Les systèmes de gestion de bases de données sous Access

Sommaire: Les systèmes de gestion de bases de données sous Access

1.  Les systèmes de Gestion de Bases de Données
1.1  LA BASE DE DONNÉES
1.2 LE SYSTÈME DE GESTIO N DE BASES DE DONNÉES
2.  L’organisation des données dans la base de données
2.1  PRÉSENTATION DE L’EXEMPLE
2.2  L’ORGANISATION DES D ONNÉES DANS UN SGBD
2.3  DIVISER POUR MIEUX RÉGNER
2.4  UTILISER PLUSIEURS TABLES
2.5  IL EXISTE TROIS TYPE S DE RELATIONS ENTRE LES TABLES   :
2.6  LES INDEX
3.  Application
CREATION D’UNE BASE DE DONNEES AVEC ACCESS
3.1 CRÉATION D’UNE TABLE
3.2 LES TYPES DE DONNÉES
3.3 LES PROPRIÉTÉS DES CHAMPS
3.4 LE FORMAT D’AFFICHAGE
Pour les champs texte et mémo
Pour les champs Numériques etMonétaires
Pour les champs de type Date / Heure
Format d’affichage des dates / heures dans Windows
Pour les champs de type OUI/NON
3.5 LE MASQUE DE SAI SIE
3.6 LES LISTES DE CH OIX
3.7 TRI PARMI LES ENREGISTREMENTS
3.8 FILTRER DES ENREGISTREMENTS
Le filtre sur un seul critère :
Filtre sur plusieurs critères
3.9 RECHERCHER DES E NREGISTREMENTS

Extrait du cours les systèmes de gestion de bases de données sous Access

1. Les systèmes de Gestion de Bases de Données
1.1 La base de données
Une base de données est un ensemble structuré de données enregistrées sur des supports accessibles par  l’ordinateur pour satisfaire simultanément plusieurs utilisateurs de façon sélective et en un temps opportun.
Elle doit avoir un certain nombre de caractéristiques :
?? Données structurées : les informations contenues dans une base de données sont réparties en enregistrements, chaque enregistrement ayant une structure bien définie
?? Données non redondantes : Une même information ne sera pas répétée plusieurs fois dans la base de  données.
?? Données cohérentes : Il ne doit pas être permis d’enregistrer dans une base des informations  incohérentes entre elles
?? Données accessibles directement selon de multiples critères
?? Indépendance des programmes et des données : La base de données doit être indépendante des  programmes qui y ont accès, on doit pouvoir utiliser un autre programme pour traiter différemme nt ces  données sans avoir à toucher à ces données
?? Sécurité des données stockées : la base de données doit permettre un système de sécurité permettant de  gérer les droits d’accès aux informations par les utilisateurs.
1.2 Le Système de Gestion de Bases de Données
Un Système de Gestion de Bases de Données (S.G.B.D.) représente un ensemble coordonné de logiciels qui  permet de décrire, manipuler, traiter les ensembles de données formant la base. Il doit également assurer la  sécurité et la confidentialité des données dans un environnement où de nombreux utilisateurs ayant des  besoins variés peuvent interagir simultanément sur ces données.
Il doit pouvoir être utilisé par des non-informaticiens. Il doit assurer la définition des structures de stockage  et des structures de données et le suivi de leur évolutions ; c’est ce qu’on appelle l’administration des  données. Il doit pouvoir au maximum vérifier la cohérence des données. Le SGBD sert donc d’interface  entre les programmes d’application des utilisateurs d’une par t, et la base de données d’autre part.
2. L’organisation des données dans la base de données
2.1 Présentation de l’exemple
Avant de pouvoir exploiter les données contenues dans la base, il va falloir les modéliser, par modéliser, je  veux dire trouver le meilleur moyen de représenter le monde réel en structurant la base de données de  manière à pouvoir l ‘exploiter la plus simplement par la suite.
2.2 L’organisation des données dans un SG BD
Dans Access, comme dans les autres SGBD, les informations doivent être segmentées en données qui sont  stockées dans des tables. Une table est donc un ensemble de données, organisées en lignes et en colonnes.
On peut stocker dans une table n’importe q uel type d’information (texte, chiffres, graphisme, son, etc…) Chaque table est divisée en enregistrements, les enregistrements étant l’ensemble des données relatives à la  même information. Prenons l’exemple d’un carnet d’adresses. Pour ce carnet d’adresses, nous allons  utiliser une table « contacts » qui contiendra toutes les informations concernant chaque contact, chaque enregistrement contiendra les informations relatives à un (et un seul) contact (nom, adresse, téléphone, date  de naissance, etc.…).
Comme on vient de le voir, chaque enregistrement contient un ensemble d’informations (nom, adresse,  téléphone) qui ont elles -même diviser l’enregistrement en plusieurs parties, chaque partie s’appelle un  champ.Le champ contient une partie des informations de chaque enregistrement.
2.3 Diviser pour mieux régner
Il faut toujours segmenter l’information en éléments les plus petits possibles. On aurait très bien pu créer  une table contact avec un seul champ par enregistrement qui contiendrait toutes les informations en même  temps. Mais une des règles d’or dans la création de la structure d’une base de données est de diviser le plus  possible l’information pour pouvoir la traiter par la suite le plus simplement et le plus efficacement  possible.
Le SGBD, pour retrouver les données qu’on lui demande, travaille avec le contenu des champs, il lui sera  donc difficile, dans la table « Contacts » telle qu’elle est de retrouver les contacts habitant à Lille, la ville se  trouvant mélangée au reste de l’adresse, de même, on ne pourra pas récupérer le nom seul de chaque  contact, celui -ci se trouvant dans le même champ que le prénom.
Comme on ne peut pas toujours prévoir, lors de la création de la structure de la table, de l’usage qui en sera  fait plus tard, il faut diviser le plus possible les données, sachant qu’il sera toujours compliqué (et risqué) de  modifier la structure de la table par la suite lorsqu’elle sera remplie.
2.7 Les index
Pour optimiser les temps de recherche dans les tables, Access (et d’ailleurs tous les SGBD) ont besoin  d’index. L’index permet à Access de retrouver plus rapidement les enregistrements concernés ; il accélère  aussi les opérations de tri.
Comment ? Les index fonctionnent avec une table comme la table des matières avec un livre. Lorsqu’on  indexe un champ, Access stocke hors de la table les valeurs de ce champ. Lorsqu’on effectue une recherche  sur ce champ, plutôt que de le chercher dans l a table, Access va faire sa recherche dans l’index, une fois  qu’il aura trouvé, il affichera le contenu de l’enregistrement associé à cet index.
3. Application
Maintenant que vous avez tout compris au film, nous allons nous pencher sur un autre cas de figure. Supposons  qu’on veuille gérer un magasin avec Access. Créez donc les tables et les relations pour notre magasin, au cas où  certains ignoreraient le fonctionnement d’un magasin, voici comment ça marche :
?? Un client commande des produits
?? Un fournisseur livre des produits
?? Le stock contient des produits
Et voilà une solution qui semble honnête :
(Les clefs primaires sont en gras, les indexes sont soulignés) Le choix des index est totalement subjectif, il sera surtout fait en fonction des besoins ultérieurs. Ce n’est pas  grave si on n’a pas choisi les bons index, il est toujours possible de les modifier ultérieurement.

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