Contribution à l’amélioration du suivi des comptes des tiers

Théorie générale sur le système d’organisation comptable

En général, ce deuxième chapitre est nécessaire pour encadrer notre analyse qui se pose sur l’amélioration du suivi des comptes des tiers d’Orange Madagascar, et dans les lignes qui suivent, nous allons nous rappeler de la notion du système d’organisation comptable et la gestion de trésorerie à savoir le système classique et le système centralisateur, et puis nous essayerons de revoir les procédures existantes au niveau de la comptabilisation des comptes clients et fournisseurs au sein du département comptabilité et nous profitons de toucher un mot sur le type de système comptable adopté par la société Orange Madagascar. C’est à la dernière section de ce chapitre que nous allons revoir la théorie sur la gestion de trésorerie. Section 1 Rappel sur le système d’organisation comptable Par définition, le système d’organisation comptable est l’organisation du travail comptable qui porte essentiellement sur les livres comptables et documents utilisés, les différents stades de la procédure comptable et les techniques utilisées pour l’établissement des documents de synthèses. Le travail se réalise par l’application du système comptable adéquat au niveau de la comptabilité de la société en respectant à la lettre les recommandations du Plan Comptable Général 2005 (PCG 2005) cohérent avec les normes comptables internationales (IAS et IFRS). En pratique, il existe deux (2) types de systèmes d’organisation comptable dont le système classique et le système centralisateur, nous allons décrire successivement ci-dessous les caractéristiques de ces deux principes. 

Le principe du système classique

« C’est le système le plus simple fondé sur la tenue d’un journal unique dans lequel nous enregistrons toutes les opérations de l’entreprise. En effet, l’application de ce système est réservé au petite entreprise et dans la pratique, il présente beaucoup d’inconvénients (les reports à effectuer sont très nombreux et sont souvent source d’erreurs), et en même temps ne permet pas la division équitable du travail comptable car le système est trop lourd »6 . Le processus de l’exécution du travail se traduit comme suit : d’abord, le comptable collecte les documents comptables provenant des initiateurs (les factures clients, contrats et bordereaux de versement à la banque, etc.). Et par la suite, il vérifie et enregistre les opérations dans le journal suivant chaque date d’opération. Ensuite, à la fin de chaque période il transcrit toutes les opérations inscrites dans le journal au grand livre de la société, et en même temps il dresse la balance de chaque opération déjà inscrites dans le journal et enfin il établit les documents de synthèses notamment le bilan, le compte de résultat et le tableau de variation des capitaux propres. Pour bien illustrer notre étude, nous allons représenter sous forme schématique les détails de ce système classique du début jusqu’à la fin des opérations comptables. 6 Source : cours de comptabilité en 3ème année à l’université Ankatso 18 Figure n° 2 : Schéma détaillé du système classique Collecte – classement Analyse des informations Travail quotidien Enregistrement au Journal le jour des opérations . Inscription des écritures Travail quotidien ou Du journal dans les comptes périodique Établissement de la Liste des comptes Travail périodique Établissement Bilan – Compte de résultat Source : cours de comptabilité en premier cycle Voila en ce qui concerne le principe du système classique qui se distingue par l’unicité du journal pour enregistrer toutes les opérations de la société et permet par la suite à l’établissement du grand livre, la balance et les documents de synthèses. Nous allons décrire maintenant les caractéristiques du principe du système centralisateur. 

