Migration des données

Les nouveautés fonctionnelles ont bien entendu nécessité des modifications dans la base de données de LDPaye. Il y a donc un processus de migration d’un dossier de paye suite à l’installation de cette nouvelle version. Ce processus est pour partie automatisé ; compte-tenu du fait que de nombreux fichiers sont impactés, y compris des fichiers volumineux comme les éléments variables et les lignes de bulletin, la durée du traitement peut être conséquente pour des dossiers de paye comportant plusieurs milliers de bulletins.
Rappel : assurez vous de disposer d’une sauvegarde de votre dossier de paye parfaitement à jour avant de procéder à la migration. En cas de problème rencontré durant le processus de migration automatique des données, le seul recours sera de repartir de cette sauvegarde.
Le processus de migration des données évoqué ci-dessus est lancé :
• soit à la première ouverture d’un dossier de paye suite à l’installation de la version 7. Il est alors possible, juste avant de lancer cette migration, de procéder à une sauvegarde du dossier. Si vous avez le moindre doute sur la validité de votre dernière sauvegarde, refaites en une à ce stade.
• soit à la restauration en version 7 d’un dossier ayant été sauvegardé en version 6.00
Si deviez restaurer un dossier d’une version antérieure à la version 6, contactez votre prestataire de services.

ATTENTION : suite au processus automatisé évoqué ci-dessus, il reste un certain nombre d’opérations obligatoires à réaliser. Celles-ci sont décrites ici en détail.
Si vous découvrez la version 7, il est probablement préférable de lire tout d’abord le chapitre C.2 qui présente la quasi-totalité des nouvelles données gérées dans LDPaye, avant de revenir prendre connaissance ici de ce qui est à faire suite à la migration d’un dossier de paye. Ne sont en effet présentées ci-après que les données qui nécessitent une attention particulière de votre part dans le processus de migration.
Si vous le souhaitez, vous trouverez en annexe 1 le descriptif exact des modifications de structure de la base de données.

Dans la Fiche Société

 Le mois de clôture de l’exercice comptable. Ce mois permet de calculer la date de clôture d’exercice qui figure dans une déclaration DADS-U, lors de l’import des honoraires depuis LDCompta, ou si vous paramétrez des honoraires (paramètres N4DS ayant un code commençant par S70).

Dans la Fiche Etablissement

 La durée de travail contractuelle de l’établissement, dans la Fiche Etablissement, durée qui est assortie d’un code unité. Ces deux informations figurent en tête de l’onglet Régime.
Attention : la durée contractuelle doit être renseignée sur une base mensuelle lorsque l’unité choisie est 10-Heure (cas général), sur une base annuelle si l’unité choisie est 12-journée, 20-Forfait jour cadres ou 21-Forfait heure.
 Le code nature de la caisse de congés payés, si votre établissement est affilié à une caisse de congés payés. Le cas échéant, ce code permet de distinguer la nature de la caisse : BTP, spectacle, transport ou dockers. Si le code nature de la caisse de congés payés est 01-BTP, il faut également renseigner la nouvelle rubrique N° de la caisse, ainsi que votre N° d’adhérent auprès de cette caisse.
 Le code activité MSA, uniquement pour les établissements relevant du régime agricole. Ce code ne sera utilisé que pour les futures déclarations N4DS de nature 13-MSA.
Remarque : toutes ces zones qui sont portées dans la Fiche Etablissement ont été également ajoutées dans les fiches Situation des salariés.
Notez qu’après chaque modification d’une des valeurs décrites ci-dessus, le système propose d’affecter la ou les nouvelles valeurs à l’ensemble des salariés de l’établissement. A vous de voir si cela est judicieux ou pas. Notez bien que l’affectation de la nouvelle valeur se fait pour tous les salariés indépendamment de l’ancienne valeur qui était portée dans la situation des salariés. Pour la durée contractuelle du travail notamment, il se peut que le report de la valeur inscrite pour l’établissement sur l’ensemble des fiches salariés ne soit pas judicieux si vous avez plusieurs « catégories » de salariés ayant des horaires contractuels différents. Lisez auparavant ce qui est dit plus bas au sujet des durées contractuelles portées dans la situation d’un salarié.

