AMELIORATION DE LA GESTION DE STOCK

La gestion physique des stocks

La gestion physique des stocks englobe : −Le traitement des arrivages −L’emplacement des pièces dans le magasin de stockage −La tenue des fiches de stocks −L’entretien du magasin −La sécurité

Le traitement des arrivages

L’arrivée de toute commande impose le traitement des arrivages, il s’agit précisément du déballage qui se déroule comme suit : Les commerciaux effectuent le traitement des arrivages dans le logiciel IRIUM en faisant entrer les références des pièces reçues avec leurs désignations, ensuite, on fait sortir l’imprimé nommé réception commande. Dans cet imprimé, on peut trouver les éléments ci-après : −Le numéro de la réception commande −Le numéro de la facture correspondante au colis à déballer −Le nom du fournisseur −Les références des pièces −La description −Le numéro du casier correspondant à chaque référence −La quantité commandée −La quantité reçue −Le numéro du bon de livraison Ensuite, cet imprimé doit être remis au magasin pour le déballage. En principe, les personnes suivantes doivent assister au déballage : – L’expert – Le magasinier – L’agent de sécurité Après avoir ouvert le colis, le magasinier énonce une à une les références des pièces suivies de sa quantité et au fur et à mesure l’expert marque la réception commande tout en vérifiant si tout est conforme. Une fois le déballage terminé, l’expert rédige le rapport d’expertise et mentionne si tout est conforme à la commande ou s’il y a eu des excédents ou des manquants ou avarie sur arrivage. Ce rapport est important dans le cas où il y a non conformité de colis car il peut servir de pièce justificative lors d’une éventuelle réclamation faite au fournisseur. Enfin, quand la rédaction du rapport est terminée, les personnes ayant assisté à ce déballage apposent leurs signatures par mesure de sécurité. Après le déballage, les magasiniers peuvent procéder à la mise en casiers des arrivages s’il s’agit des commandes pour stock et procéder à la préparation pour les pièces à livrer en attente arrivage.

La localisation des pièces dans le magasin de stockage

Le service pièces détachées dispose de deux magasins de stockage bien distincts, à savoir : un magasin strictement réservé pour les pièces Olympian, Perkins, mais surtout les pièces CAT ; puis un autre pour celles de John Deere, Hyster, Dynapac, Atlas Copco, Honda ainsi que les pièces diverses. En premier lieu, nous allons parler de ce dernier et en second lieu, nous allons parler du magasin CAT. Le magasin de stockage HONDA s’étend sur une surface de 1150 m2 dans lequel se trouvent des rangées qui se subdivise en des milliers de casiers. Ainsi, chaque pièce a donc sa place et une pièce correspond à une référence. Il faut également préciser que les pièces à forte consommation ou de consommation courante sont placées devant pour éviter la perte de temps pour les magasiniers. En plus, les pièces lourdes sont mises en bas pour faciliter le transport et en raison de sécurité. Concernant l’autre magasin, en plus des casiers ordinaires, il dispose des casiers Lista qui se présentent sous forme de tiroirs. Les casiers sont numérotés par rangée puis chaque rangée se divise en niveaux ou plus précisément en étages qui sont numérotés par des lettres et ces étages sont subdivisés en plusieurs casiers pour classer les petites pièces. Mais pour les pièces trop lourdes comme les lames, les dents de godet, … ; ils sont placés au fond du magasin pour la facilité de la manutention et la livraison car il existe un issu destiné à cet effet. Il est à noter que chaque référence et numéro de casier seront enregistrés dans l’ordinateur par l’intermédiaire du logiciel IRIUM. Donc, pour faciliter la recherche de pièces, on doit accéder dans ce logiciel puis il suffit d’entrer sa référence pour consulter son historique. 

La tenue des fiches de stocks

Il s’agit d’une fiche dans laquelle le magasinier enregistre les entrées et les sorties de pièces dans le magasin. Il faut préciser que chaque pièce a sa propre fiche de stock. Le magasinier inscrit le nom du client, la date, le numéro du bon de livraison et indique la quantité sortante s’il s’agit d’une sortie, et le numéro de la réception commande ainsi que la quantité entrante s’il s’agit d’une entrée et enfin ce qui en reste en stock à chaque opération effectuée. Elle est indispensable pour la gestion de stock car on peut suivre de près les mouvements de chaque pièce en stock. De plus, en cas de non conformité du stock physique par rapport au stock théorique mentionné dans l’IRIUM, on peut toujours consulter la fiche de stock pour une vérification. En occurrence, elle est d’une grande utilité pou les contrôleurs de stock lors des inventaires. En bref, ce document est indispensable pour suivre la marche de stocks si bien qu’elle donne une vue complète de la position des stocks. Nous pouvons consulter en annexe un exemplaire de fiche de stock

L’entretien du magasin

Il s’agit du ménage et du nettoyage des lieux ainsi que la vérification de l’état des casiers et des pièces. Seuls les magasiniers sont responsables de cet entretien car l’accès au magasin n’est pas permis à d’autres personnes pour des raisons de sécurité. Il faut noter que l’importance de cet entretien pour la garantie de la rapidité et surtout de la qualité du service qui préserve l’image de marque de la société. En outre, on évite ou au moins on réduit les risques de détérioration de certaines pièces. Enfin, cela est nécessaire pour l’assurance sanitaire des magasiniers. 