Le principe du système centralisateur

Le système centralisateur est fondé sur la répartition des tâches comptables et la tenue de plusieurs livres divisionnaires spécialisés par catégories d’opération notamment : le journal achat au comptant, le journal achat à crédit, le journal vente au comptant, le journal vente à crédit, le journal de banque et le journal de caisse. Ces livres divisionnaires ou auxiliaires seront ouverts en fonction des besoins de l’entreprise et enregistrent tout ou partie des opérations faisant intervenir un ou plusieurs comptes du grand livre. Le déroulement du processus de traitement comptable se traduit comme suit : à la fin de chaque période, le comptable procède à l’arrêt des journaux divisionnaires et centralise toutes les opérations dans un journal général appelé journal centralisateur. Après cela, il inscrit tous les comptes dans le journal centralisateur au grand livre, et puis dresse la balance générale des opérations et enfin établit les documents de synthèses. Pour bien apercevoir ce processus du système centralisateur, nous allons représenter schématiquement ci-dessous ce système. Documents Journal Report au grand livre Balance Documents synthèses 19 Figure n° 3 : Représentation schématique du système centralisateur Collecte – classement Analyse des documents Travail quotidien Inscription des opérations Dans les journaux divisionnaires : Achat, ventes, banque et caisse Centralisation des opérations Inscriptions des écritures du journal Centralisateur dans les comptes du Grand livre Travail périodique Établissement de la liste de comptes Établissement du bilan Compte de résultat et des annexes Source : cours de comptabilité en premier cycle (2ème année) à l’université Ce deuxième type de système d’organisation est le plus utilisé par les grandes entreprises parce qu’il offre une fiabilité totale dans l’exécution du travail comptable, fiabilité marquée par le respect des normes comptables en vigueur, l’application des principes comptables et la pertinence des informations fournies. En effet, ce système est adopté par la société Orange Madagascar par sa fiabilité citée ci-dessus, et compte tenu de l’importance de la taille de la société en question. Pour bien encadrer notre mémoire nous allons expliquer quelques points essentiels qui constituent ces documents comptables que nous avons parlés précédemment. – Les documents comptables : Les documents comptables ou plus précisément les pièces comptables, sont les pièces maîtresses de la vérification des opérations comptables dès sont élaborations par les initiateurs. Et par l’intermédiaire de ces pièces que la comptabilité commence leur travail en respectant les procédures y afférentes. Dans la pratique, les documents comptables sont matérialisés notamment par les bons de commandes, bon de livraisons, bons de sorties et entrés des stocks et les divers factures et contrats, etc. – Le Journal : Le journal est un livre dont la tenue est soumise à un formalisme particulier destiné à assurer l’irréversibilité des enregistrements comptables et justifié notamment en raison du rôle tenu par la comptabilité en matière de preuve. A l’origine, le journal était présenté sous forme de livre relié et cousu, mais avec l’évolution des procédés comptables, et par dérogation, les documents informatiques peuvent tenir lieu de livre journal. Dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie de preuve. Par ailleurs, il enregistre chronologiquement toutes les opérations de l’entreprise dans le respect de certaines règles techniques et juridiques en vigueur à Madagascar comme le principe de la comptabilité en partie double dont total des débits doit être égal au total des crédits, la transcription des opérations « en langage comptable » par l’utilisation des comptes prévus par le Plan Comptable Général 2005 et la tenue à jour du journal. – Le grand livre : Le grand livre est un document comptable obligatoire qui regroupe tous les comptes ouverts par l’entreprise, c’est à dire il transcrit périodiquement les écritures passées dans le journal centralisateur ou bien le report des écritures du journal en vu de donner une meilleur information comptable des opérations passées par l’entreprise et d’analyser les comptes par leur critère d’enregistrement. – La balance des comptes : La balance des comptes est un document établi à la fin d’une période donnée généralement le mois et présentant la liste des comptes utilisées par l’entreprise ainsi que leur situation, à titre d’exemple : le total des mouvements du débit, du crédit et le solde de chaque compte à la fin de la période considérée. De plus, la balance est un instrument de contrôle de l’application du principe de la partie double qui se traduit précisément par toute inscription au débit qui doit correspondre par une inscription au crédit de même montant. Ainsi, par la balance, on vérifie les égalités ci-après : le total débit de la balance égal au total crédit de la balance, le total des soldes débiteurs égal au total des soldes créditeurs, le total débit de la balance égal au total débit du journal et le total du crédit de la balance est en même temps égal au total du crédit du journal. 21 – Les états financiers : Généralement, les états financiers sont constitués par le bilan, le compte de résultat par nature ou par fonction, le tableau des flux de trésorerie et le tableau de variation des capitaux propres et une annexe précisant les règles et méthodes comptables utilisées et fournissant des compléments d’information sur le bilan et le compte de résultats. Selon la disposition du Plan Comptable Général 2005 cohérent avec les normes comptables internationales (IAS / IFRS), les états financiers sont une représentation financière structurée de la situation financière et des transactions conduites par une entité. L’objectif des états financiers à usage général est de fournir des informations sur la situation financière, la performance et les flux de trésorerie de l’entité qui sont utiles à un large éventail d’utilisateurs. « Les états financiers constituent également le principal moyen de communication de l’information financière aux différents utilisateurs, internes et externes que sont : les dirigeants , les organes d’administrations et de contrôles et les différentes structures internes de l’entité, les fournisseurs de capitaux (propriétaires , actionnaires, investisseurs ou banques et autres bailleurs de fonds) ; l’administration et les autres institutions dotées de pouvoir de réglementation et de contrôle (autorités fiscales, statistiques nationales et autres organismes ayant un pouvoir de planification, de réglementation et de contrôle) ; les autres partenaires de l’entité, tels les assureurs, les salariés, les fournisseurs ou les clients et enfin les autres groupes d’intérêt , y compris le public de façon générale »7 . Précédemment, nous avons rappelé l’importance du système classique et sa différence par rapport au système centralisateur, et nous avons distingué entre-temps les éléments constitutifs de cette organisation comptable en générale. Pour la suite de notre étude, nous essayerons d’identifier, théoriquement les procédures existantes au niveau de la comptabilité d’Orange Madagascar. Section 2 Les procédures existantes au niveau de la comptabilité Selon la théorie, la procédure au niveau de la comptabilité se subdivise en deux (2) parties notamment : la procédure administrative et la procédure comptable et cela s’applique au niveau de chaque cycle d’exploitation ou hors exploitation de la société. Par définition, la notion de procédure signifie que c’est un ensemble de règles et de formalités que nous devons suivre pour l’exécution d’une telle ou telle tâche de gestion. Dans la pratique, la procédure varie en fonction de la nature d’activité de l’entreprise précisément par module ou cycle d’activité comme le cycle vente et créance, le cycle achat et fournisseur, la gestion des immobilisations et la trésorerie, etc. Par ailleurs, pour orienter notre étude, nous allons nous référer tout simplement sur la procédure au niveau de la comptabilisation du compte client et du compte fournisseur dans le but d’améliorer leur suivi.