Dans les types de contrat

La codification des types de contrat a subi quelques modifications en N4DS. Et cela se répercute donc sur la table des types de contrat de LDPaye.
La chose la plus importante est que la distinction entre contrats « temps plein » et « temps partiel » ne se fait plus au niveau de cette table. Ainsi, n’importe quel type de contrat défini dans cette table peut être exercé à temps plein ou temps partiel : c’est dans la situation du salarié que l’on opère cette distinction, au travers du nouveau code modalité d’exercice du travail (code qui est décrit plus loin, parmi toutes les nouvelles zones de la situation des salariés). En version 6, vous aviez distingué les types de contrat à temps partiel ; comme cela n’a plus de raison d’être en version 7, il est souhaitable de revoir la codification des types de contrat pour la simplifier. Les types de contrat correspondant à des temps partiel (CDP-CDD temps partiel et CIP-CDI temps partiel dans le plan de paye standard) devraient être supprimés, après avoir corrigé les situations de tous les salariés concernés, de telle sorte qu’elles fassent référence à des types de contrat « équivalents » sans la mention « temps partiel » (par exemple, CDD et CDI respectivement dans le plan de paye standard).
Parallèlement à cela, la terminologie utilisée pour qualifier les différents contrats a évolué :
 Le code Type de contrat DADS-U devient un code Nature du contrat. La liste des valeurs autorisées pour ce code évolue également. Certains codes ont disparu : 06-Contrat emploi jeune, 07-Contrat emploi solidarité, 26-Contrat d’avenir ; d’autres apparaissent : 29-Convention de stage (à utiliser donc pour les stagiaires sous convention), 32-Contrat d’appui à la création d’entreprise…
 Une nouvelle zone Intitulé du contrat permet de qualifier certains types de contrat particulier, sachant que cette information était souvent présente auparavant directement dans le code Type de contrat. Par exemple, pour un contrat d’avenir, on avait auparavant un code type de contrat égal à 26. En version 7, on aura un code nature de contrat 02-contrat à durée déterminée avec un intitulé 40-Contrat d’avenir. Toujours dans cette zone Intitulé du contrat, on trouve des valeurs correspondant aux nouveaux contrats Initiative Emploi (21-CIE), aux contrats emploi consolidé (26-CEC), aux contrats d’accompagnement dans l’emploi (41-CAE). Notez également qu’une valeur spécifique a été créé (la valeur 61) pour les contrats de professionnalisation, chose qui n’existait pas auparavant. Enfin, pour les contrats qui n’ont aucun intitulé particulier, on utilisera la valeur 90-Autres contrats.
 Le code Caractéristique de l’activité devient code Modalité de l’activité. C’est ici que s’opérait la distinction entre temps plein et temps partiel (valeurs 01 et 02 respectivement). Dans la nouvelle zone Modalité de l’activité, ces valeurs 01 et 02 ont disparu. Ne reste que les valeurs permettant d’identifier des modalités « particulières » : intermittent, à domicile, saisonnier, vacataire, occasionnel. En l’absence de modalité particulière, on utilisera la valeur 90-salarié non concerné.
 Le code Nature de l’emploi ASSEDIC a disparu. Ce code pouvait prendre 3 valeurs : CDD, CDI ou CNE (contrat nouvelle embauche). Sachant que le code CNE avait disparu, il ne restait plus que les valeurs CDD et CDI, et le système est déjà capable de faire cette distinction au travers du premier code Nature de contrat décrit plus haut. Cette zone n’est plus donc d’aucune utilité.
 Calcul des effectifs pour l’URSSAF : deux zones sont présentes au niveau du type de contrat, et permettent d’omettre certains types de contrat pour le calcul des effectifs, dans le module DUCS-EDI uniquement, d’une part sur le Bordereau Récapitulatif de Cotisations (BRC) URSSAF (mensuel ou trimestriel), d’autre part sur Tableau Récapitulatif (TR) annuel, sachant que les règles de décompte des effectifs diffèrent quelque peu entre le BRC et le TR. Par exemple, les apprentis et les stagiaires sont omis du décompte des effectifs sur le BRC comme sur le TR, mais les contrats de professionnalisation sont inclus sur le BRC et exclus sur le TR.