La sécurité

Le risque de vol présente un grand problème dans le magasin de stockage alors pour y remédier, l’administration a décidé de prendre des mesures de sécurité comme l’installation de caméra de surveillance dans le magasin ; puis, la fermeture de toutes les issues possibles autre que la porte de sortie ; en plus, à chaque sortie, les agents de sécurité effectuent des fouilles. Concernant la sortie des pièces pour la vente, en plus des dossiers de facturation, il existe également un cahier où on enregistre les achats faits par les clients. La sécurité des pièces est d’une grande importance mais il ne faut pas minimiser celle des magasiniers qui s’en occupent. Pour cela, les magasiniers sont dotés de combinaisons, de gants, de masque et de chaussures de sécurité afin de les protéger contre les facteurs qui puissent nuire leur santé.

 L’approvisionnement

L’approvisionnement est l’ensemble des opérations destinées à remettre des articles en stock de manière à en disposer en quantité suffisante pour les besoins. Si l’approvisionnement est insuffisant, il y a risque de rupture de stock, s’il est excédentaire, la place manquera dans le magasin de stockage et les coûts des financements s’élèveront à l’excès. Nous allons voir par la suite : comment construire le calendrier d’approvisionnement puis les méthodes d’approvisionnement. 3-1 : Construction du calendrier d’approvisionnement La construction du calendrier d’approvisionnement doit être conçue de façon à ce qu’aucun article n’échappe à l’investigation. Pour construire un calendrier d’approvisionnement, les contraintes suivantes sont à tenir compte : – des consommations faites durant une période donnée – du stock de sécurité – du délai d’approvisionnement qui dépend du mode de livraison choisi par la société 

Les méthodes d’approvisionnement

Une société commerciale doit posséder en temps voulu, les produits nécessaires à la vente. Pour cela, il faut savoir quelle quantité commandée et à quelle date. Les méthodes d’approvisionnement s’articulent autour de deux paramètres : – la quantité commandée qui peut être fixe ou variable – la date de réapprovisionnement qui peut être à une période fixe ou variable Après avoir choisi la ou les méthodes à adopter, voyons ensuite en quoi consiste la gestion économique des stocks. 

La gestion économique des stocks

La gestion économique des stocks consiste à : -Réduire les coûts de passation ; -Limiter les coûts de possession La quantité économique de commande est la quantité qu’il convient de commander pour amortir les frais fixes sur une quantité suffisante sans pour autant augmenter le niveau moyen du stock. Commander ou lancer par quantité économique, c’est choisir le meilleur compromis entre les coûts d’acquisition et les coûts de possession des articles. • Les coûts d’acquisition appelés coûts de passation des commandes correspondant aux coûts liés au réapprovisionnement d’une commande. Il comprend : – coût de la constatation du besoin et le lancement de commande – le coût administratif lié au circuit de commande – le coût lié à la réception et au contrôle à la livraison • les coûts de possession correspondent aux coûts liés à l’existence du stock, et sont mesurés en pourcentage de la valeur du stock ; Il comprend : – les frais financiers (intérêt des capitaux investis) – les frais de manutention En fonction des différentes activités et de diverses catégories des produits stockés, les coûts de possession sont très variables. Ils sont généralement exprimés sous la forme d’un ratio appelé taux de possession (tp) En pratique, le coût de possession atteint couramment 10 à 15 % de la valeur des stocks. D’après la théorie de WILSON, la cadence optimale d’approvisionnement est trouvée si le coût d’acquisition est égal au coût de possession c’est-à-dire Coût d’acquisition (passation) = Ca x N C.t Coût de possession 200N = C.t N 200Ca = C x t 200 N Ca x N = Désignons par : N : la cadence d’approvisionnement Ca : coût de passation d’une commande t : le coût de possession de stock C : la consommation annuelle Considérons à titre d’exemple, les données ci-après : Cadence Coût de passation Coût de possession Coût total N Ca x N CT / 200N CT 1 60 960 1020 2 120 480 600 3 180 320 500 4 240 240 480 5 300 192 492 6 360 160 520 7 420 137 557 On peut en déduire de ce tableau, le graphe ci- dessous montrant le nombre de commande à effectuer pour une gestion économique des approvisionnements qui est ici à une cadence de 4 fois par an. Graphique 4 : Evaluation de la cadence d’approvisionnement ⇒Nous pouvons constater que la courbe de coût de possession coupe la droite de coût de passation en une cadence d’approvisionnement égale à 4. Après avoir vu les coûts de passation et les coûts de possession, voyons ensuite ce qu’est le coût de pénurie. • Coût de pénurie5 L’évaluation du coût de pénurie est une question délicate. Ce coût dépend en fait de la nature des stocks pour lesquels se produisent une rupture et des paramètres contingents difficilement généralisables. Les modèles de comportement des charges peuvent être analysés à partir des deux critères : – La relation à la quantité de la pénurie (indépendance, dépendance proportionnelle…) – La relation à la durée en pénurie (indépendance, dépendance proportionnelle…) En fonction des situations identifiées dans l’arborescence ci-dessous ces critères caractérisent les modèles de comportement des charges résultant de la pénurie.