Le service administration et comptabilité

Le service administration et comptabilité est un service coordinateur de tous les services au sein de la succursale, car ce dernier est toujours en relation avec les différents services c’est-à-dire que chaque activité établie par un service passe toujours par le service administration et comptabilité. Nous pouvons subdiviser ce service en deux parties, afin de mener à bien notre présent mémoire : a 3) Synthèses: Lors de notre apprentissage au sein du service administratif, nous avons pu remarquer l’utilisation de la pratique discursive puisque l’assistante de direction filtre les appels. De ce fait elle doit être à l’aise quant elle parle avec d’autres personnes, en utilisant différentes expressions, à bon escient. Nous avons pareillement pu remarquer que les connaissances linguistiques s’avèrent nécessaires pour tenir ce poste, car l’assistant de direction a pour tâche de maintenir la communication avec les différentes institutions extérieures à l’entreprise.

De ce fait les différents cours de langues ont été très utiles lors de la tenue de ce poste durant notre passage. De la même manière, c’est l’éthique qui est fortement utilisée dans la tenue de ce poste, car certains secrets professionnels existent. De ce fait, un bon sens moral est requis, afin de montrer aux supérieurs le respect du travail et également la prise en main des responsabilités qui nous ont été données. Etant donné que le service assure la gestion du personnel, la matière gestion des ressources humaines prend une très grande place mais également la fiscalité. La gestion de ressources humaines, car les employés sont affiliés à la sécurité sociale c’est à dire à la CNAPS et à l’OMSI, afin de motiver le personnel. Pour le recrutement et le licenciement du personnel, l’assistant doit avoir une certaines base, telles les conditions et motifs de licenciement que nous avons appris connaissance durant les cours, mais également les différent modes de recrutement et les salaires correspondant à chaque nouveau salarié. Pour la fiscalité, nous avons eu besoin de cette matière pour déterminer les cotisations à allouer aux différentes institutions telles la CNAPS et l’OMSI, les modes de calcul sont les mêmes. De ce fait, nous n’avons pas eu de problème lors de l’exécution de ces tâches. Cette matière ne se fait qu’en troisième année, mais nous avons eu quelques connaissances à travers les documents en notre possession. La technique d’expression a aussi une place importante au sein de ce service,

Achat local

Selon la demande du client ou de l’entreprise c’est-à-dire les services au sein de la succursale, le service magasin pièce de rechange pourrait effectuer des achats locaux, avec une marge bien déterminée. A l’aide du bon rose qui est une pièce établie par le service atelier, afin d’élaborer le bon de commande auprès des fournisseurs, le service MPR passe la commande auprès de ces derniers, à l’aide d’un bon de commande établi en 3 exemplaires, dont deux seront acheminés vers les fournisseurs, et le reste au niveau du service MPR, en guise d’archives. En temps réel, le magasinier est chargé de l’approvisionnement, mais dans le cas d’un achat local c’est l’atelier qui le prend en main. Le service atelier exécute cette tâche qui est normalement réservé à d’autres services mais pour cause d’insuffisance de personnel, il doit l’exécuter, afin d’assurer le bon déroulement de l’activité au sein de l’entreprise. Lors de la réception des pièces, ainsi que de leur bon de livraison, le service MPR assure l’enregistrement des entrées des pièces sur ordinateur, ainsi que leur date d’arrivée. Le numéro du bon de livraison accompagnant les marchandises livrées est enregistré dans les archives du bon de commande, c’est après cet enregistrement que les pièces peuvent être mises à la disposition du service atelier. Le service MPR enregistre dans l’ordinateur toutes les pièces mentionnées dans le bon rose comme des pièces qui sont sorties du magasin, c’est après vérification du service atelier, qu’il arrête le bon rose, c’est-à-dire que le service atelier et le responsable MPR signent le bon rose, muni d’un cachet comportant la mention « SORTIE ». C’est après cette formalité que ce document sera classé dans un classeur pour assurer le contrôle et le suivi des inventaires.

Les pièces : Comme au service MPR, le chef peut consulter l’ordinateur pour se documenter sur ordinateur au niveau des pièces de rechanges pour toutes les marques que l’entreprise représente. Pour les pièces utiles et nécessaires, il y a plusieurs cas possibles pour la réparation. Si la pièce existe chez MADAUTO, le client achète directement la pièce d’origine, sinon les pièces peuvent être achetées localement, c’est ce qu’on appelle « achat local ».Si le client fournit les pièces nécessaires à la réparation, dans ce cas, MADAUTO facture tout simplement la main d’oeuvre et les petites fournitures, et même pour les voitures de autres marques. établit l’ordre de réparation muni de l’accord du client. Tout de suite après, le chef d’atelier établit le bon rose. Le bon rose est un système de bon de commande interne à la société pour la sortie des pièces que le chef d’atelier adresse au service magasin pièce de rechange ;le numéro OR (Ordre de réparation )est obligatoirement mentionné sur le bon rose pour aider le service MPR à enregistrer les pièces sorties sur ordinateur. Lors de la réception du bon rose au sein du service MPR, deux cas peuvent se présenter : les pièces existent au sein du service ou les pièces requises n’y figurent pas. Pour le premier cas, le service MPR établit un bon de commande pour un achat local, car le service atelier dispose d’un micro ordinateur permettant de savoir les pièces qui existent au sein de l’entreprise. De ce fait, il a constaté que ces pièces n’existent pas. C’est pour cela que l’atelier établit un OR muni d’une demande orale d’établissement d’un bon de commande sans consulter l’ordinateur pour éviter les pertes de temps. Pour ce qui concerne le deuxième cas, le magasinier procède à la sorties des pièces et les enregistre. Pour l’achat local, lors de la réception des marchandises, le bon de livraison l’accompagnant est classé dans les archives avec l’ordre de réparation par le service MPR

