PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MARCHANDISE

Cette section nous parle la présentation du Département Marchandise de la SMMC. Ce Département se trouve dans l’enceinte du Port de Toamasina. Il assure l’opération commerciale des marchandises conventionnelles au sein du Port de Toamasina. Le Département Marchandise est composé de trois Services : le Service Manutention, le Service Expertise et le Service stockage.

Organigramme du Département

Une structure : c’est l’ensemble ordonné et autonome d’éléments interdépendants dont les rapports sont réglés par des lois. C’est le fonctionnement des Services les uns par rapports aux autres. Nous allons représenter ci-dessous la structure organisationnelle de la SMMC.

Types de débarquement

Débarquement indirect

Les marchandises sont entrées dans le magasin puis les clients les enlèvent dans le temps voulu.

Débarquement direct

Les marchandises sont tout de suite enlevées par le client.

Déroulement de travail de débarquement

Avant l’arrivée du navire, le consignataire concerné envoie une constatation ou un avis d’arriver de navire pour que le Port soit au courant. L’objectif de cette lettre est d’informer tout pour préparer les matériels et les équipes nécessaire pour l’opération. La constatation indique le nom du navire, le nom du capitaine, le pavillon du navire, c’est-à-dire son parcours, sa zone de trajectoire, l’armateur, etc.…Puis une conférence a eu lieu, c’est un moment de passation des commandes par les clients. C’est à cemoment qu’on peut savoir tous les navires qui arrivent de telle date à telle date. Le chef de Département marchandise, les chefs de chantier et les chefs de Service sont les représentants du Département marchandise et ils doivent être présents pendant la conférence. Lors de la conférence, les informations suivantes sont obtenues : la date et heure exacte de l’arrivée des navires, les cargaisons (ensemble des marchandises transportées par les navires), les besoins en mains shift (main d’œuvre et matériels de manutention), la longueur et la largeur du navire, le tirant d’eau. C’est au moment de la conférence qu’on prévoie les commandes matérielles et main d’œuvre. Après avoir connu tous cela, le Département marchandise procède à la répartition des moyens. Le chef de chantier donne des instructions à toutes les équipes concernées. Quand le navire est arrivé au quai, l’agent lamaneur attache le navire sur le bord du quai. Après cela, il faut faire la visite des navires, pendant cette visite, des docteurs, des commissaires doivent être présent.
Puis, le chef de chantier donne des instructions à toutes les équipes concernées. Et c’est après cette visite que le travail de manutention ait commencé c’est-à-dire le débarquement des marchandises. Le premier responsable pour ce débarquement est le chef de bord. Certaines marchandises sont enlevées directement par ses clients mais d’autres sont passés au magasin. Puis on transporte les marchandises au magasin qui les convient. Le travail du Service manutention est terminé quand les marchandises sont transportées aux aires de stockage et à partir de ce moment, c’est le Service stockage qui est responsable.

L’embarquement des marchandises

L’embarquement des marchandises est le fait d’entrer les marchandises du magasin vers le bateau en cas de l’embarquement indirect et du Client vers le bateau en cas de l’embarquement direct dont le but est d’exporter les marchandises à l’extérieur ou de les transporter vers une autre région. Il existe deux types d’embarquement : l’embarquement direct et l’embarquement indirect.

Embarquement direct 

Les marchandises qui viennent de la ville sont tout de suite embarquées sans passer dans le magasin de stockage.

Embarquement indirect 

D’abord, les marchandises entrent dans le magasin, puis on les embarque.

La manipulation

La manipulation des marchandises c’est le fait de déplacer un colis pour pouvoir prendre les autres colis qui sont coincés ou engagépar les autres.
La manipulation est le déplacement d’un ou plusieurs colis vers un endroit désigné par le chef de bord. Elle est nécessaire si le colis devient un obstacle pour l’opération commerciale et aussi pour la sécurisation des marchandises durant l’opération commerciale du navire. Il existe deux types de manipulation :
• Manipulation sans mise à terre : c’est le déplacement des plusieurs colis à un endroit du bord du navire sans la mettre à terre ou au quai.
• Manipulation avec mise à terre : c’est un déplacement nécessitant la mise à terre d’un ou plusieurs colis, ensuite les colis doivent être réembarqués sur les navires suivants les instructions du bord ou le chef de bord.
A part ses trois opérations, le Service manutentionfait aussi le dépotage et l’empotage des marchandises. Son lieu est tout près du magasin Hangar 9 Bis.

