Manuelde Gestion Financière pour les Partenaires

Un système de contrôles, de freins et contrepoids – communément désigné sous le terme de contrôles internes – est mis en place pour protéger les actifs de l’organisation et pour gérer le risque interne. Il a pour objectif de dissuader le vol opportuniste ou la fraude ainsi que de repérer les erreurs et les omissions dans les documents comptables. Un mécanisme efficace de contrôle interne protège également le personnel concerné par les activités financièr Il est utile d’identifier une série de principes de bonnes pratiques pouvant servir de norme dans l’élaboration de systèmes appropriés de gestion financière. Ces principes offrent un guide de haut niveau aux administrateurs et aux cadres supérieurs pour les aider à s’assurer de ce que leur organisation utilise les fonds de manière efficace et que le personnel travaille de manière appropriée.Les politiques et les mécanismes financiers d’une organisation doivent être cohérents au fil du temps. Cela favorise l’efficacité des opérations et la transparence, particulièrement dans l a préparatio n d e rapport s financiers . Cel a n e signifi e pa s qu e le s mécanisme s n e peuvent pa s êtr e affiné s pou r répondr e au x besoin s d’un e organisatio n qu i évolue . De s méthodes incohérente s dan s l a gestio n financièr e pourraien t êtr e u n sign e d e c e qu e l a situation financière est manipuléAfi n d’êtr e financièremen t viables , le s dépense s d’un e organisatio n doiven t être équilibrées par rapport aux rentrées des fonds, aussi bien aux niveaux opérationnels que stratégiques. La viabilité est une mesure de la continuité et de la sécurité financière de l’organisation. Les administrateurs et les gestionnaires devraient élaborer une stratégie financière pour démontrer comment ils comptent remplir les obligations financières et réaliser le plan stratégique de l’organisation.

Étant donné que le conseil de direction est constitué de bénévoles qui ne se réunissent que quelques fois au cours de l’année, il délègue son pouvoir en matière de gestion quotidienne au DG nommé par le conseil pour mettre en œuvre sa politique. Le DG décide alors à son tour de la manière de déléguer ses pouvoirs et de partager les tâches entre l’équipe du personnel. Bien qu’il soit normal pour le conseil de direction de déléguer le pouvoir aux membres du personnel, il ne peut déléguer toute sa responsabilité, la responsabilité ultime lui incombant. En outre, un pouvoir sans responsabilité est malsain – le conseil doit mettre en place des mécanismes de surveillance pour s’assurer que ses instructions soient respecté La planification et la budgétisation impliquent toutes les procédures nécessaires pour s’assurer que les activités d’une organisation sont effectuées efficacement et, particulièrement, que les informations financières indispensables sont fournies de façon efficace et dans les délais. La planification est la procédure permettant de déterminer comment une organisation peut se donner le moyens d’atteindre ses buts et objectifs stratégiques. La budgétisation est la procédure de planification des recettes et des dépenses pour un délai ou un projet déterminé. C’est un élément crucial de la procédure de planification.

Il est très important de pouvoir justifier les calculs lors de l’évaluation des coûts. Même si vous faites la budgétisation selon la méthode additive, ne soyez pas tenté de prendre simplement le budget de l’année précédente et d’y ajouter un pourcentage pour l’inflation. Même si le budget de l’exercice précédent peut s’avérer être un point de départ utile, il peut aussi être fallacieux et présenter des inexactitudes historiques. Une des meilleures approches est de faire une liste de toutes les entrées nécessaires et de préciser le nombre ainsi que le coût unitaire de chaque poste. À partir de cette feuille de travail détaillée, il est simple d’élaborer un budget simplifié pour chaque poste et très facile de le mettre à jour si les unités ou les coûts variAlors que le budget des recettes et des dépenses indique si l’organisation couvre ses frais pendant toute l’année, la prévision de flux de trésorerie indique si elle a assez d’argent en banque pour honorer tous ses besoins de paiements au fur et à mesure qu’ils apparaissent.La prévision de flux de trésorerie essaie d’estimer les flux de trésorerie à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation au cours de toute l’année par la ventilation du budget en des périodes de temps plus courtes, normalement un mois. Ceci contribue alors à identifier les possibles pénuries de trésorerie et permet de prendre des mesures pour les éviter, telles que : • demander des subventions des donateurs et des bailleurs de fonds plus tôt ;• retarder le paiement de certaines factures ;• retarder certaines activités ; ou • négocier une facilité temporaire de la caisse.