Conduite de changement

Un projet de changement est un processus psychosociologique complexe. Plus il y a de collaborateurs, plus le projet est complexe. Les intervenants rencontrent tous des problèmes. Le problème le plus fréquent est la résistance au changement. Cette résistance est causée souvent par le bouleversement des habitudes que cause le changement. Pour mener à bien cette mission, il faut appliquer plusieurs techniques de management : – communiquer les objectifs : vision claire, complète et positive du changement désiré. – impliquer l’ensemble des acteurs – impliquer d’avantage le noyau du système dans la procédure de changement – encourager les critiques constructives : gestion des incidents et des requêtes Cette démarche a pour objectif de transformer les ressources humaines à des acteurs susceptibles d’utiliser et de faire marcher le nouveau système c’est-à-dire impliqué ces ressources dans le changement tout en expliquant leur intérêt dans le nouveau système.Le tableau de bord initial est généré à partir des données collectées manuellement pendant la phase d’analyse. Il est l’outil principal pour le gestionnaire du projet et le noyau du système (équipe projet) pour prendre des décisions et mener à bien le changement. Dans cette phase, le système est installé dans un environnement restreint pour réduire l’impact de son présence et pour que l’équipe technique puisse travailler en dehors du quotidien de l’organisation.

Formulaire « de l’individu à l’acteur »

Les enquêtes et la collecte des données sont basées en général sur des formulaires prédéfinis et de document de spécification technique. Pour les questionnaires relatifs aux ressources humaines, on peut utiliser les trois types de formulaireLes critères et dispositifs à étudier pour rendre les collaborateurs pleinement acteurs de leur organisation : – sentiment d’appartenance à l’organisation – culture d’entreprise dans l’organisation – stéréotypes professionnels. – autorité (style de management) et le comportement des membres de l’organisation. – les éléments sur lequel se fonde l’autorité d’un chef d’entreprise (exemple).- motivation qui pousse à choisir l’organisation :valeurs, la culture commune, mode de travail – les comportements des individus au sein des groupes. – l’individu et sa personnalité, ses émotions, – communication interpersonnelle dans l’organisation, – les groupes : groupe de référence, groupe d’appartenance…  confiance : vie privée – répartition de valeur de l’organisation – reconnaissance Pendant la phase de déploiement, on installe la version finale de l’outil sur le réseau de l’organisation. L’équipe projet travaille avec l’équipe technique pour intégrer l’existant dans le nouveau système et de tester l’environnement avant la mise en place de la solution initiale.

Phase d’adaptation

C’est la phase clé de la réussite de la mise en place du nouveau SI : – l’équipe projet donne de formation et communique avec les acteurs sur le nouveau système – l’ensemble de l’équipe technique travaille sur l’intégration des nouvelles solutions (processus, organisation, procédure, service) pour adapter le Cas initiale à la réalité.Selon l’objectif de départ de l’organisation, l’équipe projet définit des décisions en utilisant le Tableau de bord initial et puis l’équipe technique transforme les décisions prises en solutions tout en considérant les ressources disponibles. La figure 6.6 permet d’identifier les différentes étapes de conversions de la structure des données du système par le système BI et BPM.

C’est la phase de la responsabilisation des acteurs du système. L’équipe projet assiste l’organisation pour réaliser quelques cycles d’amélioration du système avant de clôturer le projet de mise en place. Q-BPM et le système d’information, en général ne sont pas seulement une gestion de l’information mais surtout une culture : « pour évoluer, il faut utiliser les informations et les transformées en connaissance car la connaissance donne de la maitrise ».On incite donc le système à critiquer les situations existantes pour relancer des nouveaux cycles d’amélioration et de faire vivre les connaissances collectives de l’organisation. L’amélioration de la base adaptée passe par le système Workflow, BI, et BPM pour obtenir la base améliorée (Figure 6.7).Cette partie concerne uniquement l’utilisation, l’adaptation et l’amélioration de cœur du Q-BPM pour le besoin de l’organisation cible. Pour la phase d’analyse, l’équipe technique n’intervienne que dans l’évaluation des ressources techniques et TIC disponible sur le système existant. Selon la Figure 6.5, la procédure d’installation est purement technique. Dans cette partie, l’organisation peut choisir les éléments du noyau du Q-BPM à intégrer dans son système. En fonction de sa taille, une organisation n’a pas nécessairement besoin de l’ensemble de l’outil car plus il y a de modules, plus on a besoin d’infrastructure.