Le dépotage des marchandises 

Le dépotage des marchandises est le fait de faire sortir les marchandises d’un conteneur. Les marchandises sont conventionnelles mais mise en conteneur pour éviter sa destruction. Alors, c’est la SMMC qui fait leur opération.

Procédure de dépotage jusqu’à l’enlèvement

Avant de sortir les marchandises du conteneur, il faut faire une demande de dépotage.
Quand la demande a été faite, le client doit venir au siège. D’abord, on fait la demande des matériels, ensuite le client demande un numéro du Bon d’enlèvement (BEL), il va à la facturation pour payer la facture. Puis, on peut commencer le dépotage en présence des responsables suivants : représentant de douane, magasinier, transitaire, agent de constat, expert compagnie. Après cela, on dresse la minute, c’est un feuillet qui sert à savoir la liste des marchandises manquantes ou détruites ou avaries ou moisie depuis l’importation ou pendant le dépotage. L’expert compagnie et le transitaire doivent signer cette minute. Remarque: quand il y a des marchandises manquées ou avaries ou moisies pendant l’opération, on doit rédiger avant la livraison desmarchandises une demande de constat. Cela doit être signé contradictoirement. En présence de cette demande, on peut faire une réclamation. Sinon, c’est-à-dire que quand les marchandises sont déjà livrées et après on a constaté qu’il y a des marchandises manquantes ou avaries alors, la SMMC n’est plus responsable.

L’empotages des marchandises

C’est le fait d’entrer des colis dans le conteneur pour vue d’embarquement.
Normalement les marchandises conteneurisés sont prises en charge par le MICTSL mais ici les marchandises conventionnelles sont fragiles et pour éviter leurs destructions, on doit les mettre dans un conteneur : par exemple : écran, lampe, …L’empotage des marchandises se déroule aussi au près de l’Hangar 9Bis.

Le Service Expertise

Le Service expertise est un Service qui s’occupe de l’examen et le rapport technologique effectué par un agent d’expertise de la SMMC et l’expert compagnie de navigation. Dans la SMMC, son objectif est de défendre l’intérêt de la SMMC vis-à-vis des réclamations à l’amiable des clients.
Ce Service a pour rôle d’assurer les pointages et le contrôle de la quantité et qualité des marchandises avant et après une opération d’embarquement et de débarquement. Il assure donc l’expertise des qualités et des quantités surtout l’établissement de réserve général par le transfert de responsabilités.

Réalisation de travail de dépotage pour le Service expertise

Toutes les marchandises contenues dans les conteneurs doivent être dépotées et entreposées dans le magasin hangar 9 Bis. Pour cela, on vérifie bien la liste des colisages pour savoir les diverses destinations de tous les colis,du propriétaire et du conteneur.
L’activité de dépotage se déroule comme suit :
Vérification du numéro du conteneur et le numéro du plomb qui doivent être identiques à ceux qui sont écrits dans la demande du client et au connaissement. S’ils sont exacts, on coupe le plomb et on passe au second travail.
On attend le Transitaire ou propriétaire et la douane avant d’ouvrir le conteneur. Les deux personnes doivent être présentes obligatoirement au moment de dépotage. Si l’un des deux est absent, on ne peut pas commencer le dépotage.
On effectue, les travaux de dépotage suivant le colisage et on vérifie chaque colis en respectant le nombre, la quantité et le poids sans oublier la marque ou le numéro.
Mais si dans le cas où le colis ne présente aucun signe (ni marque, ni numéro, on y inscrit la couleur du carton ou les caractéristiques du carton qui diffèrent la marchandise aux autres.