Les éléments constitutifs de la procédure administrative

D’une manière générale, la procédure administrative détermine généralement : d’abord l’organigramme de l’entité, les titres, la mission, les attributions et les tâches de chaque acteur dans chaque représentation de l’organigramme, et puis le mémorandum par cycle d’exploitation ou hors exploitation ; enfin le diagramme de circuit des documents. Nous allons traduire par ses propres significations ces différents éléments de la procédure citée précédemment. La mission se définit comme étant la délimitation des responsabilités d’un acteur dans une organisation, c’est-à-dire détermine les charges données pour chaque acteur de l’organisation dans le but d’accomplir une tâche bien définie. D’un côté, le titre précise le nom de la fonction ou la place qu’occupe chaque acteur dans l’organisation et fait appel à la hiérarchie pour définir sa portée et son importance par rapport aux autres. Les tâches de l’autre côté déterminent d’une manière détaillée les étapes des opérations et les attributions affiliées à chaque acteur. Et l’attribution détermine l’étendue des responsabilités de l’acteur concerné. Par ailleurs, le mémorandum décrit les étapes du déroulement des opérations en déterminant les outils et les acteurs concernés, tandis que le diagramme de circuit des documents ou DCD permet de retracer schématiquement le circuit des documents et le déroulement d’une opération dans un cycle d’exploitation ou hors exploitation de la société. 

Les éléments constitutifs de la procédure comptable

Théoriquement, les éléments constitutifs de la procédure comptable sont nombreuses et ils permettent d’établir un contrôle à la fois interne et externe de l’entreprise, et ils se résument généralement comme suit : d’abord la collecte des pièces justificatives (les factures de ventes ou d’achats, les contrats,…) et puis le classement, la numérotation des pièces justificatives et la vérification des documents ; après tous cela l’enregistrement proprement dit et le lettrage. Enfin, l’établissement des états financiers notamment : le bilan, les comptes de résultat, etc. Plus précisément, la collecte des pièces comptables commence par la réception des pièces en question dont nous devons vérifier son originalité, sa nature, sa clarté et la vérification des erreurs comme la vérification de l’exactitude de la somme inscrite dans la facture et l’identification de l’émetteur ou l’initiateur du document. Ensuite, la saisie des pièces se traduit par l’imputation comptable des pièces, l’étude du brouillard de saisie et l’autocontrôle ou la vérification de l’exhaustivité et la conformité des saisies en respectant les règles et normes comptables en vigueur. Et après cette saisie nous procédons au lettrage. Ce lettrage se traduit par le rapprochement ou pointage automatique des facturations et les paiements dans le cas d’apurement total, tandis que dans le cas contraire l’apurement sera partiel. Le lettrage manuel ou semi automatique est nécessaire pour pouvoir sortir les justificatifs des tiers c’est à dire des opérations qui expliquent le solde de ce dernier. 23 Enfin, après avoir effectué ces opérations, le responsable devrait dresser les états financiers de la société à la fin de chaque période comptable pour donner en principe l’information exacte sur le résultat des opérations. Pour la suite de notre étude, nous allons voir maintenant en ce qui concerne la notion de la gestion de trésorerie par rapport au processus de comptabilisation des comptes des tiers citer précédemment.