ANALYSE DE L’INTERVENTION DE L’AUDITEUR INTERNE

Ce présent chapitre expliquera les points forts et les points faibles ainsi que l’évaluation des risques en matière de préparation et d’exécution budgétaire lors d’une intervention de l’auditeur interne. Il comporte trois points essentiels à savoir : l’audit de la préparation budgétaire en dégageant les points forts et les points faibles et en identifiant les risques y afférents, il en est de même du deuxième point de l’audit sur l’exécution budgétaire et le troisième point est consacré à l’analyse de la situation du service Audit financier et comptable de la DAAF/ MEN. 

Audit sur la préparation budgétaire

Dans cette section, deux points méritent d’être soulignés : l’activité d’information effectuée par l’auditeur et les travaux d’analyse et de vérification. 

Activité d’information

Dans cette sous-section trois points sont dégagés : l’information sur la notion d’audit, la détermination des objectifs et la collecte des données.

Information sur la notion d’audit

Le missionnaire avant de réaliser la mission doit informer les services à auditer sur la notion d’audit et la différence entre inspection et audit, inspection. L’audit est un examen de vérification de la conformité à des règles, un référentiel afin de donner des recommandations et des conseils ou solutions en cas d’anomalies tandis que l’inspection est capable de juger et de sanctionner suivant le non-conformité. Cette information a pour objectif d’éviter le souci aux audités et permet d’obtenir leur confiance. 

Détermination des objectifs

Après une séance d’information des responsables audités, les auditeurs doivent leur annoncer les objectifs de la mission qui sont d’améliorer la gestion de la préparation et de l’exécution budgétaire au niveau CISCO et de renforcer la capacité de gestion des responsables du périphérique. A l’issue de cette mission, les ORDSEC, les GAC et les Comptables du périphérique seront capables de : -Maîtriser les procédures et outils nécessaires à l’exécution du budget et aux suivis (Circulaire, Régulation, Elaboration de Tableau de Bord Financier) -Capables de suivre et d’utiliser la procédure de passation des marchés publics dans l’exécution budgétaire, -De faire la différence entre la notion d’audit interne avec celle d’inspection. 

Collecte de données

Avant de faire les travaux d’analyses et des vérifications effectuées à la préparation budgétaire, les auditeurs doivent collecter toutes les données relatives à ces travaux tels que le PTA, note circulaire interne, . . . Cette étape permet de faire une étude, d’analyser et de vérifier par rapport à la norme référentielle de la préparation budgétaire. 

Travaux d’analyse et de vérification

Cette étape constitue le fond du travail de l’audit. Pour ce faire, les outils d’analyse utilisés sont le test de confirmation et la méthode d’incidence critique. Le premier test consiste à vérifier si toutes les procédures et des méthodes existantes sur la préparation budgétaire sont exploitées par les responsables. Le dernier test consiste à étudier les points forts et les points faibles et à évaluer les risques ainsi qu’à analyser la source des problèmes. L’entretien, l’analyse des points forts, l’analyse des points faibles et l’évaluation des risques y afférents sont présentés dans les paragraphes suivants.

Entretien

Avant de faire l’analyse, l’auditeur doit avoir un entretien direct avec les responsables de la préparation budgétaire. Ces responsables concernés sont le chef CISCO en tant qu’ORDSEC et GAC, le SAF en tant qu’ORDSEC suppléant, les comptables et dépositaires comptables. Pendant la séance d’entretien, les questions à poser sont les suivantes: Quels sont les textes et les documents utilisés actuellement ? Ce textes et document utilisés sont-t-ils mis-à-jour ? Le chef CISCO est-il nommé en ORDSEC, GAC ? Les acteurs ont- t- ils la capacité sur la gestion ? La CISCO dispose-t-elle de PTA ? Et ce dernier a été-t-il élaboré par individu pour être récapitulé ? Les besoins du service ont-ils été déterminés en avance ? Le service dispose-t-il de son crédit de fonctionnement ou encore d’autre crédit ? Le service a-t- il procédé à une proposition de budget ? Cette phase consiste à détecter les difficultés rencontrées par les responsables dans l’inventaire des documents de travail, la consultation des réalisations des activités précédentes en vue d’établir leur programme annuel et d’en proposer les méthodes de réactualisation

Analyse des points forts sur la préparation budgétaire

Après avoir effectué l’entretien avec les responsables, et après le test de confirmation et la méthode d’incidence critique, les points forts des résultats d’analyse sont les suivants : 

Nomination des responsables

D’une manière générale, tout service budgétisé est doté tout au moins d’un crédit de fonctionnement. Mais les activités budgétaires telle que la préparation de l’exécution budgétaire sont nécessairement menées par l’ORDSEC. Au niveau CISCO, le chef CISCO joue un double rôle à la fois d’ORDSEC et de GAC. La nomination est décidée par le Ministre de l’éducation nationale avec la collaboration matérielle de son service de budget. Cette nomination par décret ou arrêté ministériel lui donne un caractère authentique, ce qui pourra anticiper la prudence du « nommé » dans l’exercice de ses fonctions et lui prévenir de tout acte de malversation. En tant que fonctionnaire régi par le statut général des fonctionnaires de l’Etat, et en tant que premier responsable budgétaire dans son domaine, il pourra mériter la confiance de l’Administration sur l’honnêteté professionnelle, d’où un double point fort : -La triple casquette du Chef Cisco accélère le processus des travaux de préparation de l’exécution budgétaire -L’authenticité de sa nomination le met au rang d’une personne digne d’être gestionnaire des deniers publics.

Réunion mensuelle des comités de gestion

Face à la difficulté et à la délicatesse de la procédure de l’exécution budgétaire, et pour améliorer la compétence des comités de gestion, le DREN Itasy organise une réunion une fois par mois pour les comités de gestion. Cette réunion permettent aux responsables de : -Maîtriser les procédures et outils nécessaires à l’exécution du budget et aux suivis (Circulaire, Régulation, Elaboration de Tableau de Bord Financier) -Être capables de suivre et d’utiliser les procédures de passation des marchés publics dans l’exécution budgétaire, -Se partager les expériences vécues et acquise.