Extraction

C’est l’ouverture du conteneur plein de marchandise comme les colis divers, les véhicules, …etc
Là, on n’extrait que les marchandises inscrites dans la demande du client et on laisse à l’intérieur les autres colis. La demande d’extraction de marchandise doit être toujours accompagnée d’un connaissement (copie original) ainsi qu’une pièce de caisse conforme à la demande.
L’exécution de l’extraction se fait comme suit :
On attend le transitaire ou propriétaire de marchandise avec la douane qui doit toujours être présent au moment de l’extraction des marchandises.
On vérifie :
• Le numéro du conteneur et le numéro du plomb s’ils sont conformes à la demande du client ;
• L’ouverture du conteneur avec le découpage du plomb;
• Les fiches de contrôle des accessoires, des véhicules si on extrait un véhicule par exemple ;
• Pour que le dépotage et l’extraction des marchandises soient valables, on effectue un rapport de dépotage et constat ;
• L’original est transmis au Service taxation ;
• Une première souche est transmise au bureau du Service d’expertise pour classement ;
• Une deuxième souche au bureau des agents d’expertise de l’hangar 9Bis pour archive ;
Ainsi, on établit deux cahiers de mémoire dont l’un est le journal de dépotage et l’autre est le journal d’enlèvement qui se présente dans l’ (Annexe II).
Pour établir le journal, on contacte le magasinier et on enregistre le bon d’enlèvement du jour au jour fait par l’expert client.

Service Stockage

Le Service stockage se charge de la réception des marchandises tant au débarquement et à l’embarquement jusqu’à leur livraison. C’est le Service stockage qui gère toutes les aires de stockage (magasin, terre-plein, hangar, parc…) au sein du Port. Plus précisément, elle est chargée de l’arrimage c’est-à-dire le classement des marchandises dans ses lieux. Les marchandises débarquées et à embarquées peuvent être entreposées en magasin ou sur terre plein.

MÉTHODOLOGIE D’ANALYSE ET D’OBSERVATION

Compte rendu

Notre stage a une durée de quatre mois. Il a commencé le 08 Décembre 2010 et a terminé le 08 Mars 2011. Nous étions trois étudiants en gestion venant de l’Université de Toamasina dont deux suivent l’option Informatique et Organisation et l’autre suit l’option Finance comptabilité. Le premier jour de notre stage, nous sommes accueillis par le Chef de Département Marchandise. A ce moment, il nous a donné le plan global de notre stage et toutes les conditions nécessaires que nous avons dû suivre durant le stage. A partir de deuxième jour, nous avons passé un à un tous les Services en commençant par le Service manutention, puis au Service expertise, et enfin au Service stockage. Entre temps, nous faisons une descente au bord quand il y avait une opération commerciale de navire.

Acquis et difficultés pendant le stage

Acquis

En ce qui concerne le déroulement du stage effectué au sein du Département marchandise, tout se passe bien. Il nous permet de mettre en application les cours reçus au cours des quatre années universitaires. Pendant le stage, le chef du Département Marchandise, le chef de Service manutention, le chef de Service expertise et le chef de Service stockage nous ont données des formations concernant chaque Service qu’ils occupent. Nous pouvons dire alors que ce stage a constitué pour nous un complément important de notre formation universitaire et nous permet d’avoir le sens de créativité.

Difficultés

Au début du stage, nous avons un peu de difficulté, car nous n’avons pas aucune connaissance en ce qui concerne la manutention. Ainsi la compréhension des termes utilisés par les formateurs a été difficile en avant. Mais au fur et à mesure que le temps passait, alors le courant est passé.

APPROCHE MÉTHODOLOGIQUE

Quand on réalise un mémoire, les méthodes et les techniques sont utiles pour collecter et analyser les données. Pour cela, nous avons utilisés quelques approches, techniques et méthodes.

Approche thématique

Cette approche nous a permis d’accéder aux informations Portant sur le domaine de notre étude c’est-à-dire la gestion de stock. Pendant l’élaboration de ce mémoire, nous avons consulté des documents écrits en relation avec la manutention et la gestion de stock de magasin du Port. En plus, nous avons eu recours à l’Internet, à la bibliothèque du Port et fait des enquêtes auprès du personnel et des clients.

