Formation Access filtrage des enregistrements

Extrait du formation Access filtrage des enregistrements

1. Introduction

Une base de donnée permet de classer, trier et filtrer de larges quantités  d’informations. Chaque logiciel de gestion (comptabilité, gestion commerciale, stock, …) est  d’ailleurs une base de donnée. Vous pouvez également le faire avec un tableur de type Excel.
C’est en partie vrai. Si vous êtes un utilisateur avancé du tableur, certaines fonctions peuvent  sembler similaires. Néanmoins, les possibilités de Microsoft Access sont largement  supérieures dans ces domaines, surtout si vous utilisez de grandes quantités de données.
Pour débuter notre formation Access, commençons par un petit lexique spécifique  aux bases de données
2. Le classement – tri
Prenons par exemple un fichier d’adresse. Le tri va permettre de classer par ordre  alphabétique suivant le nom, prénom, … Dans la majorité des bases de données, ces  classement peuvent se faire suivant différents niveaux. Par exemple
1. Nom
2. Prénom
3. code postal
4. …
Dans notre exemple, les personnes seront d’abord triées suivant le nom. Si deux personnes ont   le même nom, le tri se fera alors suivant le prénom. Pour deux personnes homonymes, le  classement se fera ensuite suivant le code postal du lieu de résidence, …
3. Filtrage des enregistrements
La fonction de filtre des enregistrements permet de n’afficher que les enregistrements  répondant à des critères complexes. Dans le cas de notre fichier d’adresse, ceci permet par  exemple à Access de n’afficher les hommes de plus de cinquante ans habitant à Florenville.
Ce type de filtre est très efficace. Pour faire ces filtres, il vous faut impérativement créer des  champs adéquats avec les bonnes données suivant la personnes. C’est la principale difficulté  lorsque vous créez une base de donnée Access: choisir correctement les champs.
4. Vocabulaire: enregistrements et champs.
Les bases de données, notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements  et des champs. Dans le cas d’un carnet d’adresse, l’enregistrement représente les coordonnées  de la personne. Le champ, représente la case à remplir, un renseignement repris dans une  catégorie pour chaque enregistrement. La création d’une base de donnée implique donc au  préalable la création d’une structure en fonction des renseignements souhaités. Cette étape est  de loin la plus importante. De par leur conception, ajouter des champs alors que la base de  donnée et ses différents modules d’analyse sont créés est fastidieux. Des exemples sont  également fournis directement avec la base de données.
– Nom: Ceci est d’abord un renseignement sur la personne mais va nous permettre de  faire une recherche sur une personne.
– Prénom: Le critère est identique à celui du nom. Pourrions-nous rassembler le nom et  le prénom? Oui et non. Prenons le cas d’utilisation de cette base de donnée pour un  mailing. L’adresse de la personne reprend effectivement le nom et le prénom. Par  contre, la phase type en bas de la lettre reprend « Je vous prie d’agréer, Monsieur  Lejeune, mes salutations distinguées. » Remarquez tout de suite que le prénom n’est  plus utilisé. Pour des lettres amicales, c’est le prénom qui est utilisé. (Formation Access filtrage des enregistrements)
5. Base de donnée Access?
Maintenant que les explications préliminaires du cours Access sont acquises, intéressons nous  à la base de donnée de Microsoft. Les onglets d’Access se subdivisent en 7 parties. Passons en  revue les principaux.
– Débutons par la table: elle reprend les informations brutes (non traitées): les  enregistrements et les champs.
– Une requête permet diverses mises en forme des tables: le tri, filtre, afficher ou nom  des données, …
– Un Formulaire permet d’afficher les tables et les requêtes d’une manière agréable.

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