Suggestion d’amélioration pour l’organisation comptable 

L’agence est une unité indépendante dans la gestion et l’administration comptable. « La gestion comptable consiste en un diagnostic réalisé à partir de l’information traitée pour être plus significatif au plan économique et financier, fournis par les documents comptable éventuellement »18. C’est-à-dire que la gestion comptable fournit la sincérité et la régularité des informations. Ainsi donc, la comptabilité ne pourra réaliser son rôle sans les éléments humains appelés à la tenir. C’est-à-dire les comptables responsables, qui assumeront à la fois la qualité de la comptabilité et aussi la qualité d’information comptable. 

Amélioration du circuit des informations comptable

La suppression des anomalies comptables est l’un des circuits d’amélioration des informations comptables. Donc, nous suggérons des solutions pour inciter les responsables à : a) Un effort d’accomplissement de travail d’une manière efficace et rapide quelque soit les obstacles b) une motivation et une conscience professionnelle permanente Ces suggestions sont indispensables pour avoir des informations fiables Ensuite, il faut informatiser tous les travaux de codification de journaux afin d’éviter les accumulations qui peuvent être aussi la source des erreurs. C’est pourquoi nous pouvons mettre à jours les informations. 

Mise à jours des informations comptables

L’installation du système informatique au sein de l’agence permet une réponse rapide aux besoins d’informatisation des utilisations, car ses services peuvent être liés directement au siège. Ils travaillent ensemble pour fournir des informations qui sont suffisamment mises à jours et pour être considérées valables à tout moment. D’où la comptabilité doit fournir des informations fiables et retrouver vite l’unité qui les recouvre. De l’autre côté, la non apparence des erreurs fréquentes effectuées par le comptable assure la mise à jour et la fiabilité de l’information. Elle permet aussi la perturbation de certain client par la confusion des informations à diffuser. Elle dépend d’abord par le responsable maître de l’information et ensuite le dirigeant doit prendre aussi sa responsabilité. Ces suggestions sont indispensables pour avoir une bonne qualité d’information. Ensuite, comme nous avons constaté dans la deuxième partie de notre étude, le manque du personnel est l’origine de la mauvaise tâche comptable. 1-2 Renforcement du personnel Nous proposons vivement de renforcer les personnels de l’agence sur l’effectif des rédacteurs et aussi sur le personnel comptable. 

Le service rédacteur

Comme nous l’avons vu dans la deuxième partie, le poste de responsable technique dans l’ACT III est assuré par deux rédacteurs seulement au point que la caissière vient à leur rescousse pendant l’accueil des clients. Donc, il est souhaitable que l’agence renforce l’équipe des rédacteurs technique en créant un poste complémentaire de rédacteur technique, qui assure l’accueil des clients. Cela peut diminuer un peu la tâche de la caissière qui est encore un rédacteur. En conséquence, les responsabilités ne seront plus être confuses et l’agence peut offrir des qualités de service à la clientèle. Et enfin, ce renforcement diminuera les retards dans le traitement de tâches.

Le personnel comptable

Dans l’ACT III, non seulement le comptable effectue l’enregistrement de tous les différents états de la société, mais il assure en même temps la responsabilité de quittance libérée à la clientèle lorsque celle-ci paie. Compte tenu de ces nombreuses tâches, il est préférable que l’agence embauche une autre personne pour aider le personnel comptable même pour s’occuper la quittance. C’est-à-dire que l’agence doit créer un autre poste, au moins un service quittancer afin de libérer le comptable et cela diminuera le retard d’exécution de tâches et de diminuer le volume de tâches effectuées par le service comptable.

La mise en place d’un service quittancier

La mise en place du service quittancer aide beaucoup le service comptable de l’ACT III car les tâches doivent respecter le calendrier d’envoi des pièces comptables. Par conséquent, nous pensons que la création d’un poste quittancer peut alléger les tâches du service comptable. Notons que la quittance a une influence auprès des autres services pour leur indiquer les arriérés et l’envoi de lettre de relance. Donc, le quittancer doit : – Effectuer la saisie des opérations journalières sur les gros clients – Etablir le relevé de compte – Effectue l’inventaire des quittances – Contrôle les quittances tous les trois mois – Etablit le relevé de compte par courtier et par inspecter – S’assurer des règlements sinistres et du recouvrement de fonds En principe, une grande compagnie comme l’assurance NY HAVANA dispose d’un budget spécial pour le renforcement du personnel. Le siège doit programmer dans son budget le recrutement du personnel car toute la décision vient toujours du siège. Alors, cela nous amène à créer un nouvel organigramme de l’agence pour la réduction des tâches administratives. Cette mesure est indispensable à la vie de l’agence, et de la compagnie en générale.