Le stage de fin d’études a été effectué au sein de la société MagiqueMedia. Il a porté sur la réalisation d’un outil de gestion de projet basé Web qui fonctionne sous différents langages au choix. Il s’agit d’un outil de planification et de gestion des ressources pendant les phases du projet. Ces derniers dépendent du type du projet. Par exemple, pour la réalisation d’un site Web, ces phases sont la conception, le planning, le développement, la phase de test, l’exécution et la maintenance.
L’outsourcing avec MagiqueMedia
Créée en 2008, la société MagiqueMedia, dont le siège se trouve à l’immeuble Ariane 5, Complexe Galaxy, Andraharo – Antananarivo, est une Société de Services en Ingénierie Informatique (SSII). Le personnel est composé d’une dizaine de professionnels permanents (ingénieurs, journalistes/rédacteurs, chef de projet, graphistes) ayant une compétence particulière en informatique et/ou en langue. A cela s’ajoutent des juristes, secrétaires et experts comptables non permanents à la réalisation d’une mission spécifique.
La principale activité de la société est l’outsourcing qui consiste à délocaliser une partie des fonctions d’une entreprise (sous-traitance). Ses principaux clients sont originaires de l’Europe et elle travaille pour le compte des petites, moyennes et grandes entreprises spécialisées dans le domaine des jeux (casino, loterie, …), de la linguistique (dictionnaire, …), de l’informatique et des télécommunications.
Les étapes effectuées
L’étude préalable
L’analyse de l’existant
Les clients de l’entreprise
La plupart des clients ne disposent d’aucun logiciel de gestion de projet basé Web qui satisfait à leurs besoins. En effet, soit les applications vendues par les fabricants de logiciels n’ont pas les fonctionnalités voulues, soit elles sont vendues ou louées à des prix dépassant leur moyen. Les clients de MagiqueMedia réclament par exemple une application semblable à Aceproject (http://www.aceproject.com) et dont les fonctionnalités recherchées sont la planification et la gestion des ressources liés au projet. Aceproject répond aux besoins des clients mais c’est une application vendue à un prix élevé pour les clients. De ce fait, ils doivent, soit se contenter des logiciels existants, soit ne rien employer. En outre, d’autres fonctionnalités peuvent être ajoutées à Aceproject pour avoir une application plus riche afin d’augmenter la satisfaction des clients.
Utilisation de Google documents
MagiqueMedia a choisi pour le moment la solution Google documents (tableur, traitements de texte) afin de faciliter les échanges de fichiers au niveau de son personnel. Avec cet outil, les utilisateurs Google peuvent se partager des documents. Le propriétaire du fichier contrôle les droits d’accès du document partagé (lecture, écriture) et peut attribuer des droits aux utilisateurs qu’il désire. Google documents possède le strict minimum pour faire des échanges de fichiers avec des utilisateurs. Toutefois, MagiqueMedia l’utilise car cela facilite son travail.
Ces applications partagées Google ne permettent pas de gérer un projet et ne donnent pas encore entière satisfaction en terme de fonctionnalités. Google documents est un outil trop simpliste et ne permet pas de faire une gestion efficace des ressources (fichiers, temps). Toutefois, elle permet de faciliter les échanges de fichiers au lieu de les faire par fichier attaché en email. Le besoin d’une application de gestion de projet adaptée aux tâches quotidiennes de la société se fait de plus en plus sentir. La création de l’outil proposé pour l’entreprise augmentera l’efficacité du personnel et optimisera le travail.
Le développement de cet outil aidera, par exemple, à gérer automatiquement les versions des fichiers, fonctionnalité que Google documents ne possède pas.
Inventaire des ressources matérielles et logicielles
Il a fallu faire l’inventaire des ressources matérielles pour identifier les moyens à mettre en œuvre pour ce projet. Pour certains projets de MagiqueMedia, il est nécessaire d’avoir un contrôle total sur le serveur de production et de développement car beaucoup de configurations complexes y sont effectuées. Pour cela, MagiqueMedia s’est dotée d’un serveur dédié (Pentium 4 ayant un CPU à 3 GHz et une mémoire vive de 1 Go et dont la plate-forme est Windows 2003 Server) faisant fonctionner IIS et SQL Server 2005. Tout peut être contrôlé sur ce serveur. Par ailleurs, MagiqueMedia dispose aussi d’un serveur de location pour héberger les applications Web PHP. Le serveur Web peut à la fois exécuter des applications écrites en PHP et langages Microsoft grâce à des plugins additionnels. En ce qui concerne les droits de configuration sur ce serveur, puisqu’il s’agit d’un serveur partagé, seul l’administrateur peut en modifier les paramètres.
Analyse des besoins
o Les clients réclament souvent à MagiqueMedia l’amélioration et/ou la correction de certains travaux (ex : correction d’un travail de traduction, amélioration de la qualité visuelle d’un site, ….). Soucieuse de la qualité de ces derniers, MagiqueMedia a décidé de leur faciliter la tâche en leur permettant de saisir une demande d’assistance en ligne (help desk) à laquelle les clients détaillent ce qu’ils demandent à l’entreprise de réaliser.
o Il découle de ce qui est dit précédemment que l’application doit permettre une gestion efficace des clients en leur donnant certains privilèges dans l’application (ex : suivi détaillé des phases du projet, forum de discussion sur le projet, notes, partage de fichiers, …). Pour cela, l’application doit être conviviale et facile à utiliser, l’interface graphique personnalisable et l’application elle-même paramétrable selon les préférences des utilisateurs.
o Etant donné que les clients de la société, pour la plupart, sont des étrangers venant de l’Europe, l’application doit supporter plusieurs langues.
o Comme l’application sera vendue plus tard et que chaque client n’adopte pas toujours des solutions techniques identiques, l’application doit supporter plusieurs types de bases de données.
o Elle doit aussi avoir une fonctionnalité de notification par email lorsque certains évènements surviennent (ex : réponse à une demande d’assistance, réponse à un message, assignation de tâches à un utilisateur, etc.…). Cette notification doit être automatique sans qu’il ait besoin de visiter l’application.
o MagiqueMedia a aussi grand besoin d’une application lui permettant de gérer facilement ses fichiers de travail. En effet, durant les activités de soustraitance (par exemple traduction d’un document), des procédures de correction et de validation sont appliquées avant la livraison du produit au client. Cela nécessite un bon suivi des fichiers échangés (version, contenu, taille, etc.…).
o Le planning est une partie essentielle dans la gestion de projet pour que le travail demandé soit terminé dans les délais convenus entre les parties contractantes. Par conséquent, l’application doit permettre une bonne gestion des temps (ex : date de début et date de fin d’une phase, chevauchement des périodes de réalisation de plusieurs phases, durée et période de la réalisation d’une tâche, calendrier annuel, diagramme de Gantt, etc.…).
o Selon le type de marché attribué à MagiqueMedia, les phases dépendent du type de projet à réaliser. Il faut alors que l’application soit capable de prendre en charge l’ajout, la modification et la suppression des phases.
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