations, de documents et de données s’avère donc nécessaire.

LES CIRCUITS DE COMMUNICATION

La communication ascendante se fait de bas en haut, elle sert de « feedback ». Par ce biais, les messages individuels, contribution personnelle ou réponse remontent vers le haut, à l’exemple des revendications. De ce fait, la communication spécifique de la DGB exige une rétroaction vis à vis des subordonnés, même au niveau excentrique, vers les Chefs hiérarchiques afin qu’il y ait une bonne communication dans toute direction et une transparence dans l’exécution du travail. L’existence d’une communication ascendante dans la DGB est donc nécessaire. En plus, la communication suppose un échange, une certaine réciprocité et certainement une écoute de l’autre, notamment une écoute du subordonné. services de l’administration publique ; elle est utilisée seulement entre les directions, les services pour les consulter et elle permet un climat de coopération entre ces différents directions, secteurs, services et les différents personnels de même niveau. On peut adopter ici, la théorie de la communication de groupe.

LES FORMES DE COMMUNICATION

Les correspondances écrites font partie de la catégorie de communication formelle que documents sont uniques et quelques fois confidentiels, ce qui nécessite une moindre manipulation c’est-à-dire seulement par les transmetteurs appropriés et les personnes auxquelles ils sont destinées. La correspondance administrative6 est tout document écrit émanant d’une Administration publique et destiné à demander ou donner un renseignement intéressant l’Administration ou à répondre à un particulier. L’Administration est tenue à l’obligation : de donner, de demander et de communiquer des renseignements nécessaires et utiles. On ne peut concevoir une Administration sans écrits appelés correspondances administratives.

La lettre écrite par un fonctionnaire ou par un agent de l’Administration et qui traite les questions ayant un rapport quelconque avec son service est appelée lettre officielle. Elle peut être adressée, soit à une personne physique, soit à une personne morale privée ne faisant pas partie de l’Administration (particulier, sociétés, établissements). Elle se distingue de la lettre privée écrite entre particuliers et de la lettre commerciale utilisée entre commerçants. La lettre administrative fait apparaître un certain nombre d’indications qui ont pour but de lui donner un caractère différent, d’en faire connaître l’origine, de désigner le ou les destinataires, de situer cette lettre par rapport à d’autres correspondances. – Les références. Lorsque la lettre répond à une ou plusieurs correspondances reçues, ou lorsqu’elle traite une question ayant déjà donné lieu à une ou plusieurs correspondances, on indique dans cette lettre, la nature, le numéro et la date de cette ou de ces correspondances.

C’est une lettre par laquelle une Autorité fait part de sa satisfaction à la suite d’un travail important effectué par le destinataire, d’un acte important qu’il a accompli, d’une initiative heureuse qu’il a prise. Elle constitue parfois un témoignage de satisfaction qui est versé au dossier du fonctionnaire et peut lui donner quelquefois certains avantages. La présentation d’une lettre circulaire est un peu spéciale. Elle est parfois rédigée comme une lettre et contient quelquefois (si son contenu est important) une disposition finale demandant au destinataire d’accuser de réception, de signaler le difficultés d’application des mesures préconisées, d’assurer une large diffusion des instructions données. réglementaire, la Lettre circulaire ou la Circulaire peut être envoyée aux destinataires pour leur donner ou leur demander certains renseignements. Elle est adressée en général à des personnes occupant des emplois analogues. combinaison du système de téléphone avec le système de photocopie à distance. En effet, l’appareil utilisé permet aussi bien de téléphoner que de passer par photo télécopie un document ou une correspondance écrite. Dans la DGB, on le trouve au niveau de la Direction générale et chaque Direction.