Rapprochement des théories et des pratiques

Lors de notre passage au sein de ce service, nous avons pu remarquer que le marketing prend une très grande place, étant donné que le service budget location offre sur le marché un produit qui est catégorisé comme un pur service, puisque c’est une prestation que le service vend et non un produit. De la même manière, le service offre des services facilitateurs comme le mentionne les cours de marketing, tel que nous l’avons dit précédemment, car les voitures à louer sont disponibles avec chauffeurs pour faciliter la prestation de service, mais également dans le souci de satisfaire pleinement le client. Afin de lever ce souci, le service offre des prix de prestige, étant donné que les véhicules mis à la disposition des clients sont neufs. L’entreprise veut également préserver sur image de marque, en proposant à ses clients deux gammes différents afin que ces derniers puissent choisir. C’est pour cela que les entreprises de location se trouvant à proximité de la société prennent comme référence les prix adoptés par le service budget location. Par conséquent, nous pouvons dire que certains cours théoriques de marketing ne sont pas tous appliqués dans la pratique. Dans ce service, une méthodologie différente est utilisée lors des transferts des documents ; c’est une méthodologie que nous n’avons pas encore vue, mais que nous voulions mentionner comme étant une organisation de travail propre au service.

De plus la communication et la pratique discursive prennent également une très grande place, car les employés sont toujours en contact direct avec le client. Il est en de même pour la technique commerciale pour les employés, car il faut convaincre les clients à acheter les services proposés par la société et non un autre. Pendant l’établissement des contrats avec les clients, les employés doivent avoir un bon sens moral c’est-à-dire qu’il faut que ces derniers respectant les autres ainsi que le travail qu’ils accomplissent tous les jours comme l’indique le cours d’étique inculqué en salle. Lors de notre passage au sein de la succursale, le service a procédé au recrutement de chauffeurs ; nous avons participé à l’évaluation de ces futurs employés et également au reclassement des dossiers de recrutement suite aux directives du Directeur de la succursale mais également au reclassement des dossiers de recrutement. Nous avons pu remarquer le respect des différentes étapes de recrutement et l’évaluation des tests du postulant à l’aide d’une fiche d’évaluation comme cela a été dit dans le cours de gestion des ressources humaines, dans le but de déterminer les meilleurs candidats aptes à tenir le poste. Afin que les futurs employés soient performants, le recruteur ne doit agir pour son propre intérêt, mais pour l’intérêt de l’entreprise. De ce fait, il doit être impartial et ne doit favoriser personne c’est l’état d’esprit qu’il doit avoir c’est-à-dire observé l’éthique d’un recruteur.

Les moyens

L’utilisation de la technologie de pointe (l’ordinateur, le logiciel STAREMUL, le réseau internet) mérite une mise au point et des conditions favorables pour assurer son bon fonctionnement. En effet, l’interruption du réseau ne passe pas inaperçu au service, surtout quand elle perd des données ou se manifeste autour de la date de fin de période. Cela a pour conséquence : le retard de l’enregistrement comptable et une attente prolongée due à l’insuffisance d’ordinateur pour les personnels du service qui doivent s’en servir. Dès fois, l’attente dure plusieurs jours, et le rattrapage de la saisie des pièces qui se sont accumulées ne permettent pas de disposer d’informations à jour pendant une certaine période. Une analyse comparative des moyens utilisés par rapport aux résultats à atteindre démontre que le service Comptable et Administratif dispose de : Ressources humaines composées de trois personnes, en la personne du Chef Comptable, l’Administratif et la Caissière Le Service Comptable et Administratif qui fait l’objet de la présente étude se trouve au bout du traitement des opérations, soit pour l’enregistrement, soit pour le paiement.

Ainsi, nous estimons qu’il ya lieu de tenir compte des paiements exogènes qui sont indépendants de la volonté du service, mais dans ses rapports avec les autres services, il y a retard de la sortie des factures d’origine interne. Compte tenu de l’Independence des services dans l’accomplissement de la mission commune, les documents comptables passent un long circuit, avant d’arriver au service Comptable et Administratif. Citons le cas des factures des prestations qui interagissent entre le service Atelier( technicien et réceptionniste) et le service Magasin, les traites qui doivent être enregistrés au service des contributions pour acquérir une validité juridique, les chèques de règlement des comptes fournisseurs qui doivent être signés au siège à Antananarivo, l’accord des réductions commerciales et financières qui doivent émaner du siège, à la suite de la demande du client ( généralement au moment du paiement, c’est-à-dire à l’échéance de la facture). Prenons un cas concret de ventes à crédit : le retard de quelques jours dans l’édition des factures, suivi d’un retard de son expédition au client, pourrait entrainer un différé de quelques semaines d’échéance, en cas d’accord de crédit « 30 jours, fin du mois » (à compter de la réception de la facture). Les conséquences peuvent être pires en passant par le problème de retard de recouvrement au problème grave d’insuffisance de trésorerie.