Technique d’observation

Cette technique nous a permis d’observer les activités du système existant, afin de mieux comprendre le nouveau système à établir. Pour cela, nous avons suivi deux étapes dont la première consiste à descendre sur terrain, et la deuxième c’est l’enquête auprès du personnel.

Descente sur terrain

C’est le déplacement direct au sein des différents Services concernés, à bord ou au quai, à la cale, au magasin, au parc et sur le terre-plein. Pour cela, nous avons vu directement le processus de manutention depuis le débarquement des marchandises jusqu’au magasinage et à l’enlèvement. Aussi depuis la réception des marchandises à embarquer jusqu’à leur embarquement. Cette méthode nous a permis de vérifier et de contrôler directement tous les processus. Nous avons pu faire des analyses du système existant d’après le résultat que nous avons observé. Par conséquent, nous pouvons voir les problèmes existants pour que nous puissions apporter des solutions.

L’enquête

Pour compléter cet ouvrage, nous avons fait des interviews auprès du personnel par chaque Service pour faciliter la compréhension du fonctionnement de manutention, surtout pour bien savoir le déroulement de stockage des marchandises conventionnelles au sein du Port Toamasina.

PRÉSENTATION DU CONTEXTE

Généralité sur la gestion de stock 

En général, la gestion de stock ou magasinage c’est la prise en charge provisoire des marchandises à exporter ou à importer par la SMMC. Pendant cette période, la Société est le responsable de sécurité des marchandises c’est-à-dire responsable de toute avarie, vol et destruction des marchandises jusqu’à l’enlèvement par les clients dans le cas des marchandises qui viennent d’être débarquées et jusqu’à son embarquement dans le cas des marchandises qui va être embarquées.
La gestion de stock est l’action de déposer en magasin les marchandises pendant la période de préparation de formalités douanière pour l’importation ou l’exportation.

Définition de stock

On peut définir le stock comme un ensemble des colis ou des marchandises qui peuvent être stockées dans le magasin.

Les moyens de stockage

Pour les moyens de stockage, la SMMC dispose des énormes et différents magasins de stockage. On peut les distingués en deux : le magasin et le terre plein.

Table des matières

SOMMAIRE 
REMERCIEMENTS 
LISTE DES SIGLES, ABRÉVIATIONS ET ACRONYMES 
GLOSSAIRE
INTRODUCTION GÉNÉRALE
PARTIE I : CADRE DE L’ÉTUDE
CHAPITRE I. PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ
SECTION I. GÉNÉRALITÉ SUR LA SMMC
SECTION II. PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MARCHANDISE
SECTION III. MÉTHODOLOGIE D’ANALYSE ET D’OBSERVATION
CHAPITRE II. PRÉSENTATION DU SUJET
SECTION I. PRÉSENTATION DU CONTEXTE
SECTION II. PROBLÈMES ET SOLUTIONS PROPOSÉES
SECTION III. ANALYSE ET DESCRIPTION
PARTIE II : ANALYSE FONCTIONNELLE ET RÉALISATION 
CHAPITRE I. CONCEPTION DÉTAILLÉE
SECTION I. ÉTUDE FONCTIONNELLE
SECTION II. ÉTUDE STRUCTURELLE
SECTION III. ÉTUDE COMPORTEMENTALE
CHAPITRE II. RÉALISATION .
SECTION I. OUTILS DE LA RÉALISATION
SECTION II. LA RÉALISATION
SECTION III. PRÉSENTATION DU LOGICIEL
CONCLUSION GÉNÉRALE
BIBLIOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES
ANNEXE I : MISSIONS ET ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL DECHAQUE SERVICE
ANNEXE II : JOURNAL DE DÉPOTAGE ET JOURNAL D’ENLÈVEMENT
LISTE DES FIGURES
LISTE DES TABLEAUX
TABLE DES MATIÈRES